Kennisbank

Brskalniška razširitev z dostopom do vaše pošte nikogar ne prosi za dovoljenje

Kako razširitev pride do vaše pošte

Zaposleni želi, da se sestanek povzame, e-pošta sestavi ali koledar upravlja. Za to obstaja razširitev, brezplačna za namestitev v brskalniku, z nekaj kliki dostop do poštnega predala. Razširitev ne vpraša IT-ja, ali je to dovoljeno. Vpraša zaposlenega, ali želi dati dostop, in večina ljudi klikne na strinjam se, ne da bi prebrala pravice. S tem ima zunanji kos programske opreme bralni dostop do korespondence, prilog in kontaktnih podatkov, izven vsakega pregleda organizacije.

To ni izjema. To je običajen način, kako AI vstopi v organizacijo: ne prek projekta z naročnikom in proračunom, temveč prek individualne odločitve, da se neko opravilo olajša. Razširitev ni na seznamu IT-ja, ker je IT ni namestil. Ni v registru tveganj, ker je nihče ni prijavil. Deluje, in to je za uporabnika dovolj razlog, da nadaljuje s klikanjem.

Zakaj seznam IT-ja ne drži

Pregled odobrene programske opreme pove nekaj o tem, kaj je bilo zahtevano in dovoljeno. Ne pove nič o tem, kaj se dejansko uporablja. Med tema dvema stvarema je razlika, ki postaja večja, kolikor lažje je AI-orodja namestiti in kolikor manj vidno delujejo. Razširitev v brskalniku ne pušča sledi v omrežju, kot bi jo pustila nova aplikacija. Poteka znotraj seje, ki sicer izgleda povsem običajno.

Rezultat tega ni en sam podatkovni incident, temveč razpršen vzorec: tu razširitev z dostopom do pošte, tam brezplačno klepetalno okno, v katero se lepijo poslovni podatki, drugje oddelek, ki je na lastno pobudo sklenil naročnino. Posamezne odločitve, sprejete brez slabega namena, ki skupaj tvorijo senčno plast uporabe AI, ki je organizacija ne more pregledati, ker po njej ni povprašala.

Zakaj to ne izgine s prepovedjo

Prepoved razširitev z dostopom do pošte zveni kot rešitev, vendar je prepoved, ki je nihče ne nadzoruje, zgolj pravilo na papirju. Zaposleni, ki je razširitev uporabljal, jo je uporabljal, ker je delo hitreje teklo. Ta problem po prepovedi še vedno obstaja. Morda razširitev odstrani, ali pa jo pusti in o njej ne pove ničesar več. Oba izida sta slabša od tistega, kar ste imeli pred prepovedjo: prej ste vsaj vedeli, da razširitev obstaja, zdaj tega ne veste več, ali pa razlog, zakaj je obstajala, ostaja nerešen.

Edini način, da izveste, kaj dejansko poteka, je, da vprašate. Ne kot nadzor, temveč kot popis stanja. Kdor se boji obračuna, ne odgovori pošteno, ali pa ne odgovori sploh. Zato je vprašanje, kako vprašate, prav tako pomembno kot vprašanje samo. Ta vzorec, in način, kako se organizacija z njim lahko spoprime brez lova na čarovnice, je opisan na strani o tem, kaj storite z zaposlenimi, ki uporabljajo orodje, ki ga nihče ni odobril.

Kaj se v vmesnem času dogaja z nadzorom

Dokler razširitev z dostopom do pošte ostaja izven vidnega polja, tudi ni nadzora nad tem, kaj počne s podatki, ki jih obdeluje. Ne ker si tega nihče ne bi želel urediti, temveč ker nadzor lahko obstaja le nad nečim, kar je znano. Za orodja, ki so znana, je vprašanje, kaj nadzor v praksi pomeni, že samo po sebi zapleteno: kdo spremlja, kako pogosto, in kaj se zgodi ob odstopanju. To vprašanje je obravnavano na strani o tem, kaj človeški nadzor v praksi pomeni. Za razširitev, ki je nihče ni prijavil, je odgovor na to vprašanje: še nič, ker prvi korak, spoznanje, da obstaja, še ni bil narejen.

Enak vzorec nečesa, kar nastane mimo obstoječe strukture, namesto da bi bilo vanjo vključeno, se v večjem obsegu pojavi, kadar dobavitelj vgradi AI v svoj izdelek, ne da bi se to odrazilo v pogodbi ali oceni tveganja; kako se to pojavi in zakaj gre mimo obstoječih dogovorov, je opisano pri tem, kaj storite z dobaviteljem, ki je AI vgradil v svoj izdelek. In če je bil vzpostavljen proces za prijavo take uporabe, ta proces pa se ignorira, ker stoji ob obstoječem delu namesto v njem, gre za prepoznaven vzorec, ki je razdelan na strani o tem, zakaj se drugi proces ob obstoječem ignorira.

Od popisa stanja do razumevanja, kaj AI prevzema

Popis razširitev, naročnin in orodij, ki jih nihče ni odobril, pokaže, kje AI že sodeluje pri delu. Ta informacija sama po sebi sproži naslednje vprašanje: če je nekdo že zaupal del svojih opravil AI, kateri del tega dela je to natančno, in kako se to odraža glede na to, kaj je mogoče ali zaželeno za preostanek organizacije? Delovni skener podjetja FTE TO AI za vsako opravilo izračuna, kolikšen delež dela je mogoče prepustiti AI, in s tem ponudi številčno izhodišče poleg slike upravljanja, ki jo prinese popis stanja.