Οι οργανισμοί συχνά θεωρούν ότι ο ρόλος τους είναι σταθερός: εμείς είμαστε χρήστης, ο προμηθευτής είναι πάροχος, τέλος. Αυτή η υπόθεση συχνά δεν είναι σωστή, ή είναι σωστή σήμερα αλλά όχι αύριο. Ο ρόλος που έχει ένας οργανισμός σε σχέση με ένα σύστημα ΤΝ δεν είναι σταθερό χαρακτηριστικό του οργανισμού. Είναι αποτέλεσμα αυτού που συμβαίνει με το σύστημα: ποιος το φτιάχνει, ποιος το προσαρμόζει, ποιος το διαθέτει στην αγορά και υπό ποια επωνυμία. Αν αλλάξει ένας από αυτούς τους παράγοντες, ενδέχεται να αλλάξει και ο ρόλος, και μαζί του οι υποχρεώσεις που τον συνοδεύουν.
Αυτό κάνει την κατηγοριοποίηση κάτι διαφορετικό από μια στιγμιαία εικόνα. Ένας ρόλος που κατά την απόκτηση είχε καθοριστεί ορθά, μπορεί έναν χρόνο μετά να είναι λανθασμένος, χωρίς να έχει ληφθεί εσωτερικά καμία συνειδητή απόφαση.
Η κατηγοριοποίηση εξαρτάται από περιορισμένο αριθμό παραγόντων, αλλά αυτοί οι παράγοντες δεν βρίσκονται όλοι στο πλευρό του μέρους που χρησιμοποιεί το σύστημα. Σχετικό είναι, μεταξύ άλλων, αν ένα σύστημα αναπτύχθηκε εσωτερικά ή αγοράστηκε, αν το αγορασμένο σύστημα χρησιμοποιείται αμετάβλητο ή προσαρμόζεται, και αν η προσαρμογή επηρεάζει το προφίλ κινδύνου του συστήματος. Σχετικό είναι επίσης υπό ποια επωνυμία παρουσιάζεται ένα σύστημα προς τα έξω: ένα σύστημα που μεταπωλείται ή αναπτύσσεται περαιτέρω υπό ίδιο σήμα μπορεί να συνεπάγεται διαφορετικό ρόλο από τη λειτουργία ενός εξωτερικού προϊόντος χωρίς τροποποιήσεις. Για το ακριβές όριο μεταξύ αυτών των δύο θέσεων είναι σχετική η σελίδα σχετικά με τι αλλάζει όταν ένας οργανισμός προσαρμόζει ο ίδιος ένα αγορασμένο μοντέλο, και για το βασικό ερώτημα ποιος από τους δύο κύριους ρόλους εφαρμόζεται, υπάρχει η σελίδα που εξηγεί από τι εξαρτάται ακριβώς η επιλογή μεταξύ πάροχου και χρήστη.
Η κατηγοριοποίηση δεν είναι λοιπόν κάτι που ένας οργανισμός καθορίζει μία φορά και μετά αρχειοθετεί. Είναι μια ταξινόμηση που πρέπει να επαναξιολογείται μόλις αλλάξουν τα υποκείμενα γεγονότα.
Αν αλλάξει ο ρόλος, αλλάζει και αυτό που αναμένεται από έναν οργανισμό. Ένα μέρος που είναι αποκλειστικά χρήστης έχει διαφορετικές υποχρεώσεις από ένα μέρος που είναι (συν)υπεύθυνο για τη δημιουργία ενός συστήματος. Αυτό δεν επηρεάζει μόνο τη γραφειοκρατία. Επηρεάζει επίσης πού στον οργανισμό θα πρέπει να βρίσκεται η ευθύνη για ένα σύστημα, ποιος αναφέρει σχετικά, και ποιο επίπεδο εποπτείας είναι κατάλληλο.
Αυτή η μετατόπιση επηρεάζει το ερώτημα πόσο βαριά πρέπει να ζυγίζεται ένα σύστημα εσωτερικά. Μια αλλαγή ρόλου μπορεί να οδηγήσει στο ότι ένα σύστημα που προηγουμένως θεωρούνταν διαχειρίσιμο, πρέπει να επαναξιολογηθεί ως προς το επίπεδο κινδύνου — ένα ζήτημα που εξετάζεται ξεχωριστά στη σελίδα σχετικά με τι σημαίνει ένα υψηλό επίπεδο κινδύνου για τον οργανισμό που χρησιμοποιεί ή παρέχει το σύστημα. Αντίστροφα, μια αλλαγή ρόλου μπορεί επίσης να οδηγήσει στο ότι ένα σύστημα πέφτει εκτός του πεδίου εφαρμογής ορισμένων υποχρεώσεων, ή μόλις εντάσσεται σε αυτό. Ποιοι τύποι εφαρμογών ΤΝ πέφτουν ακριβώς εκτός πεδίου εφαρμογής και ποιοι όχι, εξηγείται στη σελίδα σχετικά με ποιοι τύποι εφαρμογών ΤΝ πέφτουν εκτός του πεδίου εφαρμογής των υποχρεώσεων.
Οι παράγοντες που προκαλούν μια αλλαγή ρόλου εκτυλίσσονται συνήθως σε επίπεδο όπου η διοίκηση, το νομικό τμήμα ή η διαχείριση κινδύνου δεν έχουν αυτόματη εικόνα. Μια ομάδα που κάνει fine-tuning σε ένα αγορασμένο μοντέλο με δικά της δεδομένα. Ένα τμήμα που προωθεί ένα εξωτερικό προϊόν chatbot σε πελάτες υπό δική του επωνυμία προϊόντος. Μια ενσωμάτωση που συνδυάζει ένα μοντέλο προμηθευτή με δικούς κανόνες και εν συνεχεία προσφέρει αυτόν τον συνδυασμό εξωτερικά. Κανένα από αυτά τα βήματα δεν περνά αυτόματα από κεντρικό μητρώο, και η λίστα ΙΤ εγκεκριμένων εργαλείων συνήθως δεν καταγράφει αυτόν τον τύπο αλλαγής, επειδή η αλλαγή δεν αναγνωρίζεται ως «νέα αγορά» αλλά ως προσαρμογή κάτι που ήδη είχε εγκριθεί.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι αλλαγές ρόλου συχνά γίνονται ορατές μόνο όταν κάτι πάει στραβά, ή όταν ζητείται εξωτερικά λογοδοσία. Το ερώτημα «ποιος είναι ο ρόλος μας σε αυτό το σύστημα» απαντάται τότε αναδρομικά, σε μια στιγμή που το περιθώριο προσαρμογής είναι μικρότερο από όταν το ερώτημα είχε τεθεί νωρίτερα.
Επειδή η κατηγοριοποίηση μπορεί να μετατοπίζεται, η διάκριση μεταξύ αυτού που χρειάζεται προσοχή αυτή τη στιγμή και αυτού που πρέπει να επαναξιολογηθεί σε βάθος χρόνου, είναι σχετική για τον προγραμματισμό του έργου διακυβέρνησης. Δεν απαιτεί άμεση δράση όλα όσα συνεπάγεται μια αλλαγή ρόλου· ένα μέρος μπορεί να προγραμματιστεί. Ποιο μέρος είναι αυτό, και ποιο δεν μπορεί να περιμένει, εξετάζεται στη σελίδα σχετικά με τι πρέπει να αναληφθεί τώρα και τι μπορεί να προγραμματιστεί για αργότερα. Για μια σύντομη περίληψη του ίδιου του ζητήματος κατηγοριοποίησης, συμπεριλαμβανομένων των σημαντικότερων σημείων καμπής, υπάρχει η σελίδα που εξετάζει διεξοδικότερα τις ακριβείς συνθήκες υπό τις οποίες αλλάζει ένας ρόλος.
Το ερώτημα ποιον ρόλο έχει ένας οργανισμός σε σχέση με ένα σύστημα ΤΝ βρίσκεται κοντά σε ένα άλλο ερώτημα που σπάνια λαμβάνει την ίδια προσοχή: ποιο μέρος της πραγματικής εργασίας στον οργανισμό γίνεται ήδη από ΤΝ, προγραμματίζεται να γίνει, ή αναλαμβάνεται ήδη χωρίς κάποιος να το έχει καταγράψει. Ενώ το ερώτημα του ρόλου αφορά την ευθύνη σε σχέση με ένα σύστημα, η σάρωση εργασίας (werkscan) της FTE TO AI αφορά την κατανομή των καθηκόντων αυτή καθαυτή: για κάθε καθήκον υπολογίζεται ποιο μέρος μπορεί να αναληφθεί από ΤΝ, ανεξάρτητα από τον ρόλο που επισήμως κατέχει ο οργανισμός σε αυτό. Αυτά τα δύο ερωτήματα αγγίζονται μεταξύ τους, καθώς μια μετατόπιση στην κατανομή καθηκόντων αποτελεί συχνά την αφορμή για μια μετατόπιση ρόλου.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.