Veliko pobud za upravljanje se začne z novim procesom: obrazcem, korakom odobritve, odborom, ki mora presoditi uporabo AI, preden se ta začne. Predpostavka je, da bodo zaposleni ta proces upoštevali, ker obstaja. V praksi se to redko zgodi. Kdor lahko nalogo hitreje opravi z orodjem, ki ga je sam našel, ne bo prosil za dovoljenje odbora, katerega dnevnega reda ne pozna in čigar trajanja postopka ne more oceniti. Orodje uporabi in o tem molči.
To ni nepripravljenost. Gre za razumen odziv na proces, ki stoji poleg dela namesto v njem. Drugi proces zahteva čas, prinaša negotovost glede izida in ne ponuja vidne prednosti za tistega, ki ga upošteva. Verjetnost, da bo prezrt, je zato večja od verjetnosti, da se bo upošteval.
Posledica ni, da se AI ne uporablja. Posledica je, da se AI uporablja zunaj vidnega polja tistega, ki je odgovoren. Seznam IT z odobrenimi orodji tako ostane opis tega, kar je bilo nekoč zaprošeno, ne pa tega, kar se dejansko uporablja. Med tema dvema seznamoma lahko obstaja precejšnja razlika, in nihče, ki gleda le odobreni seznam, te razlike ne more opaziti.
To se neposredno navezuje na vprašanje kdo je odgovoren, če aplikacija AI naredi napako. Vodja, ki želi lahko določiti odgovornost, mora vedeti, kateri sistem je vplival na odločitev. Če ta sistem ni bil nikoli registriran, ker je bil postopek registracije preskočen, ta osnova manjka ravno takrat, ko je potrebna.
Metoda, ki jo uporabljamo, se ne začne s postopkom odobritve, temveč z inventarizacijo, ki sprašuje, namesto da nadzoruje. Razlika je majhna po obliki, a velika po učinku. Zaposleni, ki ga vprašajo, kaj uporablja in za kaj, ne da bi to imelo posledice zanj, nima razloga, da bi odgovor prikril. Zaposleni, ki ve, da lahko iskren odgovor privede do prepovedi ali popravka, ima vse razloge, da odgovor prilagodi.
To je občutljiva točka v metodi in raje jo izpostavimo, kot da bi jo prezrli. Inventarizacija brez obračunavanja prinese pravičnejšo slika kot revizija s posledicami, vendar ne zagotavlja, da bo prijavljena vsaka uporaba. Kdor uporablja orodje, za katero sumi, da je problematično, lahko še vedno molči, tudi brez neposredne grožnje. Inventarizacija znižuje prag za prijavo; ne odpravi ga v celoti. Kar metoda dejansko ponuja, je večja verjetnost celovite slike kot proces, ki že vnaprej namiguje na kazen.
Drugi proces se prezre. Dopolnitev obstoječega procesa ima večjo verjetnost, da obstane. Zato uporabo AI razvrščamo po vlogi in stopnji tveganja znotraj strukture tveganj, ki jo organizacija že uporablja, namesto da poleg nje postavimo novo strukturo. Kar je razvrščeno kot visoko tveganje, se znajde na istem mestu kot druga visoka tveganja znotraj obstoječega registra tveganj. To pomeni tudi, da vprašanje kako pogosto je treba ponovno razvrstiti ne zahteva novega koledarja, temveč se navezuje na obstoječi cikel presoje tveganj.
Ta navezava ne reši vsega. Register AI, ki je bil pripravljen enkratno, zastara takoj, ko nekdo začne uporabljati novo orodje, ne da bi to prijavil. Zato je vprašanje kako register AI ostane aktualen prav tako pomembno kot prva inventarizacija. Register, ki ni vzdrževan, po določenem času znova postane le opis preteklosti.
Nadzor nad uporabo AI se pogosto predstavlja kot tehnično vprašanje: sistem, ki spremlja, nadzorna plošča, ki poroča. A nadzor, ki deluje, se začne pri ljudeh, ki razumejo, zakaj ima prijavljanje smisel, in ki vedo, kaj se zgodi z njihovim odgovorom. To je vprašanje vedenja, ne le tehnike, in se navezuje na to, kaj človeški nadzor v praksi pomeni na delovnem mestu, ter na to, kaj pismenost o AI za zaposlene konkretno pomeni. Brez tega razumevanja vsak proces, ne glede na to, kako dobro je zasnovan, ostane obrazec, ki ga ljudje izpolnijo, ker morajo, ne ker to prinaša kaj koristnega.
Ta pristop ne prinaša popolne gotovosti, da bodo odkrite vse aplikacije AI. Znižuje prag za prijavo in se navezuje na obstoječe strukture, vendar mora organizacija, ki inventarizira prvič, upoštevati, da bo del uporabe ostal neviden, čeprav je ta del po skrbni inventarizaciji običajno manjši kot pred njo.
Inventarizacija uporabe AI pokaže, kaj poteka in kdo to uporablja, vendar še ne pove, koliko od tega osnovnega dela lahko dejansko prevzame AI. To vprašanje gre korak dlje in nanj odgovori delovna analiza FTE TO AI, ki za vsako nalogo izračuna, kolikšen delež dela je mogoče prevzeti. Kdor enkrat ve, katera orodja se v organizaciji uporabljajo, lahko s to analizo razišče, kaj ta uporaba pomeni za ureditev samega dela.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.