Darbuotojas įsidiegia naršyklės plėtinį, kuris apibendrina el. laiškus, pasiūlo kalendoriaus susitikimus arba rašo teksto juodraštį Gmail arba Outlook Web aplinkoje. Diegimas užima minutę ir prašo leidimo prieigai prie puslapio turinio. Šis leidimas duodamas be to, kad kas nors perskaitytų, kas tiksliai yra bendrinama, kiek laiko tai laikoma, ar modelis tuo mokomas, ar tiekėjas tai perparduoda. Plėtinys veikia, taupo laiką, ir vėliau plinta neformaliai: kolega tai pamato, paprašo nuorodos, taip pat įsidiegia.
Naršyklės plėtiniai nepatenka į daugumą pirkimo procesų. Nieko neįsigyjama, nėra sutarties, nėra sąskaitos, kuri kristų į akis finansų skyriui. Diegimas vyksta per pačią naršyklę, dažnai naudojant asmeninę arba darbo paskyrą, kuri nepraeina pro IT skyrių. Darbuotojui tai nėra „nauja priemonė“ tokia prasme, kuri reikalautų patvirtinimo — tai nedidelė pagalbinė priemonė, panaši į rašybos tikrinimą. Tai, kad plėtinys turi skaitymo prieigą prie visos pašto dėžutės, įskaitant priedus, sutartis ir klientų duomenis, yra techninė detalė, kuri diegimo metu buvo tiesiog uždaryta paspaudimu.
Šis modelis nėra unikalus paštui. Tas pats kelias vyksta per priemonę, kurios niekas nepatvirtino plačiąja prasme, per įmonės duomenis, kurie įklijuojami į nemokamą pokalbių langą, ir per padalinį, kuris savo iniciatyva sudarė prenumeratą. Naršyklės plėtinys yra tik variantas su tiesiausia prieiga: ne prie vieno dokumento, o prie visos pašto dėžutės.
IT patvirtintos programinės įrangos sąrašas šito nepagauna. Plėtinys nėra sutarčių apžvalgoje, nėra sąskaitų sraute, nėra SSO žurnale, jei jis nenaudojamas. Vienintelis būdas sužinoti, ar jis yra, yra paklausti — žmonių, kurie jį naudoja. Ir tai veikia tik tuo atveju, jei klausimas neturi pasekmių. Kai tik pranešimas sukelia priekaištą, informacija sustoja. Kitas plėtinys tada nebūna pranešamas, o naudojamas tyliau.
Plėtinys taip pat neišnyksta, nes jis yra naudingas. Tas, kas gali greičiau tvarkyti paštą, to neatsisako, nes kažkur yra politikos dokumentas, kuris tai atkalbinėja. Draudimas be alternatyvos perkelia elgesį į kitą paskyrą, kitą naršyklę, privatų telefoną. Tada problema tampa nematomesnė, ne mažesnė.
Pradinis punktas nėra medžioti ir bausti, o susikartografuoti, kas yra, ir remiantis tuo priimti sprendimą. Tai pradedama nuo inventorizacijos, kuri žiūri ne tik į tai, kas buvo įsigyta, bet ir į tai, kas naudojama: kaip sukurti DI inventorizaciją aprašo šį metodą, įskaitant klausimą, kaip pasiekti, kad žmonės patys praneštų, ką naudoja.
Kiekvienam plėtiniui, kuris iškyla į paviršių, yra keletas svarbių klausimų. Kokius duomenis jis paveikia — tik tai, kas yra ekrane, ar visą pašto dėžutę per API sąsają? Ar turinys yra apdorojamas išoriniu modeliu, ir jei taip, kokiomis sąlygomis? Ar yra verslo priežastis naudoti, ar jis pakeičia tai, kas organizacijoje jau buvo? Kas turi būti fiksuojama kiekvienam sprendimui — kas yra savininkas, kokie duomenys į tai patenka, kokio rizikos lygio tai atitinka — aprašyta kas turi būti fiksuojama kiekvienam sprendimui. Tai nėra pati savaime teisinė procedūra; tai pagrindas, leidžiantis kiekvienu atveju nuspręsti: leisti, pakeisti valdoma versija, ar atsisakyti.
Su tuo susijęs ir žvilgsnis į išorę. Ne kiekviena DI funkcija pašto aplinkoje kyla iš plėtinio, kurį darbuotojas pats įsidiegė. Esamos priemonės tiekėjas gali būti pridėjęs DI funkciją prie atnaujinimo, be to, kad tai būtų buvę vertinama kaip naujas įvertinimas. Ką tai reiškia esamoms sutartims ir duomenų tvarkymo susitarimams, aprašyta tiekėjas, kuris savo produkte įdiegė DI.
Šios inventorizacijos tikslas nėra susekti darbuotoją, kuris įsidiegė plėtinį. Tas, kuris tai suranda, kito plėtinio jau nebepamatys, nes niekas daugiau nepraneš. Tikslas yra vaizdas apie tai, kas faktiškai vyksta su pašto duomenimis, sutarčių dokumentais ir klientų komunikacija, kad valdyba ar Generalinis teisės patarėjas galėtų priimti pagrįstą sprendimą, kas paliekama, kas pakeičiama, ir kas atsisakoma — su priežastimi, kurią galima pateikti priežiūros institucijai ar auditoriui.
Tas pats klausimas, kuris atskleidžia, kad plėtinys skaito paštą kartu, atskleidžia ir tai, kiek laiko šis plėtinys faktiškai perima iš darbo, kuris anksčiau buvo daromas ranka. Šie du klausimai yra labai artimi: vienas susijęs su rizika ir priežiūra, kitas — su tuo, kur pačiame darbe kinta laiko sąnaudos. Šiam pastarajam FTE TO AI darbo skanavimas (werkscan) apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokia darbo dalis gali būti perimta DI, nepaisant to, kuri priemonė tai daro — tolimesnis žingsnis tiems, kurie po inventorizacijos norėtų sužinoti, ką jau esantis DI reiškia organizacijos darbo tvarkai.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.