Työntekijä liittää tekstinpätkän ilmaiseen chat-ikkunaan, koska se toimii nopeammin kuin sisäinen järjestelmä. Tiimi ottaa käyttöön tilauksen AI-työkaluun, koska virallisen ratkaisun hakeminen veisi viikkoja. Toimittaja lisää AI-toiminnallisuuden ohjelmistoon, joka on ollut käytössä jo vuosia, ilman että siitä on käyty minkäänlaista keskustelua. Kukaan näistä ihmisistä ei yritä salata mitään. He yrittävät tehdä työnsä.
Siinä on varjo-AI:n ydin: se ei synny haluttomuudesta, vaan kuilusta sen välillä, mitä ihmiset tarvitsevat ja mitä virallinen prosessi tarjoaa. Niin kauan kuin tuo kuilu on olemassa, varjo-AI:ta syntyy jatkuvasti, riippumatta siitä, kuinka paljon toimintaperiaatteita kirjoitetaan.
Useimmilla organisaatioilla on luettelo hyväksytyistä ohjelmistoista. Tuo luettelo on lähtökohta, ei todellisuuden kuvaus. Se, mitä ihmiset tosiasiassa käyttävät, on lähes aina siitä edellä: kysymys siitä, miten estätte yritysdatan päätymisen ilmaiseen chat-ikkunaan havainnollistaa, kuinka helposti työkalu voi jäädä kaiken valvonnan ulkopuolelle. Sama pätee osastoon, joka ottaa omalla aloitteellaan tilauksen käyttöön, koska tavanomainen reitti tuntuu liian hitaalta, tai selainlaajennukseen, joka saa pääsyn sähköpostiin ilman että sille on olemassa erillistä hyväksyntää. Mikään näistä tilanteista ei ole IT-listalla. Ne ovat silti olemassa.
On taipumus käsitellä varjo-AI:ta valvontaongelmana: kieltäminen, estäminen, seuraamukset. Se toimii päinvastoin. Se, joka tietää, että rehellinen vastaus johtaa ongelmiin, ei enää anna rehellistä vastausta. Työkalu ei katoa, vaan muuttuu näkymättömämmäksi. Juuri päinvastoin kuin organisaatio tarvitsee.
Toinen syy siihen, ettei asia ratkea itsestään: olemassa oleva hallintomalli on usein rakennettu ohjelmistoille, jotka ostetaan ja asennetaan, ei palvelulle, jonka joku avaa selaimessa ja lopettaa käyttämästä huomenna. Koejärjestely, joka oli alun perin tarkoitettu tilapäiseksi osoittaa, kuinka jokin pieni asia voi ilman selkeää arviointihetkeä jatkua vuosikausia kenenkään tuntematta siitä omistajuutta. Ilman prosessia, joka havaitsee tämäntyyppisen käytön rakenteellisesti, se pysyy tutkan alla, olivatpa aikeet kuinka hyvät tahansa.
Ainoa tapa saada tietää, mitä todella tapahtuu, on kysyä. Ei valvontana, vaan kartoituksena. Työntekijät, jotka tietävät, ettei rehellinen vastaus johda keskusteluun HR:n kanssa, myös antavat sellaisen vastauksen. Se edellyttää sävyä ja prosessia, jotka tekevät etukäteen selväksi: kyse on kokonaiskuvan saamisesta, ei kenenkään syyllistämisestä.
Tähän kuuluu myös huomion kiinnittäminen siihen, miten uudet prosessit asetetaan olemassa olevien rinnalle. Toinen prosessi, joka asetetaan olemassa olevan rinnalle ilman että ensimmäistä muutetaan tai perutaan, jää usein huomiotta, yksinkertaisesti koska ihmiset pitäytyvät tavoissaan. Kartoitus, joka tulee työn päälle ylimääräisenä velvoitteena, saa saman kohtelun.
Heti kun on selvää, mitä todella käytetään, seuraa seuraava kysymys: mitä työkalu tekee ja millainen riski siihen liittyy. Työkalu, joka tiivistää tekstiä sisäiseen käyttöön, vaatii erilaisen käsittelyn kuin työkalu, joka on mukana päättämässä asiakkaan hyväksymisestä tai henkilöstön arvioinnista. Tuo luokittelu roolin ja riskitason mukaan on se, mikä muuttaa kartoituksen käyttökelpoiseksi: perustaksi, jonka avulla hallitus, tietohallintojohtaja tai lakiasiainjohtaja voi selittää, mitä on käynnissä ja miksi se on perusteltavissa.
Tämä hallintokerros liittyy organisaation jo olemassa olevaan riskirakenteeseen, ei uuteen, rinnakkaiseen kehykseen. Sääntöjen sisältö, joita AI-sovellusten on noudatettava, muuttuu ja pidetään ajan tasalla muualla; tässä ratkaisevaa on se, että organisaatiolla on toimiva tapa tietää, mitä on käytössä, kuka siitä vastaa ja miten se osoitetaan todistettavasti hallitukselle tai valvojalle.
Heti kun on selvää, mitä AI:ta tosiasiassa käytetään ja mihin riskiin se liittyy, syntyy luonnostaan toinen kysymys: minkä osan työstä AI-sovellus voisi itse asiassa hoitaa ja minkä osan ei. Se on eri kysymys kuin hyväksynnän ja valvonnan kysymys, mutta looginen jatko sille. FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, minkä osan työstä AI voi ottaa hoitaakseen, sen perusteella, mitä tehtävä tosiasiassa sisältää. Siinä missä Responsible AI Scan tuo järjestystä siihen, mitä on jo käytössä, työscan näyttää, mitä on vielä voitettavissa.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.