Organizácia s viacerými pobočkami zvyčajne netrpí nedostatkom používania AI, ale nedostatkom prehľadu. Každá pobočka si robí vlastné rozhodnutia, uzatvára vlastné predplatné alebo prenecháva tímom, aby si sami zistili, čo sa im hodí. Výsledkom je súbor nasadení, ktorý nikde nie je zapísaný v úplnosti. Skôr než je čokoľvek na klasifikáciu alebo vykazovanie, musí tento súbor najprv existovať ako zoznam — s rovnakými pevnými údajmi pri každom nasadení, bez ohľadu na to, ktorá pobočka to nahlasuje.
Pri každom nasadení v zásade zaznamenávate: názov a dodávateľa, pobočku alebo oddelenie, kde sa používa, kto nasadenie správuje alebo ho obstaral, na čo sa používa, aké údaje sa do neho zadávajú, a či nasadenie samostatne rozhoduje alebo len podporuje. Toto posledné rozlíšenie do veľkej miery určuje úroveň rizika: nástroj, ktorý prepisuje text, sa posudzuje inak než systém, ktorý vyberá uchádzačov o zamestnanie alebo posudzuje žiadosti o úver.
Pri viacerých pobočkách sa k tomu pridáva ešte jedno pole: či bolo nasadenie obstarané lokálne, alebo bolo zavedené centrálne. Toto rozlíšenie je potrebné na to, aby ste videli, či rovnaké riziko vzniklo nezávisle na viacerých miestach, alebo sa jedno rozhodnutie rozšírilo po celej organizácii.
Prvé miesto, kde by ste hľadali, je IT oddelenie, a jeho zoznam je dobrým východiskovým bodom — ale nie konečným. Prečo zoznam z IT oddelenia nesedí v organizácii s viacerými pobočkami vysvetľuje, že centrálne správané licencie pokrývajú len časť používania. Pobočky, ktoré si samy platia predplatné kreditnou kartou, alebo tímy, ktoré používajú bezplatnú verziu nástroja, sa nikde v centrálnej evidencii neobjavia. Prehľad, ktorý budujete, musí teda kombinovať viaceré zdroje, nie iba jeden.
Okrem zoznamu z IT oddelenia dávajú iný druh signálu finančné údaje. Čo o organizácii vypovedajú údaje o nákupoch a licenciách popisuje, ako faktúry, predplatné a výdavky na kreditných kartách za jednotlivé pobočky poskytujú náznaky o nasadeniach uzatvorených mimo centrálneho nákupu. Toto je obzvlášť relevantné pri viacerých pobočkách: lokálne nákupy často prebiehajú inými kanálmi než centrálne IT, a práve tam vzniká najväčšia časť neúplného obrazu.
Žiadny zoznam — technický ani finančný — vám nepovie, na čo sa nasadenie skutočne používa. To vedia iba ľudia, ktorí s ním denne pracujú. Ako sa na to opýtať zamestnancov bez dôsledkov v organizácii sa zaoberá podmienkou, ktorá rozhoduje o úspechu alebo neúspechu tohto kroku: kto má pocit, že odpoveď môže mať dôsledky, odpovie neúplne alebo vôbec. Pri viacerých pobočkách je to o to dôležitejšie, pretože lokálne zvyklosti sa môžu výrazne líšiť a celoštátny prieskum tieto rozdiely ľahko zotrie.
Okrem rozhovorov a faktúr obsahuje existujúce IT prostredie často už náznaky, ktoré nikto ako takové nerozpoznal: sieťová prevádzka k určitým doménam, nové rozšírenia prehliadača alebo API prepojenia, ktoré niekto niekde vytvoril. Aké IT signály sú využiteľné v organizácii s viacerými pobočkami ukazuje, ktoré z týchto signálov niečo vypovedajú o používaní AI a ktoré sú len šumom. Pre organizáciu s viacerými pobočkami je to spôsob, ako zistiť, či sa rovnaký vzor opakuje na viacerých miestach, bez toho, aby bola každá pobočka osobitne oslovená.
Keď sú údaje pri každom nasadení zhromaždené — pôvod, účel používania, dotknuté údaje, správca, pobočka — môže sa začať klasifikácia. Nie každé nasadenie si zaslúži rovnakú pozornosť: nástroj, ktorý sumarizuje interné zápisnice, sa váži inak než systém, ktorý ovplyvňuje klientov alebo zamestnancov. Toto váženie závisí od toho, čo nasadenie robí, nie od toho, koľko ľudí ho používa alebo kedy bolo obstarané.
Táto inventarizácia je nepretržitý proces, nie jednorazový snímok. Pobočky pridávajú nasadenia, dodávatelia menia funkcie, a to, čo je dnes podporné, môže zajtra samostatne rozhodovať. Prehľad, ktorý budujete, musí byť teda opakovateľný: rovnaké otázky, rovnaké polia, znova a znova pri tých istých pobočkách.
Responsible AI Scan má za cieľ túto inventarizáciu štruktúrovať: rovnaké pevné polia pri každom nasadení, doplnené o IT signály, údaje o nákupoch a rozhovory so zamestnancami, s výstupom v podobe klasifikácie, ktorá zapadá do existujúcej rizikovej štruktúry organizácie. Tento nástroj sa pripravuje. Kto s ním chce pracovať hneď, ako bude k dispozícii, sa môže prihlásiť na čakaciu listinu.
Akonáhle je jasné, aké nasadenia bežia pri každej pobočke a čo robia, nasleduje logická otázka: akú časť práce, ktorú tieto nasadenia podporujú, môže vlastne prevziať AI. To je iná otázka než governance — nejde o riziko a preukázateľnosť, ale o obsah práce. Pracovný skener od FTE TO AI vypočíta pri každej úlohe, akú časť práce môže prevziať AI, a tým naväzuje na prehľad, ktorý ste vybudovali touto inventarizáciou.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.