Työntekijä haluaa saada kokouksen yhteenvedon, sähköpostin laadinnan tai kalenterin hallinnan helpommaksi. Sitä varten on olemassa laajennus, ilmainen asentaa selaimeen, ja parilla klikkauksella pääsy sähköpostilaatikkoon. Laajennus ei kysy IT-osastolta, saako tämän tehdä. Se kysyy työntekijältä, haluaako hän myöntää pääsyn, ja useimmat ihmiset klikkaavat hyväksyn lukemattaehtoja lukematta. Näin ulkopuolinen ohjelmisto saa lukuoikeuden kirjeenvaihtoon, liitteisiin ja yhteystietoihin, kaiken organisaation valvonnan ulkopuolella.
Tämä ei ole poikkeus. Se on tavallinen tapa, jolla AI tulee organisaatioon: ei projektin kautta, jolla on tilaaja ja budjetti, vaan yksittäisen valinnan kautta, joka tekee tehtävästä helpomman. Laajennus ei ole IT-listalla, koska IT ei ole sitä asentanut. Se ei ole riskirekisterissä, koska kukaan ei ole sitä ilmoittanut. Se toimii, ja se on käyttäjälle riittävä syy jatkaa klikkaamista.
Hyväksytyn ohjelmiston yleiskatsaus kertoo jotakin siitä, mitä on pyydetty ja sallittu. Se ei kerro mitään siitä, mitä käytetään. Näiden kahden välillä on ero, joka kasvaa sitä mukaa kuin AI-työkalut ovat helpompia asentaa ja toimivat vähemmän näkyvästi. Selaimessa oleva laajennus ei jätä verkkoon jälkeä samalla tavalla kuin uusi sovellus jättäisi. Se kulkee mukana istunnossa, joka näyttää muuten tavalliselta.
Tämä ei tuota yhtä tietovuotoa, vaan hajanaisen kuvion: yhtäällä laajennus, jolla on pääsy sähköpostiin, toisaalla ilmainen chat-ikkuna, johon liitetään yritysdataa, jossain muualla osasto, joka on omasta aloitteestaan hankkinut tilauksen. Yksittäisiä päätöksiä, tehty ilman pahaa tarkoitusta, jotka yhdessä muodostavat AI-käytön varjokerroksen, jota organisaatio ei voi hahmottaa, koska se ei ole kysynyt siitä.
Mailtoegangella varustettujen laajennusten kielto kuulostaa ratkaisulta, mutta kielto, jota kukaan ei valvo, on sääntö paperilla. Työntekijä, joka käytti laajennusta, teki sen, koska työ sujui nopeammin. Se ongelma on olemassa edelleen kiellon jälkeen. Hän saattaa poistaa laajennuksen, tai jättää sen paikoilleen ja ei enää puhu siitä. Molemmat lopputulokset ovat huonompia kuin tilanne ennen kieltoa: aiemmin tiesitte ainakin, että laajennus on olemassa, nyt ette enää tiedä sitä, tai syy, jonka takia se on olemassa, on jäänyt ratkaisematta.
Ainoa tapa tietää, mitä todella on käynnissä, on kysyä. Ei valvontana, vaan kartoituksena. Se, joka pelkää seuraamuksia, ei vastaa rehellisesti, tai ei vastaa lainkaan. Se tekee kysymyksen tavan yhtä tärkeäksi kuin itse kysymyksen. Tätä kuviota, ja tapaa, jolla organisaatio voi käsitellä sen ilman noitavainoa, kuvataan sivulla wat u doet met medewerkers die een tool gebruiken die niemand heeft goedgekeurd.
Niin kauan kuin sähköpostiin pääsevä laajennus pysyy näkymättömissä, sen valvominen, mitä se tekee käsittelemälleen tiedolle, ei ole mahdollista. Ei siksi, ettei kukaan haluaisi sitä järjestää, vaan siksi, että valvontaa voi kohdistaa vain siihen, mikä on tiedossa. Työkaluille, jotka ovat tiedossa, kysymys siitä, mitä valvonta käytännössä tarkoittaa, on jo itsessään riittävän hankala: kuka seuraa, kuinka usein, ja mitä poikkeamalle tapahtuu. Tätä kysymystä käsitellään sivulla wat is menselijk toezicht in de praktijk. Laajennukselle, jota kukaan ei ole ilmoittanut, vastaus tähän kysymykseen on: ei mitään vielä, koska ensimmäinen askel, sen tietäminen, että se on olemassa, ei ole tapahtunut.
Sama kuvio, jossa jokin syntyy olemassa olevan rakenteen ohi, sen sijaan että se otettaisiin siihen mukaan, esiintyy laajemmassa mittakaavassa, kun toimittaja rakentaa AI:n tuotteeseensa ilman, että se näkyy sopimuksessa tai riskiarvioinnissa; miten se ilmenee ja miksi se livahtaa olemassa olevien sopimusten ohi, kuvataan sivulla wat u doet met een leverancier die AI in zijn product bouwde. Ja jos on olemassa prosessi tällaisen käytön ilmoittamiseen, mutta sitä prosessia ei noudateta, koska se on olemassa olevan työn rinnalla sen sijaan että se olisi sen osa, se on tunnistettava kuvio, jota käsitellään sivulla waarom een tweede proces naast het bestaande wordt genegeerd.
Laajennusten, tilausten ja työkalujen kartoitus, joita kukaan ei ole hyväksynyt, näyttää, missä AI on jo mukana työssä. Tämä tieto herättää itsessään jatkokysymyksen: jos joku on jo uskonut osan tehtävistään AI:lle, mikä osa työstä se tarkalleen on, ja miten se suhteutuu siihen, mikä on mahdollista tai toivottavaa muun organisaation kannalta? FTE TO AI:n työscan laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä AI:lle, ja tarjoaa siten numeerisen tarttumapinnan hallintakuvan rinnalle, jonka kartoitus tuottaa.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.