AI inventorius nėra momentinė nuotrauka to, ką IT skyrius yra įsigijęs. Tai nuolat atnaujinama apžvalga to, kas organizacijoje faktiškai naudojama darbui atlikti, nepaisant to, ar toks naudojimas yra patvirtintas, įsigytas ar net žinomas skyriui, kuris formaliai priima sprendimus dėl programinės įrangos. Kas nori sudaryti inventorių, apimantį šį skirtumą, turi ieškoti daugiau vietų, nei dauguma organizacijų yra įpratusios.
Patvirtintų programų sąrašas yra logiška pradžia, tačiau apima tik tai, kas atkeliavo per formalų procesą. AI funkcionalumas patenka ir kitais kanalais, kurie nėra atpažįstami kaip „nauja programa“: esamos programinės įrangos atnaujinimas, naršyklės plėtinys, funkcija, kurią tiekėjas įjungia be atskiro pranešimo. Kodėl IT sąrašas neatitinka tikrovės aprašo mechanizmus, dėl kurių inventorius, besiremiantis vien šiuo sąrašu, iš principo yra neišsamus. Tai nereiškia, kad sąrašas yra nereikalingas — tai reiškia, kad jis yra vienas šaltinis tarp kitų, ne vienintelis.
Sąskaitos, prenumeratos ir licencijų skaičiai atskleidžia kitokią istoriją nei IT sąrašas, nes pirkimai dažnai vyksta padalinio lygmeniu ir ne visada eina per centralizuotą IT procesą. Komanda, kuri užsisako prenumeratą įrankiui su AI funkcija, tai registruoja pirkimų ar finansų skyriuje, ne būtinai IT skyriuje. Ką atskleidžia pirkimų ir licencijų duomenys parodo, kokie šių duomenų modeliai rodo AI naudojimą, kuris kitur dar nepastebėtas: pasikartojančios nedidelės prenumeratos, įrankių pavadinimai, duomenų srauto augimas į tam tikrus domenus. Tai nėra tiesioginio patikrinimo pakaitalas, o būdas žinoti, kur pirmiausia kreipti tokį patikrinimą.
Tinklo srautas, DNS žurnalai ir prieigos valdymas gali suteikti nuorodų apie tai, kokios paslaugos prieinamos iš įmonės įrenginių. Ne visi signalai vienodai patikimi: srautas į AI tiekėją gali rodyti aktyvų naudojimą, tačiau taip pat gali reikšti foninį procesą, nesusijusį su kasdiene veikla. Kurie IT signalai yra naudingi nurodo, kurie techniniai rodikliai duoda tvirtą pagrindą, o kurie sukuria per daug triukšmo, kad būtų pagrindas inventoriui. Šių signalų rezultatas yra prielaidų sąrašas, ne patvirtinta apžvalga — patvirtinimą pateikia žmonės, kurie atlieka darbą.
Jokie techniniai signalai ir jokia pirkimo eilutė nepasakys, kodėl kas nors naudoja įrankį, kokiai užduočiai ir ar naudojimas yra atsitiktinis, ar sisteminis. Ta informacija atsiskleidžia tik tuo atveju, kai darbuotojai pasirengę ją pasidalinti. Tai neįvyksta savaime: kas įtaria, kad atsakymas į klausimą „kokį AI naudojate“ nulems draudimą ar žymą, atsakys išsisukinėdamas arba visai neatsakys. Kaip klausti darbuotojų nekeliant grėsmės atsakomybei aprašo, kaip šis klausimas užduodamas tokiu būdu, kuris padidina sąžiningo atsakymo tikimybę. Šis inventoriaus etapas dažnai atskleidžia didžiausią dalį naudojimo atvejų, kurie neatsiskleidžia per kitus šaltinius.
Inventorius, kuriame renkami vien įrankių pavadinimai, valdymui netinka. Kiekvienam naudojimo atvejui reikia daugiau: kas įrankį naudoja ir kokiai užduočiai, kokio tipo duomenys į jį įvedami, ar rezultatas turi įtakos sprendimui dėl kliento, darbuotojo ar trečiosios šalies, ir kuris tiekėjas už to slypi. Kas turi būti fiksuojama kiekvienam naudojimo atvejui nurodo laukus, reikalingus, kad naudojimo atvejį būtų galima vėliau klasifikuoti pagal vaidmenį ir rizikos lygį, nereikalaujant pakartoti inventorizacijos, kai tokios klasifikacijos paprašoma.
Organizacijoje, kurioje yra keli padaliniai, verslo vienetai ar šalys, inventorizacija pati tampa koordinavimo klausimu: kas klausia, kokia tvarka, ir kaip rezultatai sujungiami taip, kad padaliniai nepradėtų taisyti ar švelninti vieni kitų atsakymų. Kaip sudaryti AI inventorių organizacijoje su keliais padaliniais skirtas tokiam mastui: kur koordinavimas užstringa ir kaip skirtingų padalinių rezultatai išlieka palyginami.
Vieną kartą sudarytas inventorius yra nuotrauka konkrečiu momentu. Kad jis būtų naudingas vadovams, CIO ir rizikos valdytojams, jį reikia kartoti ir susieti su klasifikacija, atitinkančia organizacijos esamą rizikos struktūrą. Ties šia dalimi — inventorizavimu, klasifikavimu pagal vaidmenį ir rizikos lygį, bei ryšiu su valdymu — dirba Responsible AI Scan. Ši priemonė kuriama; kas tuo suinteresuotas, gali užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą.
Inventorius atsako į klausimą, kokia AI naudojama. Kitas, papildomas klausimas — kokią dalį faktinio darbo, užduotis po užduoties, gali perimti AI. Į tą klausimą atsako FTE TO AI darbo skenavimas, kuris kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią darbo dalį galima perleisti.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.