Komandas vadītājs meklē risinājumu atkārtotai problēmai: pārāk daudz teksta, pārāk mazs laiks, termiņš, kas nemainās. Kaut kur viņš atrod rīku, kas darbu paveic ātrāk. Rīks maksā nedaudz, to var apmaksāt ar kredītkarti vai privāto kontu, un tas neprasa IT apstiprinājumu. Dienas laikā nodaļa jau strādā ar to. Neviens nav izdarījis nekas nepareizu — bija problēma, bija risinājums, un ceļš starp tiem gāja garām jebkurai formai.
Tas nav izņēmums. Tas ir parasts modelis, tiklīdz AI rīks ir lētāks un pieejamāks nekā procedūra, kas nepieciešama, lai to pieprasītu. Jo smagnējāks pieprasījuma ceļš, jo lielāka iespēja, ka kāds to izlaidīs. IT saraksts ar apstiprinātajām lietojumprogrammām tad neapraksta to, kas notiek, bet to, kas kādreiz ir pieprasīts.
Abonementu, kas darbojas, neatceļ. Nodaļa, kas rīku lieto, redz problēmu, kas ir atrisināta, nevis pārvaldības robu, kas radies. Bez konkrēta iemesla neviens pats no sevis nenāk ziņot, ka ārpus IT vai risku nodaļas redzeslauka tiek strādāts ar rīku, kas apstrādā tekstu, klientu datus vai iekšējos dokumentus.
Šis modelis ir līdzīgs pārlūkprogrammas paplašinājumam ar piekļuvi jūsu e-pastam: kāds instalē kaut ko nelielu, tas darbojas, un jautājums, kurš to visu vēl var lasīt, nekad netiek uzdots, jo nekad nav brīža, kad šis jautājums pats parādās. Tā rodas kolekcija lietojumprogrammu, kas katra par sevi ir maza un noderīga, un kas kopā veido aklo zonu, kura ir lielāka par to, kurš par to individuāli ir atbildīgs.
Pirmā reakcija bieži ir: atrast, norādīt, likt pārtraukt. Tas darbojas pretēji vēlamajam. Kas zina, ka pašu abonements novedīs pie aizrādījuma, par to neziņo — viņš turpmāk rīku lieto klusāk, iespējams, izmantojot citu kontu, iespējams, ārpus darba laika. Inventarizācija tādējādi nekļūst pilnīgāka, bet nepilnīgāka, un problēma pārceļas uz vietu, kur to ir vēl grūtāk pamanīt.
Inventarizācija, kas darbojas, nesākas ar jautājumu "kas to izdarīja", bet ar "kas šeit darbojas". Bez norēķina jūs dabūsiet atbildi uz jautājumu, kādi rīki tiek lietoti, kādam darbam un ar kādiem datiem. Ar norēķinu jūs dabūsiet tikai klusumu un nodaļu, kas nākamo rīku noslēpj vēl labāk.
Pirmais solis nav labošana, bet padarīšana redzamam. Tas nozīmē uzdot jautājumus tiem, kas dara darbu, nevis tikai sistēmām, ko pārvalda IT. Kā izveidot AI inventarizāciju aprakstīts, kā šī jautājumu kārta var izskatīties: kas tiek lietots, kādam uzdevumam, ar kādu ievaddatu.
Tiklīdz kāda lietojumprogramma ir konstatēta, nākamais jautājums nav, vai tā var turpināt pastāvēt, bet kāda ir tās loma un kāds risku līmenis tai atbilst. Rīks, kas apkopo iekšējus memo, prasa kaut ko citu nekā rīks, kas strādā ar klientu datiem. Šī klasifikācija nosaka, ko par katru lietojumprogrammu ir jāreģistrē — nevis kā papīra formalitāti, bet kā pamatu, lai vēlāk varētu pierādīt, kas notika un kāpēc tas bija atbildīgs.
Atsevišķa abonementa risks nepastāv izolēti. Tas pats modelis, kad kaut kas ienāk bez pieprasījuma, izpaužas pārbaudes iekārtā, ko nekad nav izslēguši un piegādātājā, kas AI iebūvēja savā produktā, par ko nav bijusi atsevišķa saruna. Kas kartē vienu nodaļu ar savu abonementu, dara labi, uzdodot to pašu jautājumu plašāk — nevis kā pārkāpēju medības, bet kā uzskaiti par to, kas patiešām notiek.
Vienreizēja inventarizācija fiksē to, kas šobrīd darbojas. Bez atkārtošanas tā ir fotogrāfija, kas noveco no dienas, kad tā tapusi. Jaunas nodaļas atklāj jaunus rīkus, esošie abonementi iegūst jaunas funkcijas, un nākamā aklā zona rodas tāpat kā iepriekšējā. Kā šo modeli atpazīt, pirms tas atkārtojas, aprakstīts pie darbiniekiem, kas lieto rīku, ko neviens nav apstiprinājis — kā inventarizācijas turpinājums, ne kā tās aizstājējs.
Abonements, ko nodaļa pati noslēgusi, parasti pastāsta jums kaut ko par darbu pašu — bija uzdevums, kas prasīja pārāk daudz laika, un kāds meklēja izeju. Šī izeja tagad ir redzama, bet pamatā esošais jautājums paliek — kura daļa no šī darba strukturāli ir nododama AI un ar kādiem nosacījumiem. FTE TO AI darba skaneris aprēķina katram uzdevumam, kura darba daļa ir uzņemama AI, neatkarīgi no tā, kādu rīku nodaļa jau bija atradusi pati savā iniciatīvā.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.