Työntekijä jumittuu tekstiin, yhteenvetoon, koodinpätkään tai sähköpostiin, joka ei aivan luonnistu. Chat-ikkuna on olemassa, ilmainen, välittömästi käytettävissä, ei odotusaikaa ja ei lomaketta. Teksti menee sisään, mukaan lukien asiakkaan nimi, sopimuksen summa, henkilöstöasiakirjan kohta tai siihen liittyvä lähdekoodi. Vastaus tulee takaisin, työ on valmis, ikkuna suljetaan. Kukaan ei ole kysynyt tähän lupaa, ja kukaan ei ole kieltänyt sitä, koska kukaan ei tiennyt siitä.
Tämä ei ole yksittäistapaus. Se on ennustettava kaava, joka syntyy jokaisessa kohdassa, jossa työpaine on suurempi kuin kysymisen vaiva. Määräaika, tyhjä vastaus kysymykseen, jota yritys ei nimenomaisesti salli eikä kiellä, ja ilmainen työkalu, joka on nopeampi kuin sisäinen prosessi: tämä yhdistelmä johtaa itsestään tähän käytökseen, riippumatta toimialasta tai organisaation koosta.
Kielto käytäntöasiakirjassa ei muuta hetkeä, jolloin määräaika painaa päälle. Chat-ikkuna pysyy tavoitettavissa, työntekijä pysyy paineen alla, ja punninta "nopeasti valmiiksi" ja "ohjeiden mukaan" välillä kallistuu useammin nopeasti valmiiksi -vaihtoehdon puolelle. Kyse ei ole haluttomuudesta. Kyse on organisaatiosta, joka on tehnyt ikkunan käyttämisestä helpompaa kuin siihen tarttumattomuudesta.
Kaava muistuttaa vahvasti sitä, mitä tapahtuu osaston hankkiessa oman tilauksen yhteydessä: joku näkee ongelman, löytää ratkaisun, joka on käytettävissä budjetin puitteissa ja hyväksymisprosessia vaatimatta, ja toimii. Erona on, että chat-ikkuna ei tarvitse hankintariviä. Ei ole laskua, joka herättäisi huomiota, ei sopimusta, joka kulkisi lakiasioiden kautta, ei tilausta, joka näkyisi missään yleiskatsauksessa. Käyttö ei jätä jälkeä muualle kuin yhden työntekijän selaimen historiaan, ja joskus ei sinnekään.
Sen seurauksena se jatkaa olemassaoloaan rinnakkain kaikkien virallisten prosessien kanssa, jotka organisaatio on kuitenkin ottanut käyttöön. Se, joka rakentaa hyväksytyn vaihtoehdon mutta ei estä tai tee epähoukuttelevaksi ilmaista ikkunaa, näkee juuri sen vaikutuksen, joka ilmenee myös silloin, kun toinen prosessi olemassa olevan rinnalla jätetään huomiotta: uutta järjestelmää ei käytetä, koska vanha tuntuu nopeammalta tai on yksinkertaisesti tapa.
Hyväksytyn ohjelmiston inventaario kertoo, mitä on hankittu. Se ei kerro mitään siitä, mitä käytetään. Chat-ikkuna selainvälilehdessä, selainlaajennus, jolla on pääsy sähköpostiin, AI-toiminto, joka on ilmestynyt syvälle jonnekin olemassa olevaan tilaukseen: tämänkaltainen käyttö syntyy kaiken hankintaprosessin ulkopuolella ja jää siksi näkymättömäksi IT:n hallinnoimassa luettelossa. Luettelo ei ole väärä, se on vain epätäydellinen, ja näiden kahden ero on juuri se kohta, jossa varjo-AI elää.
Ainoa tapa tietää, mitä todella tapahtuu, on kysyä. Ei valvontana, ei rangaistuksen enteenä, vaan kysymyksenä, johon rehellinen vastaus on mahdollinen. Se, joka aistii, että vastaus kysymykseen "mitä työkaluja käytätte hyväksyttyjen järjestelmien lisäksi" johtaa keskusteluun esimiehen kanssa, ei anna sitä vastausta. Silloin organisaatio jää riippuvaiseksi siitä, mikä sattuu huomiota herättämään: lasku, joka poikkeaa hieman, kollega, joka mainitsee sen vahingossa, tai asiakkaan valitus, jonka tiedot ovat ilmestyneet paikkaan, jonne niiden ei olisi kuulunut päätyä.
Inventaario, joka alkaa syytöksillä, ei tuota inventaariota, vaan hiljaisuutta. Työntekijät, jotka tietävät, että rehellinen vastaus tuo mukanaan ongelman, alkavat yksinkertaisesti avata ikkunan incognito-tilassa. Tavoite ei ole rangaista eilisen käytöksestä; tavoite on saada ajantasainen kuva siitä, mikä nyt on käytössä, kuka käyttää sitä ja mihin, jotta tämä käyttö voi saada paikkansa olemassa olevassa riskikehyksessä sen sijaan, että se jatkaisi olemassaoloaan sen rinnalla.
Sama pätee AI:hin, joka ei tule chat-ikkunan kautta, vaan toimittajan välityksellä. Kun toimittaja on rakentanut AI:n tuotteeseen, joka oli jo käytössä, tietojenkäsittelyn luonne muuttuu allekirjoittamatta uutta sopimusta. Ja koeasetelmaa, joka toimi hyvin, ei useinkaan lopeteta muodollisesti: se jatkaa toimintaansa, myös sen jälkeen kun koeasetelmaa ei ole koskaan sammutettu, vaikka kukaan ei enää tiedä, kuka siitä on vastuussa. Kaikissa kolmessa tapauksessa kyse ei ole pahansuopuudesta, vaan kuilusta sen välillä, mikä on hyväksytty ja mikä toimii. Sitä, missä valvonta saa käytännössä muotonsa tällaisissa kohdissa, käsitellään sivulla mitä inhimillinen valvonta tarkoittaa käytännössä; sääntöjen sisältö itsessään on muualla, ja se ei muuta tätä.
Kun on selvää, mitä AI:ta todellisuudessa käytetään, syntyy toisenlainen kysymys: mikä osa työstä, joka nyt kulkee ilmaisen chat-ikkunan kautta, kuuluu oikeastaan tehtävään, jonka AI voi ottaa hoitaakseen jäsennellysti, ja mikä osa ei. Tämän erottelun tekee näkyväksi FTE TO AI:n työskannaus: se laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä on AI:n otettavissa hoitaakseen, jotta käyttö, joka nyt piileskelee selainikkunassa, voi saada paikan, joka vastaa sitä, mitä työ todellisuudessa vaatii.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.