AI reģistrs dienā, kad tas tiek nodots, jau ir daļēji novecojis. Ir pievienots jauns rīks, kāds ir paplašinājis esošu abonementu ar AI funkciju, komanda ir pārtraukusi kaut ko, kas bija sarakstā. Reģistrs nav dokuments, ko pabeidz. Tas ir process, kas turpinās darboties, vai pretējā gadījumā tas apstāsies dažu mēnešu laikā.
Jautājums "kā to uzturēt aktuālu" tāpēc ir svarīgāks par jautājumu "kā to izveidot". Sākotnējā inventarizācija ir momentuzņēmums. Vērtība ir tajā, kas notiek pēc tam.
Galvenais iemesls nav nolaidība. Tas ir tas, ka AI izplatās citādi nekā citas programmatūras. Jauns rīks bieži nepieprasa iepirkuma procesu, IT apstiprinājumu vai budžeta kārtu. Kāds pierakstās ar darba e-pasta adresi un sāk lietot. Nevienam nav pienākuma to ziņot, un neviens nejustas pie tā pienākums — jo īpaši ne tad, ja gaidas ir tādas, ka ziņošana ir vienāda ar aizliegumu. Kas notiek ar darbiniekiem, kuri lieto rīku, ko neviens nav apstiprinājis, nosaka, vai šie ziņojumi vispār kādreiz nonāk.
Turklāt maina savu būtību arī esošie rīki. Pakete, kurai pagājušajā gadā nebija AI funkcionalitātes, šogad var to iegūt, standarti iespējotu atjauninājumā. IT piegādātāju sarakts tad nemainās, bet tieši šo rīku riska profils mainās.
Aktualitātes uzturēšana pieprasa atkārtojošos ritmu, nevis vienreizēju darbību. Šis ritms sastāv no vairākiem elementiem, kas atkārtojas:
Pastāvīgs jautājums komandām, noteiktā brīdī, par to, kas ir pievienojies vai mainījies. Nevis kā kontroles jautājums, bet gan kā regulāras sanāksmes daļa — ceturkšņa saruna, komandas sanāksme, funkcionēšanas cikls. Jautājumam jābūt pietiekami vienkāršam, lai saņemtu patiesu atbildi.
Signāls no iepirkuma vai IT pārvaldības nodaļas, kad tiek noslēgts jauns abonements vai atjaunots esošs līgums. Ne katrs signāls noved pie reģistra korekcijas, bet katrs signāls ir jāizskata.
Esošo vienību pārvērtēšana brīdī, kad kontekst maina: rīkam pievienojas jauna funkcija, komanda sāk lietot AI risinājumu citam mērķim, nekā tas bija klasificēts. Cik bieži šī pārvērtēšana ir nepieciešama, atkarīgs no lietojuma riska līmeņa un no tā, cik ātri mainās vide — par to vairāk lapā, kas aprakstīta cik bieži jums jāveic pārklasificēšana.
Nekāda darba metode neaptver visu. Reģistrs, kas pilnībā balstīts uz pašziņošanu, pēc definīcijas nesatur to, ko cilvēki nepaziņo — nezināšanas, vieglprātības dēļ, vai tāpēc, ka viņi nesaprot, ka rīks ietilpst AI definīcijā. Reģistrs, kas pilnībā balstīts uz IT signāliem, nesatur to, ko iegādājas ārpus IT, un tas mūsdienās veido lielāko daļu no ēnu AI.
Reālistiska pieeja apvieno abus, apzinoties, ka arī šī kombinācija nav pilnīga. Labi uzturēts reģistrs ir pieeja, kas ir tuvāk realitātei nekā reģistra neesamība, nevis garantija, ka viss tajā ir ietverts.
Pastāv arī organizatoriska slazda: otrs process, kas tiek pievienots blakus esošam procesam, bieži tiek vienkārši ignorēts, kaut arī tas uz papīra ir obligāts. Kāpēc tas notiek un kā to novērst, ir aprakstīts lapā par kāpēc otrais process blakus esošajam tiek ignorēts. Pamatā esošā mācība ir tā, ka aktualizēšana visvieglāk noturas, kad tā tiek iebūvēta esošajās rutīnas, ne kad tā kļūst par jaunu, atsevišķu pienākumu.
Aktuāls reģistrs galu galā ir atkarīgs no cilvēkiem, kuri saprot, kāpēc ziņošana ir noderīga un kas notiek ar viņu ziņojumu. Tas skar plašāku jautājumu par ko AI pratība nozīmē darbiniekiem: tas, kurš nezina, kas ietilpst AI definīcijā, arī nepaziņo to, kam vajadzētu būt paziņotam. Un tas, kurš baidās no sankcijas, jebkurā gadījumā nepaziņo — pat ne to, kas ietilpst definīcijā.
Pie šī jautājuma pieder arī saruna par uzņēmuma datiem. Darbinieks, kurš ielīmē klientu datus vai iekšējos dokumentus bezmaksas sarunlogā, bieži nelieto stingri aizliegtu rīku — šis rīks iespējams nekur nav minēts kā "aizliegts". Risks ir lietojumā, nevis tikai klātbūtnē sarakstā. Kā ar to rīkoties, ir aprakstīts lapā par ko darīt ar uzņēmuma datiem bezmaksas sarunlogā.
Pēdējais dzīva reģistra elements ir uzraudzība par to, kas tajā jau ir ietverts. Risinājums, kuram klasifikācijas brīdī bija nepieciešama cilvēka kontrole, praksē var pazaudēt šo kontroli, reģistram to neatspoguļojot. Kas cilvēka uzraudzība praksē nozīmē un kā tā atšķiras no uzraudzības uz papīra, ir aprakstīts lapā par ko nozīmē cilvēka uzraudzība praksē.
Aktuāls reģistrs pastāsta, kas darbojas un ar kādu risku. Tas nepastāsta, kāda daļa no pamatā esošā darba faktiski tiek veikta vai pārņemta ar AI, un kāda daļa paliek pie cilvēkiem. Šis jautājums ir viens līmenis dziļāk: ne kādi rīki eksistē, bet cik daudz no konkrēta uzdevuma AI spēj veikt. FTE TO AI darba skenēšana to izrēķina katram uzdevumam un tā sniedz priekšstatu, kas papildina reģistru — viens saka, kas eksistē, otrs — ko tas patiesībā dara.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.