Id-dipartiment tal-IT iżomm rekord ta' dak li nxtara, ġie installat jew awtorizzat. Din hija informazzjoni utli, iżda twieġeb mistoqsija differenti minn dik li membru tal-bord, CIO jew General Counsel fil-fatt jistaqsi. Il-lista tal-IT turi x'inhu approvat. Il-mistoqsija li tgħodd hija x'qed jintuża.
Bejn dawn iż-żewġ affarijiet hemm spazju. Impjegat li juża għodda tal-AI b'xejn fil-browser mhux irreġistrat imkien. Tim li jikkonsulta mudell lingwistiku permezz ta' estensjoni tal-browser, ma jidhirx f'ħarsa ġenerali tal-liċenzji. Dipartiment li integra chatbot f'macro ta' spreadsheet, ma jidhirx f'reġistru tal-assi. Xejn minn dan mhux bilfors kontra r-regoli. Sempliċement mhux viżibbli għal-lista li fuqha jistrieħu l-bord u s-superviżjoni.
Id-differenza bejn il-lista u l-prattika ma tinħolqx għax xi ħadd huwa negliġenti. Tinħoloq għax l-applikazzjonijiet tal-AI saru faċilment aċċessibbli, ħafna drabi mingħajr proċess ta' xiri, mingħajr fattura, mingħajr involviment tal-IT. Impjegat li jrid iwettaq xogħol iktar malajr, ifittex soluzzjoni u ħafna drabi jsibha fi ftit minuti, barra minn kwalunkwe kanal formali. Dan l-imġiba huwa previdibbli u jwassal għal problema reali: ħadd b'ħarsa ġenerali fuq l-organizzazzjoni ma jibqa' jaf liema AI attwalment qed taħdem b'liema data.
Il-lista tal-IT mhix bla valur. Hija l-punt tat-tluq ta' inventarju, mhux il-punt finali. X'juru d-data tax-xiri u tal-liċenzjar turi li fatturi u kuntratti ħafna drabi jiżvelaw aktar minn ir-reġistru tal-assi nnifsu: abbonament ta' prova li baqa' għaddej, liċenzja li ġiet konkluża minn dipartiment mingħajr konsultazzjoni mal-IT, konnessjoni API iffatturata kull xahar mingħajr ebda approvazzjoni formali warajha. Barra minn hekk, hemm sinjali tal-IT li jistgħu jintużaw biex tinstab AI moħbija: traffiku tan-netwerk lejn domejnijiet magħrufa tal-AI, estensjonijiet ġodda tal-browser, qbiżiet mhux tas-soltu fit-traffiku tad-data lejn servizzi esterni. Ebda waħda minn dawn is-sorsi mhi kompluta fiha nfisha. Flimkien, jagħtu stampa li l-lista uffiċjali ma tagħtix.
Is-sinjali tekniċi juru li xi ħaġa qed tintuża, iżda rari juru għaliex jew għal xiex eżattament. Dak il-kuntest tiksbuh biss billi titolbuh lin-nies li jużawha. Dan jaħdem biss jekk il-mistoqsija ma ssirx bħal investigazzjoni. Min jibża' minn sanzjoni, ma jagħti ebda tweġiba onesta, jew ma jagħti ebda tweġiba. Kif titolbuha lill-impjegati mingħajr konsegwenzi jiddeskrivi kif din il-mistoqsija tista' tiġi mfassla b'mod li n-nies jgħidu x'inhuma effettivament jużaw, u għaliex, mingħajr ma jħossu li qed jitraduhu lilhom infushom.
Inventarju huwa iktar minn lista ta' applikazzjonijiet. Għal kull applikazzjoni ddokumentaw: min jużaha, għal liema kompitu, b'liema data, u jekk ir-riżultat jaqdix rwol f'deċiżjoni li għandha konsegwenzi għal xi ħadd barra l-organizzazzjoni. Din l-aħħar mistoqsija tiddetermina l-livell tar-riskju u b'hekk liema rekwiżiti ta' governanza japplikaw. X'għandkom iddokumentaw għal kull applikazzjoni jiddeskrivi dak il-format fid-detall. Għal organizzazzjonijiet b'diversi dipartimenti, fergħat jew sussidjarji, tiżdied saff ieħor: l-istess applikazzjoni tista' jkollha impatt baxx f'dipartiment wieħed u tolqot deċiżjoni dwar klijenti f'ieħor. Kif tibnu inventarju tal-AI f'organizzazzjoni b'diversi taqsimiet jittratta dak l-iskala, u għaliex il-lista tal-IT hemm tibqa' lura minn ir-realtà saħansitra iktar milli f'dipartiment wieħed.
Inventarju mibni minn diversi sorsi — il-lista tal-IT, id-data tax-xiri, is-sinjali tekniċi u konverżazzjonijiet mal-impjegati — jagħti lil membru tal-bord xi ħaġa li biha jista' jagħti kont ta' x'qed jiġri, minflok li jistrieħ fuq reġistru li jaf li mhux komplet. Dan mhux garanzija li kollox huwa magħruf; użu invizibbli qatt ma jista' jiġi eskluż kompletament. Iżda huwa bażi li nbniet b'mod verifikabbli, b'metodu ċar, minflok lista li teżisti b'kumbinazzjoni.
Inventarju juri liema applikazzjonijiet tal-AI jeżistu u min jużahom. Ma jurix kemm mix-xogħol sottostanti dawk l-applikazzjonijiet attwalment iħaddnu, u kemm spazju għad fadal biex jiġu ttrasferiti kompiti. Din hija mistoqsija differenti, b'għodda differenti: il-werkscan ta' FTE TO AI tikkalkula għal kull kompitu liema parti tax-xogħol tista' tiġi ħadha mill-AI, ibbażata fuq x'jinkludi dak il-kompitu fil-fatt minflok fuq l-isem tal-pożizzjoni.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.