IT nodaļa uzskaita to, kas ir iegādāts, uzstādīts vai autorizēts. Tā ir noderīga informācija, taču tā atbild uz citu jautājumu nekā tas, ko patiesībā uzdod valdes loceklis, CIO vai General Counsel. IT sarakts rāda, kas ir apstiprināts. Jautājums, kas patiesībā ir svarīgs, ir tas, kas tiek lietots.
Starp šiem divām lietām ir plaisa. Darbinieks, kas pārlūkprogrammā lieto bezmaksas AI rīku, nekur nav reģistrēts. Komanda, kas izmanto valodas modeli caur pārlūkprogrammas paplašinājumu, neparādās licenču pārskatā. Nodaļa, kas ir iebūvējusi tērzēšanas robotu izklājlapas makro, netiek uzrādīta aktīvu reģistrā. Nekas no tā automātiski nav pret noteikumiem. Tas vienkārši nav redzams sarakstā, uz kuru paļaujas valde un uzraudzība.
Plaisa starp sarakstu un praksi nerodas tāpēc, ka kāds ir nolaidīgs. Tā rodas, jo AI rīki ir kļuvuši viegli pieejami, bieži bez iepirkuma procesa, bez rēķina, bez IT iesaistes. Darbinieks, kurš vēlas uzdevumu veikt ātrāk, meklē risinājumu un bieži to atrod dažu minūšu laikā, ārpus jebkāda formāla kanāla. Šī rīcība ir prognozējama, un tā radīta reāla problēma: neviens ar pārskatu par organizāciju vairs nezina, kāda AI faktiski strādā ar kādiem datiem.
IT sarakts nav bezvērtīgs. Tas ir inventarizācijas sākumpunkts, nevis beigu punkts. Ko atklāj iepirkuma un licenču dati parāda, ka rēķini un līgumi bieži atklāj vairāk nekā aktīvu reģistrs pats: izmēģinājuma abonements, kas nav pārtraukts, licence, ko noslēgusi nodaļa bez saskaņošanas ar IT, API savienojums, par kuru ik mēnesi tiek izrakstīts rēķins, bez formālas apstiprināšanas pamatā. Papildus tam ir IT signāli, kas ir noderīgi, lai atklātu ēnu AI: tīkla trafiks uz zināmiem AI domēniem, jauni pārlūkprogrammas paplašinājumi, neparasti datu trafika pieaugumi uz ārējiem pakalpojumiem. Neviens no šiem avotiem pats par sevi nav pilnīgs. Kopā tie sniedz priekšstatu, ko oficiālais sarakts nesniedz.
Tehniskie signāli parāda, ka kaut kas tiek lietots, taču reti — kāpēc vai konkrēti kam. Šo kontekstu var iegūt, tikai to prasot cilvēkiem, kas to lieto. Tas darbojas vien tad, ja jautājums netiek uzdots kā izmeklēšana. Kas baidās no sankcijām, negodīgi atbild vai nemaz neatbild. Kā to prasīt darbiniekiem, neradot sodu draudus aprakstīts, kā šo jautājumu var uzdot tā, lai cilvēki patiešām pastāstītu, ko viņi faktiski lieto un kāpēc, nejustot, ka nododami sevi.
Inventarizācija ir vairāk nekā rīku sarakts. Par katru rīku jāfiksē: kas to lieto, kādam uzdevumam, ar kādiem datiem, un vai rezultāts ietekmē lēmumu, kam ir sekas kādam ārpus organizācijas. Šis pēdējais jautājums nosaka riska līmeni un līdz ar to — kādas pārvaldības prasības ir spēkā. Kas jums jāfiksē par katru rīku sīkāk aprakstīts šis formāts. Organizācijām ar vairākām nodaļām, filiālēm vai meitasuzņēmumiem tam pievienojas papildu slānis: viens un tas pats rīks vienā nodaļā var radīt zemu ietekmi, bet citā — ietekmēt lēmumu par klientiem. Kā izveidot AI inventarizāciju organizācijā ar vairākām struktūrvienībām aplūkots šis apjoms un tas, kāpēc IT sarakts tur atpaliek no realitātes vēl vairāk nekā vienā nodaļā.
Inventarizācija, kas izveidota no vairākiem avotiem — IT sarakta, iepirkuma datiem, tehniskiem signāliem un sarunām ar darbiniekiem — dod valdes loceklim līdzekli, ar ko pamatot, kas notiek, tā vietā, lai paļautos uz reģistru, par kuru viņš zina, ka tas ir nepilnīgs. Tā nav garantija, ka viss ir pārskatāms; nemanāmu lietojumu nekad nevar pilnībā izslēgt. Tomēr tas ir pamats, kas ir pierādāmi izveidots, ar skaidru metodi, nevis sarakstu, kas vienkārši gadījās eksistēt.
Inventarizācija parāda, kādi AI rīki pastāv un kas tos lieto. Tā nerāda, cik daudz no pamatā esošā darba šie rīki faktiski pārņem un cik daudz vietas ir palicis, lai uzdevumus nododot tālāk. Tas ir cits jautājums, ar citu instrumentu: FTE TO AI darba skenēšana aprēķina katram uzdevumam, kādu daļu no darba var pārņemt AI, pamatojoties uz to, ko šis uzdevums faktiski ietver, nevis uz amata nosaukumu.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.