AI rīku nosaukumu saraksts nav inventārs. Inventārs rodas tikai tad, ja jūs par katru lietojumu fiksējat vienu un to pašu datu kopu, lai tos varētu salīdzināt savā starpā, klasificēt un vēlāk pierādīt. Bez šīs fiksētās struktūras jums paliek atsevišķu faktu kopums, ko vairs nevar salīdzināt.
Par katru lietojumu runa ir par ierobežotu skaitu lauku, kas atkārtojas ikreiz.
Nosaukums un forma. Vai tas ir atsevišķs abonements, funkcija esošā programmatūrā, iekšēji izveidots modelis, vai AI funkcija, kas ienākusi ar piegādātāja produktu, bez tā, ka kāds to būtu nosaucis par "AI".
Kas to izmanto. Komanda, nodaļa, atsevišķs darbinieks. Tas nosaka ne tikai apjomu, bet arī to, ar ko jums vēlāk būs jārunā, ja radīsies jautājumi.
Kam tas tiek izmantots. Nevis piegādātāja mārketinga teksts, bet faktiskais uzdevums: teksta sagatavošana, datu apkopošana, kода rakstīšana, klientu jautājumu atbildēšana, lēmumu sagatavošana. Šis lauks nosaka lomu, kādu lietojums pilda, un līdz ar to riska līmeni.
Kādi dati tajā nonāk. Personas dati, klientu dati, finanšu informācija, iekšējie dokumenti, vai nekādi sensitīvi dati. Tas nosaka, kādas pārvaldības prasības kļūst būtiskas.
Kā tas ir iegādāts. Ar formālu procesu, ar abonementu, ko kāds noslēdzis pats, ar piegādātāju, kas to piegādā kopā ar citu produktu. Iegādes veids jums tūlīt pasaka kaut ko par to, cik daudz uzraudzības jau bija.
Kas ir par to atbildīgs. Nevis tas, kas gadījuma kārtā to izmanto, bet tas, ar ko var sazināties, ja kaut kas noiet greizi vai ja jūs gribat zināt, vai tas vēl tiek izmantots.
No kura laika un cik ilgi. Lietojums, kas trīs gadus darbojas nemanīti, prasa citu pieeju nekā pilotprojekts no pagājušā mēneša.
Tie nav birokrātiski atzīmju sarakstiņi. Tie ir dati, kas jums nepieciešami, lai vēlāk par katru lietojumu varētu pateikt: šis pieder pie augstāka riska līmeņa, šis nepieder, un šeit ir pamatojums.
Neviens no šiem laukiem nav pilnībā pieejams vienā avotā. Jūs veidojat inventāru no vairākiem kanāliem, kas viens otru papildina.
IT nodaļa nodrošina sākumpunktu, bet nepilnīgu priekšstatu: kāpēc IT sarakstam nav taisnība izskaidro, ka nozīmīga daļa no AI lietojuma paliek ārpus sistēmām, kuras pārvalda IT. Tomēr signāli, kas IT tomēr ir, ir noderīgi kā filtrs: kuri IT signāli ir izmantojami parāda, kuras tehniskās norādes ir pietiekami ticamas, lai par tām jautātu tālāk.
Iepirkums un finanses papildina citu daļu. Rēķini, abonementi un licences parāda, kuri rīki faktiski ir apmaksāti, arī tad, ja lietotājs to nekad nav paziņojis. Ko atklāj iepirkuma un licenču dati aprakstīts, kuri lauki no šī avota tieši iekļaujas inventārā.
Pēdējā un vissvarīgākā daļa nāk no pašiem darbiniekiem. Tas, kurš veic uzdevumu, zina, kāds rīks tam tiek izmantots, arī tad, ja tas nekad nav pieprasīts vai apstiprināts. Šo informāciju jūs saņemsiet tikai tad, ja jautāšanai nav seku tam, kurš atbild: kā to jautāt bez norēķina aprakstīts, kā šis jautājums tiek uzdots, lai tas nejustos kā pārbaude.
Inventārs, kam vienā reizē jābūt pilnīgam, nekad nerodas. Lietojumi mainās, jauni rīki parādās, vecie pazūd. Tas, kas paliek, ir struktūra: tie paši lauki, tie paši jautājumi, tas pats fiksācijas veids. Šī struktūra padara iespējamu pievienot lietojumu, kas šodien trūkst, rīt, bez tā, ka jums būtu jāsāk no jauna.
Tāpēc secība, kādā jūs aizpildāt laukus, ir mazāk svarīga nekā konsekvence, ar kādu jūs tos aizpildāt. Organizācija ar vairākām nodaļām, filiālēm vai meitasuzņēmumiem šeit saskaras ar papildu sarežģītības slāni, jo viens un tas pats lietojums vienā vietā tiek izmantots citādi nekā citā: kā jūs veidojat AI inventāru organizācijā ar vairākām sastāvdaļām izklāsta, kā jūs saglabājat šīs atšķirības redzamas, nezaudējot salīdzināmību. Tam, kas šādā struktūrā konkrēti vēlas zināt, kuri lauki jāaizpilda atsevišķi katrai filiālei, tas ir atrodams ko jums jāfiksē par katru lietojumu organizācijā ar vairākām sastāvdaļām.
Tiklīdz lauki par katru lietojumu ir aizpildīti, rodas iespēja klasificēt: kādu lomu šis lietojums pilda, kāds riska līmenis tam atbilst, un kādi pārvaldības pasākumi loģiski tam pieslēdzas. Šis solis notiek, pamatojoties uz to, kas ir fiksēts, nevis pamatojoties uz vēlāku novērtējumu.
Šis inventārs aprakstīts, kas pastāv no AI lietojumiem un kas tos izmanto. Tas nav aprakstīts, cik daudz no pamatā esošā darba faktiski pārņem šis lietojums. Tas ir citāds jautājums, ar citādu instrumentu: FTE TO AI darba skenēšana aprēķina par katru uzdevumu, kādu daļu darba var pārņemt AI, pamatojoties uz uzdevumiem, kurus jūs fiksējat, nevis pamatojoties uz to, kāds rīks tam tiek izmantots.
AI skenēšana šeit vēl ir tapšanas procesā. Tas, kurš vēlas izmantot vienu no šiem instrumentiem, tiklīdz tie būs pieejami, var pieteikties gaidīšanas sarakstā.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.