Organizácia s viacerými pobočkami má len zriedka jeden nákupný proces, jedno IT oddelenie a jeden spôsob práce. Každá pobočka si vyvinula vlastné návyky, vybrala vlastných dodávateľov a osvojila si vlastné nástroje, ktoré sa lokálne ukázali ako praktické. Centrálny IT-zoznam registruje to, čo bolo licencované cez centrálny nákupný proces. To, čo si pobočka obstarala sama, kreditnou kartou alebo lokálnou zmluvou, tam väčšinou nie je.
Toto nie je nutne znak zlého riadenia. Je to dôsledok toho, ako organizácie s viacerými lokalitami funguje: centrálne riadenie a lokálna autonómia existujú vedľa seba, a AI-nástroje sú dostupné dostatočne jednoducho na to, aby sa dostali dovnútra mimo centrálnej linky. Prehliadačové rozšírenie, bezplatný účet, nástroj, ktorý je súčasťou tímového predplatného — nič z toho neprechádza cez oddelenie, ktoré vedie IT-zoznam.
Miera, v akej sa IT-zoznam odlišuje od praxe, závisí od viacerých faktorov, ktoré sa medzi pobočkami líšia: ako dôsledne sa nákupná politika skutočne presadzuje, koľko slobody majú tímy pri výbere vlastného softvéru, a ako dlho je pobočka už súčasťou organizácie. Nedávno prevzatá pobočka má často úplne inú sadu nástrojov ako centrála, a táto sada nástrojov pri fúzii automaticky nezmizne.
Okrem toho hrá rolu povaha práce. Pobočka s veľkým kontaktom s klientmi používa iné podporné nástroje ako pobočka, ktorá sa zameriava najmä na výrobu alebo logistiku. Generickí AI-asistenti sa objavujú všade, ale špecializované nástroje — na text, na analýzu dát, na plánovanie — sa výrazne líšia podľa funkcie a lokality.
Inventár, ktorý zohľadňuje túto rozptýlenosť, kombinuje viacero zdrojov, pretože žiadny jednotlivý zdroj sám osebe nie je úplný. Aké IT-signály sú použiteľné pri organizácii s viacerými pobočkami ukazuje, ktoré technické stopy — sieťová prevádzka, logy jednotného prihlásenia, správa zariadení — hovoria pri každej pobočke niečo iné a musia sa teda posudzovať samostatne, nie centrálne predpokladať.
Údaje o nákupe a licenciách tvoria druhý zdroj, a aj tie sa medzi pobočkami líšia: niektoré pobočky obstarávajú softvér cez centrálne zmluvy, iné cez lokálne nákladové miesta, ktoré sa nikdy nedostanú do centrálnej administratívy. Čo vypovedajú údaje o nákupe a licenciách pri organizácii popisuje, ako tieto údaje, napriek svojej nekompletnosti, aj tak poskytujú štruktúru.
Tretím zdrojom je samotný zamestnanec, a tento zdroj je pri viacerých pobočkách o to dôležitejší, pretože lokálne návyky sa často dajú zistiť len tak, že sa spýtate. To funguje len tak, ak otázka neobsahuje hrozbu vyvodenia dôsledkov — ľudia, ktorí sa boja následkov, neuvedú nástroj, ktorý používajú na rýchlejšiu prácu. Ako sa na to opýtať zamestnancov bez vyvodzovania dôsledkov pri organizácii sa venuje tomu, ako sa táto otázka formuluje, aby sa na ňu dala dať čestná odpoveď.
Responsible AI Scan zaznamenáva pri každej zistenej aplikácii obmedzený súbor údajov: o aký nástroj alebo službu ide, na akej pobočke alebo oddelení sa používa, kto aplikáciu správuje alebo ju obstaral, a akú úlohu pri tom organizácia zastáva. Táto posledná otázka nie je triviálna: tá istá organizácia môže byť pri jednej aplikácii používateľom a pri inej, vlastnej vyvinutej alebo výrazne upravenej aplikácii, sa dostať do úlohy poskytovateľa. Ste poskytovateľ alebo používateľ vysvetľuje, prečo sa táto úloha určuje pre každú aplikáciu samostatne, a prečo sa to môže líšiť podľa pobočky.
Čo sa nezaznamenáva, je hodnotenie pobočky alebo zamestnanca, ktorý nástroj používa. Cieľom inventarizácie je úplný obraz, nie zoznam odchýlok, ktoré sa niekomu pripisujú. Bez tohto oddelenia nevznikne úplný obraz, pretože nikto nespolupracuje na inventarizácii, ktorá by sa mohla použiť proti nemu.
Inventár pri viacerých pobočkách nie je nikdy definitívny. Pobočky sa menia, nástroje sa nahrádzajú, a úloha, ktorá je dnes „používateľ“, sa môže zajtra zmeniť na „poskytovateľ“, hneď ako sa nástroj interne upraví alebo ďalej vyvinie. Kedy sa mení vaša úloha popisuje, aké zmeny sú dôvodom na opätovné preskúmanie klasifikácie. Ako vybudovať AI-inventár popisuje výstavbu ako celok: od prvého prieskumu na jednotlivých pobočkách až po štruktúru, ktorá rastie spolu s organizáciou, namiesto toho, aby sa každý rok začínalo od začiatku.
Hneď ako je zrejmé, aké AI-aplikácie sú na jednotlivých pobočkách skutočne v používaní, vzniká nasledujúca otázka, ktorá presahuje rámec governance: čo tieto nástroje znamenajú pre úlohy, ktoré ľudia denne vykonávajú? Pracovný scan od FTE TO AI vypočíta pre každú úlohu, aká časť práce prichádza do úvahy na prevzatie zo strany AI, a poskytuje tak doplnkový obraz vedľa inventára: nielen to, čo sa používa, ale aj to, čo to znamená pre usporiadanie samotnej práce.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.