Un registru de AI este, în ziua în care este livrat, deja parțial depășit. A apărut un instrument nou, cineva a extins un abonament existent cu o funcție AI, o echipă a oprit ceva ce se afla pe listă. Un registru nu este un document pe care îl finalizați. Este un proces care continuă să funcționeze, sau se blochează în câteva luni.
Întrebarea "cum îl păstrați actualizat" este de aceea mai importantă decât "cum îl întocmiți". Un inventar inițial este o fotografie a unui moment dat. Valoarea se află în ceea ce se întâmplă după aceea.
Cauza principală nu este lipsa de atenție. Este faptul că AI se răspândește diferit față de alte software-uri. Un instrument nou nu necesită deseori un proces de achiziție, nicio aprobare IT, niciun buget separat. Cineva se înregistrează cu o adresă de e-mail de serviciu și începe să folosească. Nimeni nu trebuie să raporteze acest lucru, și nimeni nu se simte obligat să facă acest lucru — mai ales nu dacă expectativa este că raportarea echivalează cu o interdicție. Ceea ce se întâmplă cu angajații care folosesc un instrument pe care nimeni nu l-a aprobat determină dacă aceste raportări ajung vreodată să fie făcute.
În plus, natura instrumentelor existente se schimbă. Un pachet care anul trecut nu avea funcționalitate AI, poate să o aibă anul acesta, activată implicit într-o actualizare. Lista furnizorilor IT nu se schimbă în acest caz, dar profilul de risc al acelorași instrumente se schimbă.
Actualizarea necesită un ritm repetitiv în loc de o acțiune unică. Acest ritm este format din câteva elemente care se repetă:
O întrebare fixă adresată echipelor, la un moment fix, despre ce s-a adăugat sau s-a schimbat. Nu ca întrebare de control, ci ca parte a unei întâlniri recurente — discuție trimestrială, ședință de echipă, ciclu de evaluare a performanței. Întrebarea trebuie să fie suficient de accesibilă pentru a obține un răspuns sincer.
Un semnal din partea achizițiilor sau a administrării IT atunci când se încheie un abonament nou sau se reînnoiește un contract existent. Nu fiecare semnal duce la o modificare a registrului, dar fiecare semnal trebuie totuși analizat.
O reevaluare a elementelor existente în momentul în care contextul se schimbă: un instrument primește o funcție nouă, o echipă începe să folosească o aplicație AI pentru un alt scop decât cel pentru care a fost clasificată. Cât de des este necesară această reevaluare depinde de nivelul de risc al aplicației și de cât de rapid se schimbă mediul — mai multe despre acest lucru pe pagina care descrie cât de des trebuie să reclasificați.
Nicio metodă de lucru nu prinde totul. Un registru care depinde complet de autoraportare pierde, prin definiție, ceea ce oamenii nu raportează — din necunoaștere, din comoditate, sau pentru că nu își dau seama că un instrument se încadrează în definiția AI. Un registru care depinde complet de semnalele IT pierde ceea ce este achiziționat în afara IT, ceea ce reprezintă în prezent cea mai mare parte a AI-ului din umbră.
Abordarea realistă combină cele două, cunoscând faptul că nici combinația nu este completă. Un registru bine întreținut este o aproximare care se apropie mai mult de realitate decât absența unui registru, nu o garanție că totul este cuprins în el.
Există și o capcană organizatorică: un al doilea proces care este plasat lângă un proces existent este deseori pur și simplu ignorat, chiar dacă pe hârtie este obligatoriu. De ce se întâmplă acest lucru și cum poate fi evitat este descris pe pagina despre de ce un al doilea proces plasat lângă cel existent este ignorat. Lecția de fond este că actualizarea rezistă cel mai bine atunci când este integrată în rutinele existente, nu atunci când devine o obligație nouă, separată.
Un registru actualizat depinde în cele din urmă de oameni care înțeleg de ce este util să raporteze și ce se întâmplă cu raportarea lor. Acest lucru se leagă de un aspect mai amplu privind ce înseamnă alfabetizarea în domeniul AI pentru angajați: cine nu știe ce se încadrează în definiția AI, nici nu raportează ceea ce ar trebui raportat. Și cine se teme de o sancțiune, nu raportează în niciun caz — nici ceea ce se încadrează în definiție.
Aici se include și discuția despre datele companiei. Un angajat care lipește date despre clienți sau documente interne într-o fereastră de chat gratuită nu folosește de obicei un instrument interzis în sensul strict — acel instrument poate să nu fie menționat nicăieri ca fiind "interzis". Riscul se află în modul de utilizare, nu doar în prezența pe o listă. Ce se poate face în acest sens este descris pe pagina despre ce faceți cu datele companiei într-o fereastră de chat gratuită.
Un ultim element al unui registru viu este supravegherea a ceea ce este deja inclus în el. O aplicație care la clasificare necesita un control uman poate pierde acest control în practică fără ca registrul să reflecte acest lucru. Ce înseamnă supravegherea în practică, și cum diferă aceasta de supravegherea pe hârtie, este descris pe pagina despre ce înseamnă supravegherea umană în practică.
Un registru actualizat vă spune ce funcționează și cu ce risc. Nu vă spune ce parte a muncii de bază este efectiv realizată sau preluată de AI, și ce parte rămâne la oameni. Această întrebare se află la un nivel mai profund: nu care sunt instrumentele existente, ci cât de mult dintr-o sarcină concretă poate gestiona AI. Scanarea muncii a FTE TO AI calculează acest lucru pentru fiecare sarcină, oferind astfel o imagine care se completează cu registrul — unul arată ce există, celălalt ce face efectiv.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.