IT-osakond peab arvet selle üle, mis on soetatud, installitud või autoriseeritud. See on kasulik teave, kuid see vastab teisele küsimusele kui see, mida juhatuse liige, CIO või General Counsel tegelikult küsib. IT-nimekiri näitab, mis on heaks kiidetud. Küsimus, mis loeb, on see, mida kasutatakse.
Nende kahe vahele jääb ruum. Töötaja, kes kasutab brauseris tasuta AI-tööriista, ei ole kuskil registreeritud. Meeskond, kes pöördub keelemudeli poole brauserilaienduse kaudu, ei ilmu litsentsiülevaatesse. Osakond, kes on chatboti integreerinud tabelarvutuse makrosse, ei kajastu varade registris. Mitte ükski neist ei ole definitsiooni järgi reeglite vastane. See on lihtsalt nähtamatu nimekirjale, millele juhatus ja järelevalve toetuvad.
Lõhe nimekirja ja tegelikkuse vahel ei tekki sellepärast, et kellegi on hooletu. See tekib sellepärast, et AI-rakendused on muutunud kergesti kättesaadavaks, sageli ilma soetamisprotsessita, ilma arveta, ilma IT osaluseta. Töötaja, kes soovib ülesande kiiremini teha, otsib lahenduse ja leiab selle sageli mõne minuti jooksul, väljaspool kõiki ametlikke kanaleid. Selline käitumine on prognoositav ja see toob kaasa tõelise probleemi: keegi, kellel on ülevaade organisatsioonist, ei tea siis enam, milline AI tegelikult millise andmega töötab.
IT-nimekiri ei ole väärtusetu. See on inventuuri alguspunkt, mitte lõpp-punkt. Mida ostu- ja litsentsiandmed reedavad näitab, et arved ja lepingud paljastavad sageli rohkem kui varade register ise: prooviliitumine, mis on jäänud kehtima, litsents, mille on sõlminud osakond ilma IT-ga konsulteerimata, API-ühendus, mille eest esitatakse arve iga kuu, ilma et selle taga oleks formaalset heakskiitu. Lisaks on olemas IT-signaalid, mis on kasutatavad varjatud AI avastamiseks: võrguliiklus tuntud AI-domeenidesse, uued brauserilaiendused, ebatavalised tipptasemed andmeliikluses välistesse teenustesse. Mitte ükski neist allikatest ei ole iseenesest täielik. Koos annavad need pildi, mida ametlik nimekiri ei pakugi.
Tehnilised signaalid näitavad, et midagi kasutatakse, kuid harva näitavad, miks või mille jaoks täpselt. Selle konteksti saate te ainult neilt, kes seda kasutavad, küsides. See toimib ainult siis, kui küsimust ei esitata avastamise vormis. Kes kardab sanktsiooni, ei annagi ausat vastust, või ei vasta üldse. Kuidas te seda töötajatelt küsite, tekitamata karistushirmu kirjeldab, kuidas seda küsimust saab esitada nii, et inimesed räägivad, mida nad tegelikult kasutavad ja miks, ilma et neil oleks tunne, et nad reedavad ennast.
Inventuur on rohkem kui rakenduste nimekiri. Iga rakenduse kohta dokumenteerite te: kes seda kasutab, mille jaoks, milliste andmetega, ja kas tulemus mängib rolli otsuses, mis mõjutab kedagi väljaspool organisatsiooni. See viimane küsimus määrab riskitaseme ja seega selle, milliseid juhtimisnõudeid (governance) kohaldatakse. Mida te peate iga rakenduse kohta dokumenteerima kirjeldab seda vormingut üksikasjalikult. Organisatsioonidele mitme osakonna, asukoha või tütarettevõttega lisandub sellele täiendav kiht: sama rakendus võib ühes osakonnas olla väikese mõjuga ja teises mõjutada kliente puudutavat otsust. Kuidas te ehitate üles AI-inventuuri organisatsioonis, kus on mitu üksust käsitleb seda mastaapi ja seda, miks IT-nimekiri jääb sealsel juhul tegelikkusest veelgi rohkem maha kui üksiku osakonna puhul.
Inventuur, mis on koostatud mitmest allikast — IT-nimekiri, ostuandmed, tehnilised signaalid ja vestlused töötajatega — annab juhatuse liikmele midagi, millega ta saab põhjendada, mis toimub, selle asemel et toetuda registrile, mille kohta ta teab, et see on puudulik. See ei ole garantii, et kõik on kaardistatud; nähtamatut kasutust ei saa kunagi täielikult välistada. Kuid see on tõendatavalt loodud alus, selge metoodikaga, mitte nimekiri, mis juhuslikult olemas on.
Inventuur näitab, millised AI-rakendused eksisteerivad ja kes neid kasutab. See ei näita, kui suure osa aluseks olevast tööst need rakendused tegelikult üle võtavad ja kui palju ruumi on veel ülesannete üleandmiseks. See on teine küsimus, teise vahendiga: FTE TO AI töövoo-skaneering arvutab iga ülesande kohta, kui suure osa tööst AI saab üle võtta, tuginedes sellele, mida see ülesanne tegelikult sisaldab, mitte ametinimetusele.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.