AI registras yra iš dalies pasenęs jau tą dieną, kai jis pateikiamas. Atsiranda nauja priemonė, kažkas papildė esamą prenumeratą AI funkcija, komanda nustojo naudoti kažką, kas buvo sąraše. Registras nėra dokumentas, kurį baigiate. Tai procesas, kuris toliau vyksta, arba jis per kelis mėnesius sustoja.
Klausimas „kaip jį palaikyti aktualų" todėl yra svarbesnis nei „kaip jį sudaryti". Pirminė inventorizacija yra momentinė nuotrauka. Vertė slypi tame, kas vyksta po to.
Svarbiausia priežastis nėra neatsargumas. Tai, kad AI plinta kitaip nei kita programinė įranga. Nauja priemonė dažnai nereikalauja įsigijimo proceso, IT patvirtinimo, biudžeto etapo. Kažkas užsiregistruoja su darbo el. pašto adresu ir pradeda naudoti. Niekas neturi to pranešti, ir niekas nesijaučia įpareigotas tai daryti — juo labiau, jei lūkestis yra, kad pranešimas prilygsta draudimui. Tai, kas vyksta su darbuotojais, kurie naudoja priemonę, kurios niekas nepatvirtino, nulemia, ar tokie pranešimai kada nors ateina.
Be to, keičiasi esamų priemonių pobūdis. Paketas, kuris pernai neturėjo AI funkcionalumo, šiais metais gali jį turėti, standartiškai įjungtą per atnaujinimą. IT tiekėjų sąrašas tada nepasikeičia, tačiau tų pačių priemonių rizikos profilis pasikeičia.
Aktualumo palaikymas reikalauja pasikartojančio ritmo, o ne vienkartinio veiksmo. Tas ritmas susideda iš kelių pasikartojančių elementų:
Nuolatinis klausimas komandoms, nustatytu momentu, apie tai, kas atsirado ar pasikeitė. Ne kaip kontrolinis klausimas, bet kaip pasikartojančio susitikimo dalis — ketvirtinis pokalbis, komandos susitikimas, vertinimo ciklas. Klausimas turi būti pakankamai nesudėtingas, kad būtų galima gauti sąžiningą atsakymą.
Signalas iš pirkimų ar IT valdymo, kai sudaroma nauja prenumerata ar atnaujinama esama sutartis. Ne kiekvienas signalas veda prie registro pakeitimo, bet kiekvienas signalas turi būti apžvelgtas.
Esamų punktų pakartotinis vertinimas, kai pasikeičia kontekstas: priemonė gauna naują funkciją, komanda pradeda naudoti AI taikymą kitam tikslui, nei tas, kuriam jis buvo klasifikuotas. Kaip dažnai reikalingas tas pakartotinis vertinimas, priklauso nuo taikymo rizikos lygio ir nuo to, kaip greitai kinta aplinka — daugiau apie tai puslapyje, kuriame aprašoma, kaip dažnai reikia klasifikuoti pakartotinai.
Nė vienas darbo metodas nepagauna visko. Registras, kuris visiškai priklauso nuo savanoriško pranešimo, iš principo praranda tai, ko žmonės nepraneša — dėl nežinojimo, patogumo, ar nes jie nesupranta, kad priemonė patenka į AI apibrėžimą. Registras, kuris visiškai priklauso nuo IT signalų, praranda tai, kas įsigyjama aplenkiant IT, o tai šiuo metu yra didžioji dalis šešėlinio AI.
Realistiškas požiūris derina abu metodus, žinant, kad ir derinys nėra visiškai išsamus. Gerai prižiūrimas registras yra artėjimas prie tikrovės, kuris yra tikslesnis nei jo neturėjimas, ne garantija, kad jame yra visa.
Egzistuoja ir organizacinis spąstas: antrasis procesas, kuris pridedamas prie esamo proceso, dažnai tiesiog ignoruojamas, net jei jis popieriuje yra privalomas. Kodėl tai vyksta ir kaip tai išvengti, aprašyta puslapyje apie kodėl antrasis procesas šalia esamo yra ignoruojamas. Pagrindinė pamoka yra ta, kad aktualizavimas lengviausiai išlieka, kai jis įtraukiamas į esamas rutinas, o ne kai tampa naujuoju, atskiru įsipareigojimu.
Aktualus registras galiausiai priklauso nuo žmonių, kurie supranta, kodėl pranešimas yra naudingas ir kas vyksta su jų pranešimu. Tai susiję su platesniu klausimu apie ką AI raštingumas reiškia darbuotojams: kas nežino, kas patenka į AI apibrėžimą, taip pat nepraneša to, kas turėtų būti pranešta. Ir kas bijo sankcijos, vis tiek nepraneša — net ir to, kas patenka į apibrėžimą.
Su tuo susijęs ir pokalbis apie įmonės duomenis. Darbuotojas, kuris įklijuoja klientų duomenis ar vidinius dokumentus į nemokamą pokalbio langą, dažnai nenaudoja draustos priemonės tiesiogine prasme — ta priemonė galbūt niekur nėra pažymėta kaip „draudžiama". Rizika slypi naudojime, ne tik buvime sąraše. Kaip su tuo susitvarkyti, aprašyta puslapyje apie ką daryti su įmonės duomenimis nemokamame pokalbio lange.
Paskutinis gyvo registro elementas yra priežiūra to, kas jame jau yra. Taikymas, kuris klasifikavimo metu reikalavo žmogaus kontrolės, praktikoje galėjo tą kontrolę praradus, ir registras to gali neatspindėti. Ką žmogaus priežiūra reiškia praktikoje, ir kuo tai skiriasi nuo priežiūros popieriuje, aprašyta puslapyje apie ką žmogaus priežiūra reiškia praktikoje.
Aktualus registras pasako, kas veikia ir su kokia rizika. Jis nepasako, kokia dalis pagrindinio darbo faktiškai atliekama ar perimama AI, ir kokia dalis lieka žmonėms. Tas klausimas yra vienu lygiu giliau: ne kokios priemonės egzistuoja, bet kiek konkrečios užduoties gali atlikti AI. FTE TO AI darbo skenavimas tai apskaičiuoja pagal kiekvieną užduotį, taip suteikdamas vaizdą, kuris tinka kartu su registru — vienas rodo, kas egzistuoja, kitas — kas iš tikrųjų vyksta.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.