Mitme asukohaga organisatsioonil on harva üks ostuprotsess, üks IT-osakond ja üks töötamise viis. Iga asukoht on välja arendanud omad harjumused, valinud omad tarnijad ja võtnud kasutusele omad tööriistad, mis kohapeal mugavaks osutusid. Keskne IT-nimekiri registreerib seda, mis on litsentseeritud keskse ostuprotsessi kaudu. Mida asukoht on ise soetanud, krediitkaardiga või kohaliku lepinguga, ei ole seal enamasti kirjas.
See ei ole tingimata halva halduse tunnus. See on tagajärg sellest, kuidas mitme asukohaga organisatsioonid toimivad: keskne juhtimine ja kohalik autonoomia eksisteerivad kõrvuti, ja AI-tööriistad on piisavalt madala lävega, et jõuda kasutusse mööda keskset kanalit. Brauserilaiendus, tasuta konto, tööriist, mis kuulub meeskonna tellimuspaketti — mitte ükski neist ei liigu läbi osakonna, kes IT-nimekirja haldab.
Määr, mil määral IT-nimekiri praktikast erineb, sõltub mitmest tegurist, mis on asukohtade lõikes erinevad: kui rangelt kesksele ostupoliitikale tegelikult vastavust valvatakse, kui palju vabadust meeskondadel on oma tarkvara valimisel, ja kui kaua on asukoht organisatsiooni osa olnud. Hiljuti omandatud asukohal on tihti hoopis teistsugune tööriistade komplekt kui peakontoril, ja see komplekt ei kao ühinemise korral automaatselt.
Lisaks mängib rolli töö iseloom. Asukoht, kus on palju kliendikontakti, kasutab teistsuguseid abitööriistu kui asukoht, mis peamiselt tegeleb tootmise või logistikaga. Üldotstarbelised AI-assistendid ilmuvad kõikjale, kuid spetsialiseeritud tööriistad — teksti, andmeanalüüsi, planeerimise jaoks — erinevad tugevalt funktsiooni ja asukoha kaupa.
Inventuur, mis annab õigust sellele hajususele, ühendab mitu allikat, kuna ükski allikas eraldi ei ole täielik. Millised IT-signaalid on kasutatavad mitme asukohaga organisatsioonis näitab, millised tehnilised jäljed — võrguliiklus, ühekordse sisselogimise logid, seadmehaldus — annavad asukoha kaupa erinevat teavet ja mida seetõttu tuleb kontrollida eraldi, mitte keskselt eeldada.
Ostu- ja litsentsiandmed moodustavad teise allika, ja needki erinevad asukoha kaupa: mõni asukoht arveldab tarkvara kesksete lepingute kaudu, mõni teine kohalike kuluüksuste kaudu, mis kesksesse haldusesse kunagi ei jõua. Mida ostu- ja litsentsiandmed organisatsiooni kohta reedavad kirjeldab, kuidas need andmed, vaatamata puudulikkusele, ikkagi struktuuri annavad.
Kolmas allikas on töötaja ise, ja see allikas on mitme asukohaga organisatsioonides eriti tähtis, kuna kohalikke harjumusi saab tihti tuvastada vaid küsides. See toimib ainult siis, kui küsimuses ei peitu karistuse ohtu — inimesed, kes kardavad tagajärgi, ei nimeta tööriista, mida nad kiiremaks töötamiseks kasutavad. Kuidas seda töötajatelt küsida karistushirmuta organisatsioonis käsitleb, kuidas see küsimus esitada, et saada aus vastus.
Responsible AI Scan dokumenteerib igast leitud rakendusest piiratud andmehulga: mis tööriista või teenusega on tegu, millises asukohas või osakonnas seda kasutatakse, kes rakendust haldab või soetas, ja millist rolli organisatsioon selle juures täidab. See viimane küsimus ei ole tähtsusetu: sama organisatsioon võib ühe rakenduse puhul olla kasutaja ja teise, ise arendatud või tugevalt kohandatud rakenduse puhul jõuda pakkuja rolli. Olete pakkuja või kasutaja selgitab, miks see roll määratakse rakenduse kaupa eraldi ja miks see võib asukoha kaupa erineda.
Mida ei dokumenteerita, on hinnang asukohale või töötajale, kes tööriista kasutab. Inventuuri eesmärk on täielik pilt, mitte nimekiri kõrvalekaldeid, mida kellelegi süüks pannakse. Selle eraldamiseta ei tekigi täielikku pilti, kuna keegi ei tee koostööd inventuuriga, mida saaks tema vastu kasutada.
Inventuur mitme asukohaga organisatsioonis ei ole kunagi lõplik. Asukohad muutuvad, tööriistu asendatakse, ja roll, mis täna on "kasutaja", võib homme muutuda "pakkujaks", kui tööriista sisemiselt kohandatakse või edasi arendatakse. Millal teie roll muutub kirjeldab, millised muutused annavad aluse klassifikatsiooni uuesti üle vaadata. Kuidas te AI-inventuuri koostate kirjeldab ülesehitust tervikuna: esimesest asukohapõhisest kaardistamisest struktuurini, mis kasvab koos organisatsiooniga, mitte ei alusta iga aasta uuesti.
Niipea kui on selge, millised AI-rakendused asukoha kaupa tegelikult kasutuses on, tekib järgmine küsimus, mis läheb juhtimisest kaugemale: mida need tööriistad tähendavad ülesannete jaoks, mida inimesed igapäevaselt täidavad? FTE TO AI töö-skanner arvutab ülesande kaupa välja, milline osa töö sobib AI poolt üle võtmiseks, ning pakub sellega inventuuri kõrvale täiendava pildi: mitte üksnes selle, mis töötab, vaid ka selle, mida see tähendab töö korralduse jaoks tervikuna.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.