Ekipa želi delati hitreje in vklopi orodje AI, običajno za testiranje nekaj konkretnega: povzetek, prvi osnutek, razvrstitev. Postopka odobritve ni, ker je to "le preizkus". Preizkus deluje, ali deluje dovolj dobro, in se vgradi v vsakodnevni proces, ne da bi kdaj bila sprejeta odločitev, da se ga obdrži. Ni bilo trenutka, ko bi nekdo zavestno izbral: to vključimo v našo inventuro AI, za to imamo lastnika, to spada v tisto raven tveganja. Bil je le trenutek začetka, in ta trenutek se vtisne v način dela, ki se ga potem nihče več ne dotakne.
Za ustavitev poskusne postavitve je potrebna odločitev. Za nadaljevanje ni potrebno nič. Dokler nihče ne prijavi incidenta ali zunanja stranka ne zahteva dokazila o nadzoru, ni razloga, da bi se vrnili k nečemu, kar je že zdavnaj postalo običajno delo. Ljudje, ki orodje uporabljajo, nimajo interesa, da bi to izpostavili: deluje, prihrani čas, in prijava se zdi tveganje, da bo orodje odvzeto. Tako začasna rešitev ostane strukturna, ne ker je nihče ne pozna, ampak ker nihče ne postavi vprašanja, ki bi vodilo do izklopa.
Zdi se logično, da mislimo, da to razkrije pregled odobrene programske opreme. Ta pregled kaže, kaj je bilo nabavljeno, ne kaj se uporablja. Poskusna postavitev pogosto poteka zunaj tega kanala: brezplačen račun, brskalniški vtičnik, samostojna naročnina na skupinski kartici. Enak vzorec se pojavlja pri brskalniški razširitvi z dostopom do vaše e-pošte, pri oddelku z lastno naročnino zunaj centralnega nabavnega procesa, in pri poslovnih podatkih, ki se prilepijo v brezplačno klepetalno okno, brez pogodbe s pogoji obdelave podatkov v ozadju. Nobena od teh situacij se ne znajde na seznamu IT, saj nobena od njih ni bila nikoli prijavljena kot projekt.
Edini način, da ugotovimo, kaj se dejansko dogaja, je, da vprašamo. Ne kot naknadni nadzor, ampak kot odprtje: kaj uporabljate, za kaj, in od kdaj. Kdor to vprašanje zastavi s grožnjo sankcij v ozadju, ne dobi odgovora ali dobi nepopoln odgovor. Zaposleni, ki uporabljajo orodje, ki ga nihče ni odobril, imajo pri poštenosti nekaj za izgubiti in nič za pridobiti. To je prav tista napetost, ki pride na dan pri zaposlenih, ki uporabljajo orodje, ki ga nihče ni odobril: brez povabila, na katero je varno odgovoriti, poskusna postavitev ostane podtalna, in ne izgine, le postane tišja.
Inventura brez posledic za prijavitelja je prvi korak, ne zaključek. Po razkritju sledi razvrstitev: kaj je to, kakšno vlogo ima v procesu, in katera raven tveganja mu ustreza. Orodje za povzemanje internih zapiskov zahteva drugačen režim kot orodje, ki soodloča o sprejemu strank ali oceni osebja. Ta razvrstitev bi se morala navezovati na že obstoječo strukturo tveganj, ne na nov okvir poleg nje. Drug, neuraden proces, ki se ob obstoječem procesu ignorira, je prav zato, ker drug proces poleg obstoječega ostane ignoriran, prepoznaven vzorec: ljudje sledijo poti z manj upora, in ta pot postane vidna šele, ko nekdo vpraša po njej.
Nato se postavi vprašanje, kdo jo še spremlja. Poskusna postavitev, ki je bila prepuščena vsakodnevnemu delu, praviloma nima več lastnika, ki bi ocenjeval rezultate, preden se uporabijo. Tu postane relevantno kaj človeški nadzor pomeni v praksi: ne kot abstraktno načelo, ampak kot konkretno vprašanje, kdo prebere izpis, preden ta doseže stranko, dosje ali odločitev.
Vodilni, ki ga o tem sprašujejo — nadzorni organ, revizor, nadzorni svet — ima dve možnosti: reči, da je pregled popoln, ali reči, da obstaja postopek, s katerim ga naredimo in ohranjamo popolnega. Druga možnost je poštenejša in dolgoročno močnejša, ker ima organizacija, ki aktivno vodi inventuro, nekaj dokazljivega, tudi kadar inventura še ni dokončana. Bistvo ni, da nikoli več ne bo nastala nepooblaščena poskusna postavitev. Bistvo je, da obstaja mehanizem, ki jih najde, preden to namesto vas stori incident.
Ko je enkrat razvidno, katera AI je nastala nenačrtovano, se pogosto pojavi drugo vprašanje: če je ta ekipa to že počela, brez da bi to kdo organiziral, kaj bi se zgodilo, če bi to res organizirali? To je drugačno vprašanje od upravljanja, in spada k delovni analizi FTE TO AI, ki za posamezno nalogo izračuna, kolikšen del dela je smiselno prepustiti AI. Kjer ta stran opisuje, kako pridobite nadzor nad tem, kar že poteka, ta analiza opisuje, kaj se, z enakim treznim pogledom na naloge in tveganja, lahko še zgradi.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.