Kennisbank

Παρακολούθηση που όντως χρησιμοποιείται

Το πρόβλημα δεν είναι η απουσία παρακολούθησης

Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν ήδη κάτι που ονομάζεται παρακολούθηση. Έναν πίνακα ελέγχου, μια μορφή αναφοράς, μια περιοδική συνεδρίαση όπου συζητούνται οι κίνδυνοι. Το πρόβλημα δεν είναι ότι αυτό απουσιάζει. Το πρόβλημα είναι ότι η παρακολούθηση ΑΙ τοποθετείται ως ξεχωριστό στοιχείο δίπλα σε αυτό, με δικό της ρυθμό, δικό της ιδιοκτήτη και δικό της πρότυπο. Όποιος έχει ήδη τρεις διαδικασίες για την παρακολούθηση κινδύνου, δεν πρόκειται να συμπληρώνει πιστά και μια τέταρτη. Γίνεται μια υποχρέωση που διεκπεραιώνεται πρόχειρα μία φορά το τρίμηνο, ή καθόλου.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η παρακολούθηση της χρήσης ΑΙ τόσο συχνά δεν αποδίδει τίποτα. Όχι επειδή οι ερωτήσεις είναι λάθος, αλλά επειδή η ίδια η διαδικασία παραμένει ένα ξένο σώμα εντός ενός οργανισμού που έχει ήδη διαδικασίες για κίνδυνο, συμμόρφωση και εσωτερικό έλεγχο.

Τι πρέπει να περιλαμβάνει η πραγματική παρακολούθηση

Η παρακολούθηση που αποδίδει κάτι δεν ξεκινά με μια φόρμα αλλά με μια ερώτηση: τι αλλάζει, και ποιος το αντιλαμβάνεται πρώτος; Για τα συστήματα ΑΙ αυτό σημαίνει τρία επίπεδα.

Το πρώτο επίπεδο είναι η χρήση: χρησιμοποιείται ακόμη ένα σύστημα όπως προβλέπεται, ή η εφαρμογή του έχει μετατοπιστεί χωρίς κανείς να το έχει αναφέρει; Ένα εργαλείο που ξεκίνησε ως έλεγχος κειμένου και τώρα χρησιμοποιείται για τη διαμόρφωση σχεδίων αποφάσεων, αποτελεί διαφορετικό κίνδυνο από αυτόν που διαπιστώθηκε στην αρχή.

Το δεύτερο επίπεδο είναι η προέλευση: είναι το σύστημα ακόμη το ίδιο με όταν ταξινομήθηκε; Τα υποκείμενα μοντέλα αντικαθίστανται, οι προμηθευτές αλλάζουν τους όρους τους, ένα αυτόνομο εργαλείο ενσωματώνεται σε μια μεγαλύτερη πλατφόρμα. Κάθε αλλαγή μπορεί να ακυρώσει την τότε εκτίμηση κινδύνου χωρίς κανείς να την επαναξιολογήσει.

Το τρίτο επίπεδο είναι το σήμα: υπάρχουν παράπονα, μηνύματα σφαλμάτων ή αποκλίσεις που υποδεικνύουν ότι κάτι δεν λειτουργεί όπως υποτίθεται; Αυτό είναι το επίπεδο που απουσιάζει πιο συχνά, επειδή κανείς δεν έχει συμφέρον να αναφέρει πρόβλημα με ένα σύστημα που επίσημα δεν υπάρχει.

Γιατί μια δεύτερη διαδικασία αγνοείται

Ένας οργανισμός που έχει ήδη κύκλο διαχείρισης κινδύνου για επιχειρησιακούς κινδύνους, χρηματοοικονομικούς κινδύνους ή προστασία δεδομένων, δεν πρόκειται να ξεκινήσει νέο κύκλο για την ΑΙ. Αυτό δεν είναι απροθυμία· είναι ζήτημα χωρητικότητας. Όποιος το επιχειρήσει, βλέπει να συμβαίνουν δύο πράγματα. Είτε η νέα παρακολούθηση μένει αδρανής, επειδή κανείς δεν βρίσκει χρόνο να τροφοδοτήσει ένα σύστημα που κανείς δεν το ζητά. Είτε η νέα παρακολούθηση αναλαμβάνεται από τα ίδια άτομα που ήδη διαχειρίζονται τον υπάρχοντα κύκλο, και τότε η διάκριση εξαφανίζεται από μόνη της.

Το ερώτημα λοιπόν δεν είναι αν πρέπει να δημιουργηθεί ξεχωριστή διαδικασία παρακολούθησης ΑΙ. Το ερώτημα είναι πώς τα σήματα ΑΙ καταλήγουν στον υπάρχοντα κύκλο, ώστε να συζητούνται στην ίδια συνεδρίαση, με τον ίδιο ιδιοκτήτη και στον ίδιο ρυθμό όπως και οι άλλοι κίνδυνοι. Πώς ακριβώς οργανώνεται αυτό, εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί ήδη αυτός ο υπάρχων κύκλος: ορισμένοι οργανισμοί έχουν τριμηνιαία αναφορά στην επιτροπή ελέγχου, άλλοι μηνιαία συνεδρίαση κινδύνου σε επίπεδο διοίκησης, άλλοι πάλι ένα συνεχές αρχείο καταγραφής που ενημερώνεται ανά περιστατικό. Περισσότερα σχετικά με πώς ενσωματώνετε την παρακολούθηση σε ό,τι ήδη λειτουργεί αντί να το τοποθετείτε δίπλα του θα βρείτε σε ξεχωριστή σελίδα, επειδή αυτός ο μηχανισμός υλοποιείται διαφορετικά ανά οργανισμό.

Το έγγραφο που υπάρχει όταν κάποιος το ζητήσει

Τι ταιριάζει καθολικά, είναι μια σταθερή μορφή στην οποία καταγράφεται η κατάσταση των συστημάτων ΑΙ: τι λειτουργεί, σε ποιο ρόλο, με ποιο επίπεδο κινδύνου, και πότε επιβεβαιώθηκε αυτό τελευταία φορά. Όχι ως αυτόνομο έγγραφο ΑΙ, αλλά ως παράρτημα ή μόνιμο στοιχείο της αναφοράς που υπάρχει ήδη. Αυτό μπορεί να συνδεθεί με μια αναφορά μιας σελίδας προς το διοικητικό συμβούλιο που συνοψίζει τους κινδύνους χωρίς να τους συγκαλύπτει, ώστε η παρακολούθηση να μη γίνεται ξεχωριστή ροή πληροφορίας, αλλά μια γραμμή σε ένα πίνακα που ο διοικών ήδη διαβάζει.

Αυτή η μορφή λειτουργεί μόνο εάν η υποκείμενη ταξινόμηση παραμένει η ίδια ενημερωμένη, και αυτή η ταξινόμηση πρέπει με τη σειρά της να συνδέεται με τη δομή κινδύνου που υπάρχει ήδη. Χωρίς αυτή τη σύνδεση, η παρακολούθηση παραμένει μια δεύτερη γλώσσα δίπλα στην πρώτη, και αυτή η δεύτερη γλώσσα ξεχνιέται μόλις αυξηθεί η πίεση. Πώς φαίνεται αυτή η σύνδεση, εξαρτάται από πώς συναντιούνται η δομή κινδύνου και η ταξινόμηση ΑΙ σε ό,τι ήδη χρησιμοποιεί ένας οργανισμός, και δεν μπορεί να περιγραφεί με γενικούς όρους χωρίς να γνωρίζουμε την υπάρχουσα δομή.

Ό,τι εντοπίζει η παρακολούθηση ξεπερνά ένα έγγραφο

Η παρακολούθηση που λειτουργεί καλά, δεν εντοπίζει μόνο κίνδυνο αλλά και μετατόπιση: συστήματα που χρησιμοποιούνται διαφορετικά από ό,τι προβλεπόταν, ή εργασίες που έχουν αναληφθεί σιωπηλά χωρίς κανείς να το έχει καταγράψει. Αυτά ακριβώς τα σήματα αποτελούν επίσης πληροφορία για το πού οι άνθρωποι όντως αφιερώνουν χρόνο, και πού η ΑΙ ήδη αναλαμβάνει στην πράξη εργασία χωρίς αυτό να έχει καταγραφεί πουθενά. Όποιος θέλει να κάνει αυτή την ερώτηση πιο συγκεκριμένη από όσο επιτρέπει μια ταξινόμηση κινδύνου, μπορεί στο werkscan του FTE TO AI να δει ποιο μέρος της εργασίας ανά εργασία είναι κατάλληλο για ΑΙ, ανεξάρτητα από το αν αυτό ήδη συμβαίνει ή πρέπει ακόμη να αποφασιστεί. Αυτή η ανάλυση δεν υπολογίζει σε κίνδυνο, αλλά σε εργασίες και ώρες, και έτσι συνδέεται με ό,τι εντοπίζει η παρακολούθηση χωρίς να το εξηγεί.