Een inventaris van AI-gebruik levert meestal een lijst op die te lang is om in één beweging aan te pakken. De vraag die dan volgt is niet "wat moeten we doen" maar "wat moeten we eerst doen". Dat is een indelingsvraag, en het antwoord hangt niet af van hoeveel systemen er zijn, maar van wat die systemen doen en voor wie.
De eerste factor is het risiconiveau van de toepassing zelf. Een systeem dat besluiten voorbereidt over mensen — aanname, kredietverlening, toewijzing van zorg of uitkeringen — vraagt om een andere behandeling dan een tool die tekst herschrijft voor intern gebruik. Wat een hoog risiconiveau betekent voor uw organisatie verschilt dus per toepassing, en die verschillen bepalen welke systemen eerst aan de beurt zijn.
De tweede factor is de rol van de organisatie bij dat systeem. Wie een model koopt en ongewijzigd gebruikt, staat voor andere verplichtingen dan wie een model laat trainen op eigen data of het resultaat structureel aanpast. Of u aanbieder bent of gebruiker van een AI-toepassing bepaalt niet alleen welke verplichtingen gelden, maar ook hoeveel tijd er nodig is om aan die verplichtingen te voldoen — een aanbieder heeft doorgaans meer voor te bereiden dan een gebruiker.
De derde factor is of het systeem al in gebruik is of nog wordt aangeschaft. Een risico dat al draait — met echte gebruikers, echte besluiten, echte gegevens — vraagt om een andere volgorde dan een risico dat nog in de contractfase zit en waar afspraken nog vastgelegd kunnen worden voordat het systeem live gaat.
Deze indeling is geen momentopname. Een systeem dat vandaag laag risico is, kan dat na een aanpassing niet meer zijn. Wat het betekent als u een model zelf aanpast — fine-tuning, een nieuwe dataset, een andere toepassing van dezelfde onderliggende technologie — hangt af van wat er precies verandert, maar de indeling die eerder gemaakt is, houdt daardoor niet automatisch stand.
Hetzelfde geldt voor rolverandering. Een organisatie die een kant-en-klaar model afneemt en het daarna aanzienlijk aanpast, kan daarmee van gebruiker naar aanbieder verschuiven. Wanneer die rol verandert is niet altijd het moment van de aanpassing zelf, maar het moment waarop die aanpassing het karakter van het systeem verandert. Ook dat is een indelingsvraag, en ook die vraagt om herbeoordeling zodra de situatie wijzigt — niet om een eenmalige check die daarna blijft staan.
En een systeem dat nog in aanschaf is, verschuift van planbaar naar urgent op het moment dat het live gaat. De indeling die voor de contractfase gold, geldt niet voor de gebruiksfase.
De praktische consequentie is dat een inventaris niet één keer een prioriteitenlijst oplevert, maar een structuur die herhaaldelijk doorlopen moet worden. Systemen met een hoog risiconiveau en een actieve aanbiedersrol vragen om aandacht nu. Systemen met een laag risiconiveau die nog niet in gebruik zijn, kunnen gepland worden — maar de planning moet een moment bevatten waarop opnieuw gekeken wordt, omdat aanpassingen, rolverandering of ingebruikname de indeling kunnen omdraaien.
Dat vraagt om een vaste plek waar beslissingen over die indeling worden vastgelegd: welk systeem als urgent is aangemerkt, op basis van welke factor, en wanneer die beoordeling voor het laatst is gedaan. Een oversight-besluitenlijst is de vorm waarin die indeling aantoonbaar wordt gemaakt — niet als extra administratie, maar als het enige bewijs dat de indeling niet toevallig is, maar het resultaat van een herhaalbaar proces.
De daadwerkelijke regelgeving — welke termijnen gelden, welke verplichtingen per risicoklasse horen bij welke datum — staat elders. Deze pagina beschrijft het mechanisme waarmee u urgent van planbaar onderscheidt; de actuele wettekst en termijnen vindt u niet hier.
De indeling in urgent en planbaar zegt iets over de volgorde van aandacht, niet over de inhoud van het werk zelf. Zodra duidelijk is welke AI-toepassing voorrang krijgt, blijft de vraag open wat die toepassing precies doet met het werk dat er omheen hangt: welk deel van een taak automatisch verloopt, welk deel controle vraagt, en welk deel bij een mens blijft. Die vraag beantwoordt de werkscan van FTE TO AI, die per taak berekent welk deel van het werk door AI over te nemen is — een aanvulling op de indeling die hier gemaakt wordt, gericht op de inhoud van het werk zelf.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.