Organizacijai su keliais padaliniais dažniausiai netrūksta AI naudojimo, tačiau trūksta bendro vaizdo. Kiekvienas padalinys priima savo sprendimus, sudaro savo prenumeratas arba leidžia komandoms patiems išsiaiškinti, kas naudinga. Rezultatas – rinkinys taikomųjų programų, kuris niekur nėra užrašytas kaip visuma. Kad būtų galima ką nors klasifikuoti ar apie tai atsiskaityti, tas rinkinys pirmiausia turi egzistuoti kaip sąrašas – su tais pačiais fiksuotais duomenimis apie kiekvieną taikomąją programą, nepriklausomai nuo to, kuris padalinys apie ją praneša.
Apie kiekvieną taikomąją programą iš esmės fiksuojate: pavadinimą ir tiekėją, padalinį ar skyrių, kuriame ji naudojama, kas ją administruoja ar įsigijo, kam ji naudojama, kokie duomenys į ją įvedami, ir ar taikomoji programa priima sprendimus savarankiškai, ar tik palaiko. Šis paskutinis skirtumas didžia dalimi nulemia rizikos lygį: įrankis, kuris perrašo tekstą, vertinamas kitaip nei sistema, kuri atrenka kandidatus į darbą ar vertina paskolų prašymus.
Esant keliems padaliniams, prisideda papildomas laukas: ar taikomoji programa įsigyta vietoje, ar išplatinta centralizuotai. Šis skirtumas būtinas, kad būtų galima nustatyti, ar ta pati rizika atsirado keliose vietose nepriklausomai vienoje nuo kitos, ar vienas sprendimas išplito po visą organizaciją.
Pirmoji vieta, kur ieškotumėte, yra IT skyrius, ir tas sąrašas yra geras pradžios taškas – bet ne pabaigos taškas. Kodėl IT sąrašas neatitinka tiesos organizacijoje su keliais padaliniais paaiškina, kad centralizuotai administruojamos licencijos apima tik dalį naudojimo. Padaliniai, kurie prenumeratai naudoja savo kreditinę kortelę, arba komandos, kurios naudoja nemokamą įrankio versiją, niekur neatsispindi centralizuotoje administravimo sistemoje. Todėl bendras vaizdas, kurį kuriate, turi apjungti kelis šaltinius, ne vieną.
Be IT sąrašo, finansiniai duomenys duoda kitokio pobūdžio signalą. Ką atskleidžia pirkimo ir licencijų duomenys organizacijoje aprašo, kaip sąskaitos faktūros, prenumeratos ir kreditinių kortelių išlaidos pagal padalinį nurodo taikomąsias programas, sudarytas ne per centralizuotą pirkimą. Tai ypač aktualu esant keliems padaliniams: vietinis pirkimas dažnai vyksta kitais kanalais nei centralizuotas IT, ir tieka ten susidaro didžiausia neišsamaus vaizdo dalis.
Nė vienas sąrašas – nei techninis, nei finansinis – nepasakys, kam taikomoji programa iš tikrųjų naudojama. Tai žino tik tie, kurie su ja dirba kasdien. Kaip to paklausti darbuotojų nebaudžiant organizacijoje aptaria sąlygą, nuo kurios priklauso šio žingsnio pasisekimas ar nesėkmė: kas jaučia, kad atsakymas gali turėti pasekmių, atsako neišsamiai arba nieko neatsako. Esant keliems padaliniams tai ypač svarbu, nes vietiniai įpročiai gali labai skirtis, o visos šalies apklausa lengvai užglaisto tuos skirtumus.
Be pokalbių ir sąskaitų faktūrų, esama IT aplinka dažnai jau turi užuominų, kurių niekas nebuvo pripažinęs tokiomis: tinklo srautą į tam tikrus domenus, naujus naršyklės plėtinius arba API sąsajas, kurios kažkur buvo sukurtos. Kokie IT signalai naudingi organizacijoje su keliais padaliniais parodo, kurie iš tų signalų kažką pasako apie AI naudojimą, o kurie yra tik triukšmas. Organizacijai su keliais padaliniais tai yra būdas pamatyti, ar tas pats modelis kartojasi skirtingose vietose, be atskiro apklausimo kiekvieno padalinio.
Kai duomenys apie kiekvieną taikomąją programą surinkti – kilmė, naudojimo tikslas, susiję duomenys, administratorius, padalinys – gali pradėti klasifikaciją. Ne kiekviena taikomoji programa nusipelno tokio pat dėmesio: įrankis, apibendrinantis vidinius protokolus, vertinamas kitaip nei sistema, turinti įtakos klientams ar darbuotojams. Šis vertinimas priklauso nuo to, ką taikomoji programa daro, o ne nuo to, kiek žmonių ją naudoja ar kada ji buvo įsigyta.
Ši inventorizacija yra nuolatinis procesas, ne vienkartinis momentinis vaizdas. Padaliniai prideda taikomąsias programas, tiekėjai keičia funkcijas, ir kas šiandien tik palaiko, rytoj gali savarankiškai priimti sprendimus. Todėl bendras vaizdas, kurį kuriate, turi būti pakartojamas: tie patys klausimai, tie patys laukai, kaskart iš naujo apklausiant tuos pačius padalinius.
Responsible AI Scan yra sukurtas struktūrizuoti šią inventorizaciją: tie patys fiksuoti laukai apie kiekvieną taikomąją programą, papildyti IT signalais, pirkimo duomenimis ir pokalbiais su darbuotojais, ir baigiantis klasifikacija, atitinkančia organizacijos esamą rizikos struktūrą. Skanavimo įrankis kuriamas. Norintys juo naudotis, kai jis bus pasiekiamas, gali užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą.
Kai tampa aišku, kokios taikomosios programos naudojamos kiekviename padalinyje ir ką jos daro, kitas klausimas savaime aiškus: kokią dalį darbo, kurį šios taikomosios programos palaiko, iš tikrųjų galima perduoti AI. Tai kitoks klausimas nei valdymas (governance) – jis nėra apie riziką ir įrodomumą, o apie darbo turinį. FTE TO AI darbo skanavimas apskaičiuoja pagal kiekvieną užduotį, kokią dalį darbo galima perduoti AI, ir taip susijungia su bendru vaizdu, kurį susikūrėte per šią inventorizaciją.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.