Organisaatiolla, jolla on useita toimipisteitä, ei tavallisesti ole pulaa AI-käytöstä, vaan pulaa yleiskuvasta. Jokainen toimipiste tekee omia valintojaan, ottaa omia tilauksia käyttöön tai antaa tiimien itse selvittää, mikä on hyödyllistä. Tuloksena on kokoelma sovelluksia, joita ei ole kirjattu missään kokonaisuudessaan. Ennen kuin mitään voidaan luokitella tai raportoida, tämän kokoelman on ensin oltava olemassa listana — jossa kunkin sovelluksen kohdalla on samat vakiotiedot, riippumatta siitä, mikä toimipiste ilmoittaa niistä.
Kunkin sovelluksen osalta kirjaatte lähtökohtaisesti: nimen ja toimittajan, toimipisteen tai osaston, jossa sitä käytetään, kuka sovellusta hallinnoi tai on sen hankkinut, mihin sitä käytetään, mitä tietoja siihen syötetään, ja tekeekö sovellus itsenäisesti päätöksiä vai tukeeko se ainoastaan. Tämä jälkimmäinen ero määrittää suurelta osin riskitason: työkalua, joka kirjoittaa tekstiä uudelleen, on arvioitava eri tavalla kuin järjestelmää, joka valitsee työnhakijoita tai arvioi luottohakemuksia.
Useissa toimipisteissä tähän tulee lisäksi yksi kenttä: onko sovellus hankittu paikallisesti tai otettu käyttöön keskitetysti. Tämä ero on tarpeen sen selvittämiseksi, onko samankaltainen riski syntynyt eri paikoissa toisistaan riippumatta, tai onko yksi päätös levinnyt koko organisaatioon.
Ensimmäinen paikka, mistä etsisitte tietoa, on IT-osasto, ja tämä lista on hyvä lähtökohta — mutta ei loppupiste. Miksi IT-lista ei pidä paikkaansa organisaatiossa, jolla on useita toimipisteitä selittää, että keskitetysti hallinnoidut lisenssit kattavat vain osan käytöstä. Toimipisteet, jotka käyttävät omaa luottokorttiaan tilaukseen, tai tiimit, jotka ottavat käyttöön työkalun ilmaisversion, eivät näy missään keskitetyssä hallinnossa. Yleiskuvan, jota rakennatte, on siis yhdisteltävä useita lähteitä, ei vain yhtä.
IT-listan lisäksi taloudelliset tiedot antavat toisenlaisen signaalin. Mitä hankinta- ja lisenssitiedot paljastavat organisaatiossa kuvaa, miten laskut, tilaukset ja luottokorttikulut toimipisteittäin antavat vihjeitä sovelluksista, jotka on hankittu keskitetyn hankinnan ulkopuolella. Tämä on erityisen olennaista useissa toimipisteissä: paikallinen hankinta kulkee usein muita kanavia pitkin kuin keskitetty IT, ja juuri siellä syntyy suurin osa puutteellisesta kuvasta.
Mikään lista — tekninen tai taloudellinen — ei kerro, mihin sovellusta todellisuudessa käytetään. Sen tietävät ainoastaan ihmiset, jotka työskentelevät sen kanssa päivittäin. Miten kysytte sitä työntekijöiltä ilman seuraamuksia organisaatiossa käsittelee ehtoa, joka ratkaisee tämän vaiheen onnistumisen tai epäonnistumisen: kuka tuntee, että vastauksella voi olla seurauksia, vastaa puutteellisesti tai ei vastaa lainkaan. Useissa toimipisteissä tämä on erityisen tärkeää, koska paikalliset käytännöt voivat vaihdella suuresti ja valtakunnallinen kysely helposti häivyttää näitä eroja.
Keskustelujen ja laskujen lisäksi olemassa oleva IT-ympäristö sisältää usein jo vihjeitä, joita kukaan ei ole tunnistanut sellaisiksi: verkkoliikennettä tiettyihin verkkotunnuksiin, uusia selainlaajennuksia tai API-liittymiä, jotka on luotu jossain. Mitkä IT-signaalit ovat käyttökelpoisia organisaatiossa, jolla on useita toimipisteitä osoittaa, mitkä näistä signaaleista kertovat jotain AI-käytöstä ja mitkä ovat kohinaa. Organisaatiolle, jolla on useita toimipisteitä, tämä on tapa nähdä, toistuuko samankaltainen kuvio eri paikoissa, ilman että kutakin toimipistettä on kysytty erikseen.
Kun sovelluskohtaiset tiedot on kerätty — alkuperä, käyttötarkoitus, käsiteltävät tiedot, hallinnoija, toimipiste — luokittelu voi alkaa. Kaikki sovellukset eivät ansaitse samaa huomiota: työkalu, joka tekee yhteenvedon sisäisistä pöytäkirjoista, painaa eri tavalla kuin järjestelmä, joka vaikuttaa asiakkaisiin tai työntekijöihin. Tämä painotus riippuu siitä, mitä sovellus tekee, ei siitä, kuinka monta ihmistä sitä käyttää tai milloin se on hankittu.
Tämä kartoitus on jatkuva prosessi, ei kertaluonteinen tilannekuva. Toimipisteet lisäävät sovelluksia, toimittajat muuttavat toimintoja, ja se, mikä tänään on tukevaa, voi huomenna tehdä itsenäisiä päätöksiä. Yleiskuvan, jota rakennatte, on siis oltava toistettavissa: samat kysymykset, samat kentät, aina uudelleen samojen toimipisteiden läpi.
Responsible AI Scan on tarkoitettu tämän kartoituksen jäsentämiseen: samat vakiokentät per sovellus, täydennettynä IT-signaaleilla, hankintatiedoilla ja työntekijöiden kanssa käydyillä keskusteluilla, ja päätyen luokitteluun, joka sopii organisaation olemassa olevaan riskirakenteeseen. Skannaus on rakenteilla. Se, joka haluaa työskennellä sen kanssa heti kun se on saatavilla, voi ilmoittautua jonotuslistalle.
Kun on selvää, mitä sovelluksia kussakin toimipisteessä on käytössä ja mitä ne tekevät, seuraava kysymys on ilmeinen: mikä osa näiden sovellusten tukemasta työstä on todellisuudessa AI:n otettavissa hoidettavakseen. Tämä on eri kysymys kuin governance — kyse ei ole riskistä ja osoitettavuudesta, vaan työn sisällöstä. FTE TO AI:n työskannaus laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä on AI:n otettavissa hoidettavakseen, ja liittyy näin siihen yleiskuvaan, jonka olette rakentaneet tämän kartoituksen avulla.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.