Sąrašas su AI įrankių pavadinimais nėra inventorius. Inventorius atsiranda tik tada, kai apie kiekvieną taikymą fiksuojate tą pačią duomenų rinkinį, kad galėtumėte juos sugretinti, klasifikuoti ir vėliau pagrįsti. Neturint tokios fiksuotos struktūros, susidaro tik pavienių faktų rinkinys, kurio nebeįmanoma palyginti.
Kiekvienam taikymui reikia ribotos, bet nuolat pasikartojančios laukų rinkinio.
Pavadinimas ir forma. Ar tai atskira prenumerata, funkcija esamoje programinėje įrangoje, viduje sukurtas modelis, ar AI funkcija, atkeliavusi per tiekėją, kurios niekas nėra pavadinęs „AI".
Kas tuo naudojasi. Komanda, padalinys, konkretus darbuotojas. Tai nulemia ne tik apimtį, bet ir su kuo vėliau reikės kalbėtis, kai kils klausimų.
Kam tai naudojama. Ne tiekėjo rinkodaros tekstas, o faktinė užduotis: teksto rengimas, duomenų apibendrinimas, kodo rašymas, klientų klausimų atsakymas, sprendimų rengimas. Šis laukas nulemia, kokį vaidmenį taikymas atlieka, o tuo pačiu ir rizikos lygį.
Kokie duomenys į jį patenka. Asmens duomenys, klientų duomenys, finansinė informacija, vidiniai dokumentai, arba nėra jautrių duomenų. Tai nulemia, kokie valdymo reikalavimai taps aktualūs.
Kaip tai buvo įsigyta. Per formalų procesą, per prenumeratą, kurią kažkas užsisakė savarankiškai, per tiekėją, kuris tai pateikia kartu su kitu produktu. Įsigijimo būdas iškart pasako, kiek priežiūros jau buvo.
Kas už tai atsakingas. Ne tas, kuris atsitiktinai naudojasi, o tas, į kurį galima kreiptis, jei kas nutrūksta ne taip arba jei norite žinoti, ar tai vis dar naudojama.
Nuo kada ir kiek laiko. Taikymas, kuris jau trejus metus veikia nepastebėtas, reikalauja kitokio požiūrio nei praėjusio mėnesio pilotinis projektas.
Tai nėra biurokratiniai varnelių sąrašai. Tai duomenys, kurių jums reikės, kad galėtumėte apie kiekvieną taikymą pasakyti: šis patenka į aukštesnį rizikos lygį, šis – ne, ir čia pagrindimas.
Nė vienas iš šių laukų nėra visiškai paruoštas viename šaltinyje. Inventorių kuriate iš kelių kanalų, kurie papildo vienas kitą.
IT skyrius suteikia pradžios tašką, bet ne pilną vaizdą: kodėl IT sąrašas neatitinka tikrovės paaiškina, kad didelė dalis AI naudojimo vyksta už sistemų, kurias valdo IT, ribų. Vis dėlto signalai, kuriuos IT turi, yra naudingi kaip filtras: kokie IT signalai yra naudingi rodo, kurios techninės nuorodos yra pakankamai patikimos, kad būtų verta jomis pasidomėti giliau.
Pirkimai ir finansai papildo kitą dalį. Sąskaitos, prenumeratos ir licencijos rodo, kurie įrankiai iš tikrųjų buvo apmokėti, net jei naudotojas apie tai niekada nepranešė. Ką atskleidžia pirkimo ir licencijų duomenys aprašo, kurie laukai iš šio šaltinio tiesiogiai tinka inventoriui.
Paskutinė ir lemiama dalis gaunama iš patių darbuotojų. Tas, kuris atlieka užduotį, žino, kokia priemonė tam naudojama, net jei ji niekada nebuvo užregistruota ar patvirtinta. Šią informaciją gausite tik tada, jei klausimo uždavimas neturės pasekmių tam, kuris atsako: kaip užduoti šį klausimą neatpildant aprašo, kaip šis klausimas užduodamas taip, kad nesijaustų kaip patikrinimas.
Inventorius, kuris turi būti iškart pilnai baigtas, niekada neatsiranda. Taikymai kinta, atsiranda naujų įrankių, seni pranyksta. Kas išlieka – tai struktūra: tie patys laukai, tie patys klausimai, tas pats fiksavimo būdas. Ši struktūra leidžia rytoj pridėti taikymą, kurio šiandien trūksta, nepradedant iš naujo.
Todėl eilės tvarka, kuria pildote laukus, yra mažiau svarbi nei nuoseklumas, su kuriuo juos pildote. Organizacija su keliais padaliniais, filialais ar dukterinėmis įmonėmis susiduria su papildomu sudėtingumo lygiu, nes tas pats taikymas vienoje vietoje naudojamas kitaip nei kitoje: kaip sukurti AI inventorių organizacijoje su keliais padaliniais nagrinėja, kaip šiuos skirtumus išlaikyti matomus neprarandant palyginamumo. Kas šioje struktūroje konkrečiai norėtų žinoti, kokie laukai turi būti pildomi atskirai kiekvienam padaliniui, tą ras ką reikia fiksuoti apie kiekvieną taikymą organizacijoje su keliais padaliniais.
Kai laukai apie kiekvieną taikymą užpildyti, atsiranda galimybė klasifikuoti: kokį vaidmenį šis taikymas atlieka, koks rizikos lygis jam tinka, ir kokios valdymo priemonės logiškai su tuo susijusios. Šis žingsnis atliekamas remiantis tuo, kas užfiksuota, o ne remiantis vėlesniu spėjimu.
Šis inventorius aprašo, kokie AI taikymai egzistuoja ir kas jais naudojasi. Jis neaprašo, kiek iš pagrindinio darbo šis taikymas iš tikrųjų perima. Tai kitas klausimas, su kitu instrumentu: FTE TO AI darbo skanavimas (werkscan) apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokią darbo dalį gali perimti AI, remiantis užduotimis, kurias fiksuojate, o ne pagal tai, koks įrankis tam naudojamas.
AI skanavimas (AI-scan) čia dar kuriamas. Kas norėtų naudotis vienu iš šių instrumentų, kai jie taps prieinami, gali registruotis į laukiančiųjų sąrašą.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.