IT-osasto pitää kirjaa siitä, mitä on hankittu, asennettu tai valtuutettu. Se on hyödyllistä tietoa, mutta se vastaa eri kysymykseen kuin siihen, jonka hallituksen jäsen, CIO tai General Counsel todellisuudessa esittää. IT-listaus näyttää, mikä on hyväksytty. Kysymys, joka ratkaisee, on mitä käytetään.
Näiden kahden välissä on tilaa. Työntekijä, joka käyttää ilmaista AI-työkalua selaimessa, ei ole missään rekisteröitynä. Tiimi, joka käyttää kielimallia selainlaajennuksen kautta, ei näy lisenssiyleiskuvassa. Osasto, joka on rakentanut chatbotin laskentataulukon makroon, ei esiinny omaisuusrekisterissä. Mikään näistä ei ole automaattisesti säännösten vastaista. Se on vain näkymätöntä listalle, joon hallitus ja valvonta luottavat.
Kuilu listauksen ja käytännön välillä ei synny siitä, että joku on laiminlyönyt tehtävänsä. Se syntyy siitä, että AI-sovellukset ovat tulleet helposti saataville, usein ilman hankintaprosessia, ilman laskua, ilman IT:n osallistumista. Työntekijä, joka haluaa tehdä tehtävän nopeammin, etsii ratkaisun ja löytää sen usein muutamassa minuutissa, kaikkien virallisten kanavien ulkopuolella. Tämä käyttäytyminen on ennustettavaa, ja se aiheuttaa todellisen ongelman: kenelläkään, jolla on yleiskuva organisaatiosta, ei ole enää tietoa siitä, mikä AI todellisuudessa työskentelee millä tiedoilla.
IT-listaus ei ole arvoton. Se on inventaarion lähtöpiste, ei sen päätepiste. Mitä hankinta- ja lisenssitiedot paljastavat osoittaa, että laskut ja sopimukset paljastavat usein enemmän kuin omaisuusrekisteri itse: koeversio, joka on jäänyt jatkumaan, lisenssi, jonka osasto on ottanut käyttöön keskustelematta IT:n kanssa, API-liitäntä, joka laskutetaan kuukausittain ilman muodollista hyväksyntää sen taustalla. Lisäksi on IT-signaaleja, joita voidaan käyttää varjo-AI:n havaitsemiseen: verkkoliikenne tunnettuihin AI-verkkotunnuksiin, uudet selainlaajennukset, tavanomaisesta poikkeavat piikit tietoliikenteessä ulkoisiin palveluihin. Mikään näistä lähteistä ei ole yksinään täydellinen. Yhdessä ne antavat kuvan, jota virallinen listaus ei tarjoa.
Tekniset signaalit osoittavat, että jotakin käytetään, mutta harvoin miksi tai mihin tarkalleen. Tämän kontekstin saatte vain kysymällä siitä ihmisiltä, jotka sitä käyttävät. Se toimii vain, jos kysymystä ei esitetä tutkintana. Se, joka pelkää seuraamusta, ei anna rehellistä vastausta tai ei vastaa lainkaan. Miten kysytte sitä työntekijöiltä joutumatta tilille kuvaa, miten tämä kysymys voidaan esittää niin, että ihmiset kertovat, mitä he todellisuudessa käyttävät ja miksi, tuntematta pettävänsä itseään.
Inventaario on enemmän kuin luettelo sovelluksista. Kunkin sovelluksen kohdalla dokumentoitte: kuka sitä käyttää, mihin tehtävään, millä tiedoilla, ja vaikuttaako lopputulos päätökseen, jolla on seurauksia jollekulle organisaation ulkopuolella. Tämä viimeinen kysymys määrittää riskitason ja sen mukana sen, mitä hallintavaatimuksia sovelletaan. Mitä teidän on dokumentoitava sovelluskohtaisesti kuvaa tämän muodon yksityiskohtaisesti. Organisaatioille, joilla on useita osastoja, toimipaikkoja tai tytäryhtiöitä, tähän tulee lisäkerros: samalla sovelluksella voi olla yhdessä osastossa vähäinen vaikutus, ja toisessa se voi koskea asiakkaita koskevaa päätöstä. Miten rakennat AI-inventaarion organisaatiossa, jossa on useita yksiköitä käsittelee tätä mittakaavaa ja sitä, miksi IT-listaus jää siinä vieläkin kauemmas todellisuudesta kuin yksittäisessä osastossa.
Inventaario, joka on rakennettu useista lähteistä — IT-listauksesta, hankintatiedoista, teknisistä signaaleista ja keskusteluista työntekijöiden kanssa — antaa hallituksen jäsenelle jotain, jonka avulla hän voi selittää, mitä on käynnissä, sen sijaan että hän luottaisi rekisteriin, jonka hän tietää olevan puutteellinen. Se ei ole takuu siitä, että kaikki on näkyvissä; näkymätöntä käyttöä ei voida koskaan täysin sulkea pois. Se on kuitenkin perusta, joka on todistettavasti rakennettu selkeällä menetelmällä, sen sijaan että se olisi lista, joka sattuu olemaan olemassa.
Inventaario näyttää, mitä AI-sovelluksia on olemassa ja ketkä niitä käyttävät. Se ei näytä, kuinka suuren osan taustalla olevasta työstä nämä sovellukset todellisuudessa ottavat haltuunsa, ja kuinka paljon tilaa on jäljellä tehtävien siirtämiseen. Se on eri kysymys, jolla on eri työkalu: FTE TO AI:n työskenniskartoitus laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä AI:lle, sen perusteella, mitä tehtävä tosiasiallisesti sisältää, sen sijaan että perustaisi laskennan tehtävänimikkeeseen.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.