Ein Lieferant liefert ein Buchhaltungspaket, ein HR-System oder ein Kundenservice-Tool. Es gibt einen Vertrag, eine Verarbeitungsvereinbarung, vielleicht ein Sicherheitsaudit. Dann fügt der Lieferant in einem Update eine KI-Funktion hinzu: automatische Klassifizierung, Textvorschläge, einen Chatbot, der auf Ihre Daten angesetzt wurde. Die Release Notes nennen es eine Verbesserung. Niemand in Ihrer Organisation hatte etwas dazu zu sagen, weil niemand wusste, dass es kommen würde.
Dies ist keine Ausnahme davon, wie Software geliefert wird. Es ist zum Standard geworden. Lieferanten konkurrieren um KI-Funktionalität und bauen diese so schnell wie möglich ein, oft als Teil eines Abonnements, das Sie bereits bezahlen. Die Frage, ob dies unter Ihre bestehenden Vereinbarungen fällt, wird selten gestellt, bevor die Funktion live geht.
Eine Einkaufsabteilung prüft einen Lieferanten bei der Anschaffung. Danach verschiebt sich die Aufmerksamkeit auf Rechnung, Verfügbarkeit und Support. Funktionale Updates laufen außerhalb dieses Prozesses ab, denn sie fallen unter Wartung, nicht unter eine neue Anschaffung. Wer sollte es melden? Der Lieferant sieht es als Produktverbesserung. Der Einkäufer sieht das Update nicht, oder sieht es doch und denkt, dass es jemand anderen betrifft. Der Nutzer in der Organisation merkt vor allem, dass ein Knopf etwas Intelligenteres tut, und fragt sich nicht, ob dahinter ein Sprachmodell steckt, das Daten extern verarbeitet.
Das Muster ähnelt dem, was bei einer Browsererweiterung mit Zugriff auf Ihre E-Mail geschieht: Der Zugriff wird zu einem Zeitpunkt gewährt, an dem niemand an KI dachte, und bleibt danach unbemerkt aktiv. Bei Lieferanten ist das Skalierungsproblem größer, weil es nicht einen einzelnen Mitarbeiter betrifft, sondern eine ganze Organisation, die über einen einzigen Vertrag exponiert wird.
Eine vertragliche Bestimmung, die eine Meldepflicht bei KI-Funktionalität erzwingt, hilft bei neuen Verträgen. Bei bestehenden Verträgen gibt es diese Bestimmung nicht, und es ist keineswegs selbstverständlich, dass ein Lieferant sie rückwirkend akzeptiert. Zudem löst eine Klausel das Erkennungsproblem nicht: Wenn niemand regelmäßig prüft, was ein Lieferant tatsächlich hinzugefügt hat, bleibt die Meldung von der Bereitschaft des Lieferanten abhängig, selbst zu melden.
Was hingegen funktioniert, ist eine feste Momentaufnahme: eine regelmäßige Bestandsaufnahme dessen, was jeder Kernlieferant derzeit an KI-Funktionalität liefert, losgelöst von dem, was bei der Anschaffung beurteilt wurde. Das ist kein juristisches Instrument, sondern eine sachliche Übersicht, die anschließend gegen die Risikokategorie des Prozesses geprüft werden kann, in dem der Lieferant tätig ist.
Die gleiche Dynamik, die Schatten-KI bei Mitarbeitern aufrechterhält, wirkt auch hier, nur auf Lieferantenebene. Wer die Frage stellt "Verwenden Sie hierfür KI", möchte eine ehrliche Antwort, keine Verteidigungsreaktion des Account-Managers. Das bedeutet, dass die Frage nicht als Vorlauf zur Vertragsauflösung gestellt werden sollte, sondern als Teil eines festen Prozesses, in dem die Antwort keine Konsequenz hat außer der Klassifizierung. Sehen Sie, wie das bei Mitarbeitern funktioniert, die ein Tool verwenden, das niemand genehmigt hat: Die brauchbare Information kommt erst frei, wenn das Fragenstellen vom Bestrafen getrennt ist.
Eine Lieferantenliste ist ein Ausgangspunkt, kein Endpunkt. Für jeden Lieferanten, der Zugriff auf Produktionsdaten, Kundendaten oder Personaldaten hat, ist relevant, ob inzwischen KI-Funktionalität eingebaut ist, was diese Funktionalität mit den Daten macht, und ob diese Nutzung in dieselbe Risikokategorie fällt wie diejenige, für die der Lieferant ursprünglich genehmigt wurde. Ein Lieferant, der vor fünf Jahren als geringes Risiko eingestuft wurde, weil er lediglich Rechnungen stellt, kann inzwischen ein Modul betreiben, das Rechnungen automatisch auf Basis eines extern trainierten Sprachmodells klassifiziert. Das ist eine andere Risikokategorie, auch wenn auf der Rechnung derselbe Name steht.
Diese Bestandsaufnahme sollte nicht getrennt von der übrigen KI-Governance einer Organisation stehen. Dieselbe Klassifizierung, die auf intern entwickelte Tools oder auf einen Testaufbau, der nie abgeschaltet wurde angewendet wird, sollte auch auf das angewendet werden, was Lieferanten einbringen. Eine Übersicht, eine Risikoskala, unabhängig davon, ob die KI intern entwickelt, von einem Mitarbeiter mitgebracht oder von einem Lieferanten ohne Ankündigung hinzugefügt wurde.
Sobald klar ist, welche KI über Lieferanten hereinkommt, entsteht eine Folgefrage, die über das Risiko allein hinausgeht: Was tut diese KI tatsächlich mit der Arbeit, die derzeit von Menschen erledigt wird, und wo überschneidet sich das mit Aufgaben, die ohnehin für Automatisierung in Frage kommen. Der Werkscan von FTE TO AI berechnet pro Aufgabe, welcher Anteil der Arbeit von KI übernommen werden kann, unabhängig davon, welcher Lieferant oder welches System dies letztlich ausführt. Das macht die Bestandsaufnahme, die beim Risiko beginnt, auch für die darauffolgende Frage nutzbar: nicht nur, was läuft, sondern was die Arbeit tatsächlich wert ist.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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