Kennisbank

Monitoraġġ li jaħdem huwa monitoraġġ li jaqbel ma' dak li diġà jeżisti

Ħafna monitoraġġ tal-użu tal-IA jinħoloq bħala inizjattiva separata: formola ġdida, laqgħa ġdida, dashboard ġdid. Jidher komplut fil-mument tat-tnedija. Sena wara, ikun ġa xierax. Mhux għax il-kontenut kien ħażin, imma għax kien qed jinżamm ħdejn l-istruttura eżistenti minflok fiha.

Il-mistoqsija mela mhijiex biss x'għandu jiġi mmonitorjat, imma fejn jinżel dak il-monitoraġġ. Proċess li ħadd ma jrid jiftakar għax diġà huwa parti minn rutina li tħaddem ruħha, jibqa'. Proċess li jitlob pass żejjed min-nies li diġà għandhom ħafna x'jagħmlu, jibda jinqabeż maż-żmien. Dan mhux nuqqas ta' rieda. Huwa riżultat previdibbli ta' kif l-organizzazzjonijiet jittrattaw il-ħin u l-attenzjoni.

Għaliex proċess ieħor ma jgħaddix

Kull organizzazzjoni diġà għandha ritmu tagħha: rapportar kwartali, kumitati tar-riskju, ċikli tal-awditjar, laqgħat tat-timijiet. Jekk il-monitoraġġ tal-użu tal-IA jintroduċi ritmu ġdid, jikkompeti ma' dak kollu li diġà jeżisti — u ġeneralment jitlef. M'hemm l-ebda punt fl-aġenda għalih, l-ebda sid li jarah bħala parti ċentrali tar-rwol tiegħu, l-ebda mument fejn jitla' waħdu.

Minflok, jekk il-monitoraġġ isir mistoqsija li diġà tiġi mistoqsija — fil-kumitat tar-riskju eżistenti, fil-kontroll intern eżistenti, fil-linja ta' rapportar eżistenti lejn il-bord — allura ħadd ma jkun jeħtieġ jiftakar xi ħaġa ġdida. Il-mistoqsija "liema applikazzjonijiet tal-IA ġew miżjuda jew inbidlu" issir daqstant naturali bħal "hemm fornituri ġodda" jew "kien hemm inċidenti". Kif eżattament isir dan l-inkorporazzjoni, jiddependi minn kif l-inkorporazzjoni fl-istruttura tar-riskju eżistenti diġà hija stabbilita għandkom — dik l-istruttura hija l-punt tal-aġġanċ, mhux xi ħaġa magħha.

X'għandu jkun fid-dokument

Dokument ta' monitoraġġ li jaħdem huwa qasir biżżejjed biex jintuża b'mod ripetut u speċifiku biżżejjed biex jirrapporta xi ħaġa jekk tinbidel xi ħaġa. Fih b'mod partikolari:

• Lista attwali ta' applikazzjonijiet tal-IA, inkluż dak li ġie rreġistrat permezz tal-IT u dak li jintuża barra minn dak. Din it-tieni kategorija ħafna drabi hija l-akbar waħda, u tispiċċa titlaq minn kull dokument li jistrieħ biss fuq approvazzjoni formali.
• Klassifikazzjoni tar-riskju għal kull applikazzjoni, sabiex mhux kull bidla titlob l-istess attenzjoni. Ġeneratur ta' test għal noti interni jitlob xi ħaġa differenti minn mudell li jieħu sehem fid-deċiżjonijiet dwar l-aċċettazzjoni tal-klijenti.
• Sid għal kull applikazzjoni, isem, mhux dipartiment. Mingħajr sid, bidla ma tiġi nnutata mkien.
• Intervall fiss li fih il-lista tiġi rreveduta, marbut ma' mument li diġà jeżisti — mhux mument ġdid li jrid jiġi skedat separatament.
• Post fejn id-devjazzjonijiet isiru viżibbli, sabiex użu ġdid jew użu mibdul ma jinnutax biss xhur wara.

Il-valur tad-dokument mhux fil-kompletezza fl-ewwel jum. Din rari tinkiseb u lanqas ma hi meħtieġa. Il-valur jinsab fil-fatt li jinżamm aġġornat, u li ż-żamma aġġornata ma titlob l-ebda sforz separat minbarra dak li diġà jsir.

Għaliex il-kontabbiltà żżomm l-informazzjoni milli tinfetaħ

Il-monitoraġġ jiddependi fuq dak li n-nies huma lesti jirrapportaw. Malli r-rapportar isir ekwivalenti għar-riskju li tinżamm responsabbli għal xi ħaġa, l-informazzjoni tieqaf. Xi ħadd li jlesti xogħol b'għodda tal-IA aktar malajr milli mistenni, ma jirrapportax dan jekk il-konsegwenza tkun it-tneħħija ta' baġit jew konversazzjoni diffiċli. Il-lista mbagħad tibqa' formalment kompluta imma vojta fis-sustanza — eżattament il-problema li żżomm l-IA moħbija ħajja.

Il-konsegwenza hija li l-monitoraġġ jaħdem biss jekk il-mistoqsijiet jiġu magħmula mingħajr kontabbiltà. Mhux għax l-użu m'għandux ikollu konsegwenzi, imma għax l-ewwel pass — li ssir taf x'qiegħed jiġri — jitlob attitudni differenti mit-tieni pass — li tevalwa jekk huwiex xieraq. Min iħalli dawn iż-żewġ passi jiġu flimkien, ma jirċevi tweġiba ġusta minn ebda wieħed minnhom.

Dik id-distinzjoni hija fejn il-governanza u r-responsabbiltà jinqabdu wkoll. Il-viżibbiltà għall-bord m'għandhiex bilfors tfisser li kull applikazzjoni individwali titla' fuq il-mejda; hija kwistjoni ta' livell ta' rapportar li jippermetti ġudizzju mingħajr ma jintilef fid-dettall, kif deskritt f'rapport tal-bord li jidħol f'paġna waħda. Dak li jinsab taħt dan — ir-reġistrazzjoni tad-deċiżjonijiet dwar applikazzjonijiet konkreti — jitqiegħed aħjar f'lista ta' deċiżjonijiet ta' sorveljanza milli fid-dokument li jitla' 'l fuq.

Il-mistoqsija jekk dokument ta' politika nnifsu jinqara hija mistoqsija simili: test li ħadd ma jikkonsulta ma joffrix appoġġ aktar minn proċess ta' monitoraġġ li ħadd ma jimla. Ara għal dan politika dwar l-IA li tinqara. U għal min jistaqsi liema parti minn din ir-responsabbiltà taqa' fuq il-mejda tal-bord u liema parti fuq il-governanza tal-IT, hemm distinzjoni bejn x'għandu jkun jaf membru tal-bord dwar ir-riskju tal-IA u x'għandu jkun jaf CIO dwar ir-riskju tal-IA — it-tnejn jitolbu livelli differenti ta' dettall fl-istess proċess ta' monitoraġġ.

Minn kif tkun taf x'qiegħed jaħdem għal kif tkun taf x'jipproduċi

Struttura ta' monitoraġġ li taqbel ma' dak li diġà jeżisti, f'ċertu mument tipproduċi stampa fidila ta' liema applikazzjonijiet tal-IA huma qed jintużaw u għal xiex. Dak l-inventarju huwa mistoqsija differenti minn kemm mix-xogħol sottostanti tassew jiġi mwettaq mill-IA, u b'liema effett. Min jixtieq li dan jiġi kkalkulat għal kull kompitu — liema parti minn rwol jew proċess tista' tiġi trasferita lill-IA, abbażi tal-kompiti kif jiġu mwettqa bħalissa — jsib dan fil-werkscan ta' FTE TO AI.