Συχνά υπάρχει ήδη ένα έγγραφο με τον τίτλο διαδικασία κλιμάκωσης. Περιέχει ένα διάγραμμα με βέλη, μια σειρά ονομάτων, και μερικά όρια. Το πρόβλημα δεν είναι ότι λείπει το έγγραφο. Το πρόβλημα είναι ότι κανείς δεν το ανοίγει τη στιγμή που είναι απαραίτητο.
Αυτό δεν συμβαίνει από απροθυμία. Συμβαίνει επειδή υπάρχει ήδη μια διαδρομή μέσω της οποίας τα προβλήματα ανεβαίνουν προς τα πάνω: ο line manager που αναφέρει το περιστατικό IT, ο compliance officer που μιλάει με τη business, ο team lead που θέτει το πρόβλημά του στον προϊστάμενό του. Αυτή η διαδρομή υπάρχει, χρησιμοποιείται καθημερινά, και λειτουργεί — για τα πράγματα για τα οποία προορίζεται. Μια νέα διαδρομή κλιμάκωσης ειδικά για περιστατικά ΤΝ είναι τότε μια δεύτερη διαδρομή δίπλα σε μια διαδρομή που ήδη λειτουργεί. Σε περίπτωση αμφιβολίας, όλοι επιλέγουν τη διαδρομή που γνωρίζουν.
Μια διαδρομή κλιμάκωσης που είναι ανεξάρτητη από την υπάρχουσα δομή απαιτεί από τον εργαζόμενο να αναγνωρίσει πρώτα ότι κάτι είναι περιστατικό ΤΝ, στη συνέχεια να θυμηθεί ότι για αυτό ισχύει άλλη διαδικασία, και έπειτα να κάνει τον κόπο να ακολουθήσει αυτή τη διαδικασία αντί απλά να καλέσει τον προϊστάμενό του. Κάθε βήμα σε αυτή την αλυσίδα είναι μια στιγμή όπου η διαδρομή εγκαταλείπεται.
Σε αυτό προστίθεται ένας δεύτερος λόγος, λιγότερο ορατός αλλά εξίσου καθοριστικός: όποιος αναφέρει μια απόκλιση, δεν θέλει να καταλήξει αμέσως στο έντυπο περιστατικών του οργανισμού. Αν η κλιμάκωση ισοδυναμεί με λογοδοσία, δεν γίνεται κλιμάκωση. Αυτό ισχύει για έναν εργαζόμενο που χρησιμοποίησε ένα εργαλείο ΤΝ που δεν είχε εγκριθεί, και ισχύει για έναν manager που άφησε ένα μοντέλο να λειτουργεί χωρίς να το γνωρίζει κανείς. Μια διαδρομή κλιμάκωσης που όντως χρησιμοποιείται, είναι μια διαδρομή όπου η πρώτη αναφορά δεν είναι κρίση, αλλά σήμα.
Μια διαδρομή κλιμάκωσης που λειτουργεί περιγράφει τρία πράγματα, και όχι περισσότερα.
Όποιος παρατηρεί κάτι — ένας εργαζόμενος, ένας πελάτης, ένα εξωτερικό μέρος — πρέπει να γνωρίζει σε ποιον μπορεί να απευθυνθεί χωρίς να πρέπει πρώτα να διαπιστώσει αν πρόκειται για ζήτημα ΤΝ ή για ένα συνηθισμένο επιχειρησιακό ζήτημα. Η διαδρομή συνδέεται με το σημείο αναφοράς που υπάρχει ήδη, με έναν επιπλέον κλάδο τη στιγμή που διαπιστώνεται ότι εμπλέκεται η ΤΝ.
Όποιος λαμβάνει την απόφαση — αν κάτι διακόπτεται, προσαρμόζεται, ή αναφέρεται σε ρυθμιστική αρχή — πρέπει να έχει καθοριστεί πριν συμβεί το περιστατικό. Όχι ως αφηρημένος τίτλος θέσης, αλλά ως όνομα, με αναπληρωτή. Κλιμάκωση που κολλάει σε κενή εξουσιοδότηση, δεν είναι κλιμάκωση.
Τι συμβαίνει στη συνέχεια με τον καταγγέλλοντα, πρέπει να είναι σαφές. Αν μια δεύτερη διαδικασία αποτελείται μόνο από μια υποχρέωση αναφοράς χωρίς σαφήνεια σχετικά με τις συνέπειες για όποιον αναφέρει, αποφεύγεται. Εκεί ακριβώς κρύβεται η σκιώδης ΤΝ: όχι στα συστήματα που γνωρίζει το IT, αλλά στα εργαλεία που κάποιος άρχισε να χρησιμοποιεί χωρίς να το αναφέρει, επειδή η αναφορά έμοιαζε με ομολογία.
Η λύση δεν είναι ένα πιο ογκώδες έγγραφο. Είναι μια διαδρομή κλιμάκωσης που χρησιμοποιεί τη δομή που υπάρχει ήδη — το σημείο αναφοράς, τη γραμμή κλιμάκωσης, την επιτροπή κινδύνου — και προσθέτει σε αυτή έναν κλάδο ειδικό για την ΤΝ στα σημεία όπου κάνει τη διαφορά. Πώς λειτουργεί ακριβώς αυτή η σύνδεση, και για την ευρύτερη πολιτική και τη λίστα αποφάσεων του οργάνου εποπτείας, περιγράφεται στο πώς αποκτάτε μια πολιτική ΤΝ που διαβάζεται επειδή είναι ενσωματωμένη σε ό,τι υπάρχει ήδη και στο πώς αποκτάτε μια λίστα αποφάσεων εποπτείας που συνδέεται με τον υπάρχοντα ρυθμό λήψης αποφάσεων. Και τα δύο έγγραφα αγγίζουν το ίδιο σημείο: μια διαδικασία που στέκεται δίπλα στον οργανισμό, αγνοείται· μια διαδικασία που είναι ενσωματωμένη σε αυτόν, ακολουθείται.
Αυτή η αρχή δεν ισχύει μόνο για την κλιμάκωση. Ισχύει για ολόκληρη τη δομή διακυβέρνησης γύρω από την ΤΝ. Όποιος θέλει να δει πώς φαίνεται αυτό ευρύτερα — πώς η ταξινόμηση κινδύνου συνδέεται με τις υπάρχουσες κατηγορίες κινδύνου, πώς η σύνδεση με την υπάρχουσα δομή κινδύνου αποτρέπει τη δημιουργία παράλληλης γραφειοκρατίας — βρίσκει εκεί την υποκείμενη αρχή. Το ίδιο ισχύει για την αναφορά προς τα πάνω: μια αναφορά προς το διοικητικό συμβούλιο μιας σελίδας λειτουργεί μόνο αν οι κλιμακώσεις που περιλαμβάνει έχουν όντως αναφερθεί. Και χωρίς συνεχή παρατήρηση των αλλαγών, κάθε διαδρομή κλιμάκωσης παλιώνει μέσα σε έναν χρόνο· τι σημαίνει αυτό στην πράξη, εξηγείται στο παρακολούθηση που αποδίδει κάτι.
Μια διαδρομή κλιμάκωσης μπορεί να γραφτεί μόνο όταν είναι γνωστό τι μπορεί να κλιμακωθεί. Όσο κανείς δεν γνωρίζει ποια ΤΝ λειτουργεί στον οργανισμό — συμπεριλαμβανομένου του τι δεν είχε εγκριθεί — το έγγραφο παραμένει θεωρητικό. Η Responsible AI Scan δεν ξεκινά επομένως από τη διαδρομή κλιμάκωσης, αλλά από την απογραφή: τι λειτουργεί, ποιος το χρησιμοποιεί, και ποιο επίπεδο κινδύνου του αντιστοιχεί. Μόνο με βάση αυτό μπορεί να γραφτεί μια διαδρομή κλιμάκωσης που συνδέεται με ό,τι υπάρχει ήδη, αντί με ό,τι θα έπρεπε να υπάρχει στα χαρτί.
Οι διαδρομές κλιμάκωσης αφορούν τι μπορεί να πάει στραβά με την ΤΝ που ήδη χρησιμοποιείται. Ένα άλλο ερώτημα, εξίσου παραμελημένο, είναι πού θα μπορούσε η ΤΝ να αναλάβει η ίδια την εργασία. Η werkscan της FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας είναι κατάλληλο για αυτό, ανεξάρτητα από το αν αυτό συμβαίνει ήδη ή πρέπει ακόμη να οργανωθεί.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.