Komanda vēlas strādāt ātrāk un iedarbina MI rīku, parasti, lai pārbaudītu kaut ko konkrētu: kopsavilkumu, pirmo konceptu, klasifikāciju. Nav apstiprināšanas procesa, jo tas ir "tikai izmēģinājums". Izmēģinājums darbojas vai darbojas pietiekami labi, un tas nezūdami iekļaujas ikdienas procesā, bez tā, ka nekad būtu pieņemts lēmums to saglabāt. Nekad nav bijis brīža, kad kāds apzināti izlēmis: to iekļaujam savā MI inventārā, tam ir īpašnieks, tas ietilpst tajā riska līmenī. Bija tikai sākuma brīdis, un tas brīdis ieraksta sevi darba metodē, ko vairs neviens nav pieskāries.
Izmēģinājuma izbeigšana pieprasa lēmumu. Turpināšana neprasa nekā. Kamēr neviens nepaziņo par incidentu vai kāda ārēja puse nepieprasa pierādījumu par kontroli, nav iemesla atgriezties pie kaut kā, kas jau sen ir vienkārši kļuvis par darbu. Cilvēkiem, kas lieto rīku, nav interesē to izcelt: tas darbojas, tas ietaupa laiku, un pieteikšana šķiet risks, ka to varētu atņemt. Tā pagaidu risinājums paliek strukturāls, ne tāpēc, ka neviens to nezina, bet tāpēc, ka neviens neuzdod jautājumu, kas novestu pie izslēgšanas.
Ir saprotams domāt, ka apstiprinātas programmatūras pārskats to padara redzamu. Tas pārskats parāda, kas ir iegādāts, nevis kas tiek lietots. Izmēģinājums bieži darbojas ārpus šā kanāla: bezmaksas konts, pārlūka spraudnis, atsevišķs abonements uz komandas kartes. Tas pats modelis parādās situācijā ar pārlūkprogrammas paplašinājumu ar pieeju jūsu e-pastam, ar nodaļu, kurai ir savs abonements ārpus centrālā iepirkuma, un ar uzņēmuma datiem, kas tiek ielīmēti bezmaksas tērzēšanas logā, bez tā, ka tam būtu līgums ar datu apstrādes noteikumiem. Neviena no šīm situācijām neparādās IT sarakstā, jo neviena no tām nekad nav pieteikta kā projekts.
Vienīgais veids, kā zināt, kas patiesībā darbojas, ir jautāt. Nevis kā pēcpārbaude, bet kā atvērums: ko jūs lietojat, kādam nolūkam un no kura laika. Kas uzdod šo jautājumu ar sankciju draudiem fonā, nesaņem atbildi vai saņem nepilnīgu atbildi. Darbiniekiem, kas lieto rīku, ko neviens nav apstiprinājis, godīgumā ir kaut kas zaudējams un nekā iegūstama. Tieši šī spriedze parādās gadījumā ar darbiniekiem, kas lieto rīku, ko neviens nav apstiprinājis: bez uzaicinājuma, kuram ir droši atbildēt, izmēģinājums paliek pagrīdē, un tas nepazūd, tas tikai kļūst kluss.
Inventārs bez sekām pieteicējam ir pirmais solis, nevis secinājums. Pēc redzamības padarīšanas seko klasifikācija: kas šis ir, kādu lomu tas spēlē procesā, un kāds riska līmenis tam pienākas. Kopsavilkuma rīks iekšējām piezīmēm prasa citu režīmu nekā rīks, kas piedalās lēmumu pieņemšanā par klienta pieņemšanu vai personāla novērtēšanu. Šai klasifikācijai jāsaskan ar riska struktūru, kas jau pastāv, nevis ar jaunu ietvaru tās blakus. Otrais, neformāls process, kas darbojas blakus esošajam procesam un tiek ignorēts, ir tieši tāpēc, ka otrais process blakus esošajam tiek ignorēts ir pazīstams modelis: cilvēki seko ceļam ar mazāku pretestību, un tas ceļš kļūst redzams tikai tad, kad kāds par to jautā.
Pēc tam rodas jautājums, kas vēl uz to skatās. Izmēģinājumam, kas atlaists ikdienas darbā, parasti vairs nav īpašnieka, kas novērtētu rezultātus, pirms tie tiek lietoti. Tur ir vieta, kur kas praksē nozīmē cilvēka uzraudzība kļūst nozīmīga: nevis kā abstrakts princips, bet kā konkrēts jautājums, kas izlasa izvadi, pirms tā skar klientu, lietu vai lēmumu.
Vadītājam, kuram par to tiek uzdoti jautājumi — no uzraudzības iestādes, revidenta, padomes puses — ir divas iespējas: sacīt, ka pārskats ir pilnīgs, vai sacīt, ka pastāv process, lai to padarītu un uzturētu pilnīgu. Otrā iespēja ir godīgāka un ilgtermiņā stiprāka, jo organizācija, kas aktīvi veic inventarizāciju, ir kaut kas pierādāms, arī tad, ja inventārs vēl nav pabeigts. Jautājums nav tas, ka nekad vairs nerodas neatļauts izmēģinājums. Jautājums ir tas, ka pastāv mehānisms, kas tos atrod, pirms incidents tos atrod jūsu vietā.
Kad reiz ir redzams, kāda MI ir radusies neplānoti, bieži rodas cits jautājums: ja šī komanda to jau darīja, bez tā, ka kāds to organizēja, kas notiktu, ja mēs to organizētu? Tas ir citāds jautājums nekā pārvaldība, un tas iekļaujas FTE TO AI darba skenēšanā, kas katrai uzdevumu daļai aprēķina, kādu darba daļu MI var pamatoti pārņemt. Kur šī lapa apraksta, kā jūs iegūstat kontroli par to, kas jau darbojas, tā skenēšana apraksta, ar to pašu skaidro skatu uz uzdevumiem un riskiem, ko vēl var uzbūvēt.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.