Komandos vadovas ieško sprendimo pasikartojančiai problemai: per daug teksto, per mažai laiko, terminas, kuris nesikeičia. Kažkur jis randa įrankį, kuris darbą padaro greičiau. Įrankis kainuoja nedaug, jį galima apmokėti kredito kortele ar asmenine sąskaita, ir jam nereikia IT patvirtinimo. Per dieną padalinys su juo jau dirba. Niekas nepadarė nieko blogo — buvo problema, buvo sprendimas, ir kelias tarp jų nuėjo pro visas formas.
Tai nėra išimtis. Tai yra įprastas modelis, kai AI įrankis yra pigesnis ir lengviau prieinamas nei procedūra jam gauti. Kuo sudėtingesnis prašymo kelias, tuo didesnė tikimybė, kad kas nors jį apeis. IT sąrašas su patvirtintomis programomis tuomet neaprašo, kas vyksta, o tik tai, kas kadaise buvo pateikta patvirtinimui.
Prenumerata, kuri veikia, nėra atšaukiama. Padalinys, naudojantis įrankį, mato išsprendžiamą problemą, o ne susidariusią valdymo (governance) spragą. Be konkrečios priežasties niekas savo noru neis pranešti, kad be IT ar rizikos valdymo žinios naudojamas įrankis, apdorojantis tekstą, klientų duomenis ar vidinius dokumentus.
Šis modelis yra panašus į naršyklės plėtinį su prieiga prie jūsų pašto: kažkas įsidiegia kažką nedidelio, tai veikia, ir klausimas, kas dar tuo pat metu skaito, niekada nekeliamas, nes niekada nėra momento, kuriuo tas klausimas iškyla. Taip susidaro rinkinys taikomųjų programų, kurios kiekviena atskirai yra nedidelės ir naudingos, o kartu sukuria aklą zoną, didesnę už bet kurio pavienio asmens atsakomybę.
Pirmasis refleksas dažnai yra: nustatyti, nurodyti, priversti sustoti. Tai veikia priešingai. Kas žino, kad savo prenumerata sukels papeikimą, apie tai nepraneš — jis toliau naudos įrankį tyliau, galbūt per kitą paskyrą, galbūt ne darbo valandomis. Dėl to inventorizacija tampa ne pilnesnė, o mažiau pilna, ir problema pasislenka į vietą, kurią pastebėti dar sunkiau.
Inventorizacija, kuri veikia, nesiremia klausimu „kas tai padarė“, o klausimu „kas čia vyksta“. Be atsakomybės priskyrimo jūs sužinosite, kokie įrankiai naudojami, kokiam darbui ir su kokiais duomenimis. Su atsakomybės priskyrimu jūs sulauksite tik tylos, ir padalinio, kuris kitą įrankį paslėps dar geriau.
Pirmasis žingsnis yra ne taisyti, o padaryti matomu. Tai reiškia klausimų kėlimą žmonėms, kurie atlieka darbą, ne tik sistemoms, kurias valdo IT. Kaip sudaryti AI inventorizaciją aprašo, kaip gali atrodyti tas apklausos ratas: kas naudojama, kokiai užduočiai, su kokiais įvesties duomenimis.
Kai taikomoji programa yra pastebėta, kitas klausimas nėra, ar jai leidžiama toliau egzistuoti, o kokį vaidmenį ji atlieka ir koks rizikos lygis jai tinka. Įrankis, apibendrinantis vidinius memorandumus, reikalauja kitokio požiūrio nei įrankis, dirbantis su klientų duomenimis. Ta klasifikacija nustato, kas turi būti fiksuojama kiekvienai taikomajai programai — ne kaip popierinis pratimas, o kaip pagrindas vėliau galėti parodyti, kas vyko ir kodėl tai buvo pagrįsta.
Atskiro abonemento rizika nėra vienintelė. Tas pats modelis — kažkas atsiranda be prašymo — pasireiškia bandomojoje sistemoje, kuri niekada nebuvo išjungta ir tiekėjo, kuris savo produkte įdiegė AI neapkalbėjus to atskirai. Kas nustato vieną padalinį su savo prenumerata, gerai padarytų, jei tą pačią klausimą pateiktų plačiau — ne kaip pažeidėjų medžioklę, o kaip esamos padėties fiksavimą.
Vienkartinė inventorizacija fiksuoja tai, kas veikia dabar. Nekartojama, tai yra nuotrauka, kuri sensta nuo tos dienos, kai buvo padaryta. Nauji padaliniai atranda naujus įrankius, esamos prenumeratos gauna naujas funkcijas, ir kita akla zona atsiranda taip pat, kaip ir ankstesnė. Kaip atpažinti šį modelį prieš jam pasikartojant, aprašyta pas darbuotojus, naudojančius įrankį, kurio niekas nepatvirtino — kaip tolesnis inventorizacijos žingsnis, ne kaip jos pakaitalas.
Prenumerata, kurią padalinys pats susitvarkė, dažniausiai jums pasako kažką apie patį darbą: buvo užduotis, kuri užėmė per daug laiko, ir kažkas ieškojo išeities. Ta išeitis dabar yra žinoma, tačiau pagrindinis klausimas tebėra atviras — kokią dalį to darbo galima struktūriškai perduoti AI, ir kokiomis sąlygomis. FTE TO AI darbo analizė (werkscan) apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokią darbo dalį gali perimti AI, nepriklausomai nuo to, kokį įrankį padalinys tam jau buvo radęs savo pačių iniciatyva.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.