Kennisbank

Orodje, ki ga nihče ni potrdil, a ga uporabljajo vsi

Zaposleni prilepi kos besedila v brezplačno klepetalno okno, ker gre hitreje kot z internim sistemom. Ekipa se naroči na orodje UI, ker bi prošnja za nekaj uradnega trajala tedne. Ponudnik doda funkcionalnost UI programski opremi, ki je že leta v uporabi, brez da bi o tem potekal pogovor. Nihče od teh ljudi ne poskuša nič prikriti. Poskušajo le opraviti svoje delo.

To je bistvo senčne UI: ne nastane iz nepripravljenosti, temveč iz vrzeli med tem, kar ljudje potrebujejo, in tem, kar zagotavlja uradni proces. Dokler ta vrzel obstaja, senčna UI nastaja naprej, ne glede na to, koliko politik je napisanih.

Zakaj seznam IT ne drži

Večina organizacij ima pregled potrjene programske opreme. Ta pregled je izhodišče, ne odraz dejanskega stanja. Kar ljudje dejansko uporabljajo, je temu skoraj vedno korak spredaj: vprašanje, kako preprečite uhajanje podatkov podjetja v brezplačno klepetalno okno ponazarja, kako preprosto lahko orodje ostane povsem izven vidnega polja. Enako velja za oddelek, ki na lastno pobudo sklene naročnino, ker se redna pot zdi prepočasna, ali za brskalniško razširitev, ki dobi dostop do elektronske pošte, brez da bi zanjo obstajala posebna odobritev. Nobena od teh situacij ni na seznamu IT. Kljub temu obstajajo.

Zakaj to ne izgine sama od sebe

Obstaja nagnjenje, da se senčno UI obravnava kot problem izvajanja: prepovedati, blokirati, sankcionirati. To deluje ravno nasprotno. Kdor ve, da iskren odgovor pripelje do težav, iskrenega odgovora ne bo več dal. Orodje ne izgine, postane le manj vidno. Natanko nasprotno od tega, kar organizacija potrebuje.

Drugi razlog, da se to ne razreši samo od sebe: obstoječe upravljanje je pogosto zasnovano za programsko opremo, ki jo kupite in namestite, ne pa za storitev, ki jo nekdo odpre v brskalniku in jutri spet zapusti. Poskusna postavitev, ki je bila nekoč mišljena kot začasna, pokaže, kako lahko nekaj majhnega, brez jasnega trenutka presoje, teče leta, ne da bi se kdo počutil odgovoren zanjo. Brez procesa, ki tovrstno uporabo strukturno opazi, ostaja pod radarjem, ne glede na to, kako dobri so nameni.

Kaj deluje: spraševanje brez obračunavanja

Edini način, da izveste, kaj se dogaja, je vprašati. Ne kot nadzor, temveč kot popis stanja. Zaposleni, ki vedo, da iskren odgovor ne pripelje do pogovora s kadrovsko službo, ta odgovor tudi dajo. To zahteva ton in proces, ki vnaprej jasno pove: gre za pridobivanje pregleda, ne za obračunavanje s kom.

S tem je povezana tudi pozornost na način, kako se novi procesi postavljajo poleg obstoječih. Drugi proces, ki se postavi poleg obstoječega, brez da bi bil prvi prilagojen ali umaknjen, se pogosto prezre, preprosto ker ljudje ostajajo pri svoji navadi. Popis stanja, ki pride kot dodatna obveznost poleg dela, doživi enako obravnavo.

Od popisa stanja do razvrstitve

Brž ko je jasno, kaj se dejansko uporablja, sledi naslednje vprašanje: kaj to orodje počne in kakšno tveganje je s tem povezano. Orodje, ki povzema besedilo za interno uporabo, zahteva nekaj drugega kot orodje, ki soodloča o sprejemu strank ali oceni osebja. Ta razvrstitev po vlogi in stopnji tveganja je tisto, kar popis spremeni v nekaj uporabnega: podlago, na kateri lahko uprava, CIO ali generalni pravni svetovalec razloži, kaj se dogaja in zakaj je to mogoče utemeljiti.

Ta raven upravljanja se navezuje na strukturo tveganj, ki jo organizacija že ima, ne na nov okvir poleg nje. Vsebina pravil, ki jim morajo ustrezati aplikacije UI, se spreminja in se posodablja drugje; kar šteje tukaj, je, da ima organizacija delujoč način, da ve, kaj teče, kdo je za to odgovoren in kako se to izkazljivo prikaže upravi ali nadzorniku.

Naslednje vprašanje: kaj lahko prevzame

Brž ko je jasno, katera UI se dejansko uporablja in s kakšnim tveganjem je to povezano, se samodejno pojavi drugo vprašanje: kateri del dela bi aplikacija UI dejansko lahko prevzela in kateri del ne. To je drugačno vprašanje od tistega o odobritvi in nadzoru, a je tisto, ki logično sledi. Delovni pregled podjetja FTE TO AI izračuna po nalogah, kateri del dela je mogoče prevzeti z UI, na podlagi tega, kaj delovno mesto dejansko vključuje. Kjer Responsible AI Scan uvede red v tisto, kar že teče, delovni pregled prikaže, kaj je še mogoče pridobiti.