Cineva lipește o bucată de text într-o fereastră de chat pentru a obține mai rapid un rezumat, o traducere sau un text conceptual. Fereastra este gratuită, contul este personal, și nimeni nu a cerut permisiunea pentru asta pentru că nimeni nu știa că era nevoie de permisiune. Aceasta este forma cea mai frecventă de utilizare a AI într-o organizație, și în același timp cea mai puțin vizibilă.
O fereastră de chat gratuită nu cere aprobarea IT-ului, niciun buget, niciun traiect de achiziție. Cere doar un browser. Cine dorește să realizeze o sarcină mai rapid, deschide fereastra, lipește textul în ea și primește un răspuns. Datele care sunt introduse astfel pot fi orice: un dosar de client, un text conceptual cu cifre sensibile ale companiei, un e-mail cu date personale. Ce se întâmplă cu aceste date după ce sunt lipite, utilizatorul de regulă nu știe. Cu ce a fost de acord organizația în privința asta, este nimic — nu există contract, nu există acord de procesare, nu există un acord privind perioadele de păstrare.
Acest lucru nu se întâmplă din neatenție. Se întâmplă pentru că fereastra funcționează, este mai rapidă decât alternativa oficială, și nimeni nu a explicat vreodată unde este limita. Aceeași mișcare se află în spatele unei extensii de browser cu acces la e-mailul dumneavoastră: un instrument care este util funcțional, este instalat în afara oricărei priviri, și procesează date fără ca cineva să fi verificat asta.
O fereastră de chat nu dispare pentru că apare un document de politică. Nu dispare pentru că IT-ul publică o listă cu instrumente aprobate. Atâta timp cât fereastra gratuită funcționează mai rapid decât alternativa, va continua să fie folosită — doar că fără ca nimeni să o raporteze. O interdicție fără o alternativă mută utilizarea în subteran; munca nu dispare, doar vizibilitatea.
Acest tipar se repetă în mai multe locuri dintr-o organizație. O echipă care are experiențe bune achiziționează un abonament propriu fără ca cineva din afară să știe asta. Un proiect pilot care a început ca un test continuă să funcționeze pentru că nimeni nu a primit sarcina de a dezactiva o configurație de test care nu a fost niciodată dezactivată. Lista IT-ului cu software aprobat nu reprezintă în niciunul dintre aceste cazuri o imagine fiabilă a ceea ce se întâmplă în realitate. Cine dorește să știe ce se petrece, trebuie să întrebe — nu ca un control, ci ca o inventariere.
Diferența dintre o organizație care obține claritate și o organizație care nu o obține stă în modul de a întreba. Cine întreabă cu amenințarea unor sancțiuni în fundal, nu primește niciun răspuns — sau un răspuns care nu este corect. Cine întreabă fără consecințe, cu mesajul că este vorba despre obținerea unei imagini și nu despre pedepsire, primește informații corecte.
Această imagine trebuie să ajungă undeva. Nu într-o listă care după o lună este depășită, ci într-o structură care înregistrează ce funcționează, cine îl folosește, ce date intră în el și ce risc corespunde acestuia. Cum construiți un inventar AI descrie cum se desfășoară această inventariere fără o vânătoare de vrăjitoare: ca un proces continuu, nu ca o acțiune unică care apoi este din nou uitată.
Pentru fiecare aplicație care apare, este necesar un set fix de date: ce face, cine o folosește, ce date intră în ea și în baza cărui acord se face asta. Fără această înregistrare, o fereastră de chat rămâne un pariu în loc de o alegere evaluată. Ce trebuie să înregistrați pentru fiecare aplicație descrie acest set fix, indiferent dacă aplicația este o fereastră gratuită, un abonament plătit, sau un instrument care a intrat printr-un furnizor. De altfel, un furnizor poate fi el însuși motivul: un furnizor care a construit AI în produsul său schimbă natura unui contract existent fără ca întotdeauna să existe un acord nou care să corespundă acestei schimbări.
O fereastră de chat gratuită nu este prin definiție o problemă. Este un semnal: există o sarcină pe care cineva a dorit să o facă mai rapid, iar oferta existentă nu a asigurat acest lucru. Întrebarea nu este doar dacă utilizarea se oprește, ci dacă organizația oferă o alternativă care se încadrează totuși în acorduri — și dacă știe ce date au fost procesate până acum printr-un canal asupra căruia nu avea niciun control.
Aceste două întrebări împreună — ce funcționează și ce ar putea veni în locul acestuia — conduc aproape de la sine către o a treia întrebare: care parte a muncii care în prezent se desfășoară printr-o fereastră de chat separată este de fapt o sarcină care poate fi transferată către AI într-un mod evaluat. Exact pentru acest lucru a fost construit scanul de lucru al FTE TO AI: acesta calculează pentru fiecare sarcină ce parte a muncii poate fi transferată către AI, astfel încât răspunsul la o fereastră de chat gratuită să nu fie doar o interdicție, ci și o perspectivă asupra a ceea ce este posibil.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.