Κάποιος επικολλά ένα κομμάτι κειμένου σε ένα παράθυρο συνομιλίας για να πάρει πιο γρήγορα μια περίληψη, μια μετάφραση ή ένα προσχέδιο κειμένου. Το παράθυρο είναι δωρεάν, ο λογαριασμός είναι προσωπικός, και κανείς δεν ζήτησε άδεια γι' αυτό επειδή κανείς δεν γνώριζε ότι απαιτείται άδεια. Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη μορφή χρήσης AI σε έναν οργανισμό, και ταυτόχρονα η λιγότερο ορατή.
Ένα δωρεάν παράθυρο συνομιλίας δεν απαιτεί έγκριση από την IT, κανένα προϋπολογισμό, καμία διαδικασία προμήθειας. Απαιτεί μόνο έναν browser. Όποιος θέλει να εκτελέσει μια εργασία πιο γρήγορα, ανοίγει το παράθυρο, επικολλά το κείμενο μέσα, και παίρνει μια απάντηση. Τα δεδομένα που εισάγονται εκεί μπορεί να είναι οτιδήποτε: ένας φάκελος πελάτη, ένα προσχέδιο κειμένου με ευαίσθητα για την επιχείρηση νούμερα, ένα email με προσωπικά δεδομένα. Τι συμβαίνει με αυτά τα δεδομένα μετά την επικόλληση, ο χρήστης συνήθως δεν το γνωρίζει. Τι έχει συμφωνήσει ο οργανισμός σχετικά με αυτό, τίποτα — δεν υπάρχει σύμβαση, καμία συμφωνία επεξεργασίας δεδομένων, καμία συμφωνία σχετικά με τις περιόδους διατήρησης.
Αυτό δεν συμβαίνει από απροσεξία. Συμβαίνει επειδή το παράθυρο λειτουργεί, είναι πιο γρήγορο από την επίσημη εναλλακτική, και κανείς ποτέ δεν εξήγησε πού βρίσκεται το όριο. Η ίδια κίνηση βρίσκεται πίσω από μια επέκταση browser με πρόσβαση στο email σας: ένα εργαλείο που είναι λειτουργικά χρήσιμο, εγκαθίσταται εκτός κάθε επίβλεψης, και επεξεργάζεται δεδομένα χωρίς να το έχει ελέγξει κανείς.
Ένα παράθυρο συνομιλίας δεν εξαφανίζεται επειδή δημιουργείται ένα έγγραφο πολιτικής. Δεν εξαφανίζεται επειδή η IT δημοσιεύει μια λίστα με εγκεκριμένα εργαλεία. Όσο το δωρεάν παράθυρο λειτουργεί πιο γρήγορα από την εναλλακτική, θα συνεχίσει να χρησιμοποιείται — απλώς τότε χωρίς να το αναφέρει κανείς. Μια απαγόρευση χωρίς εναλλακτική οδηγεί τη χρήση στο υπόγειο· η εργασία δεν εξαφανίζεται, εξαφανίζεται μόνο η ορατότητα.
Αυτό το μοτίβο επαναλαμβάνεται σε πολλαπλά σημεία ενός οργανισμού. Μια ομάδα που έχει καλές εμπειρίες, αποκτά μια δική της συνδρομή χωρίς να το γνωρίζει κανείς εκτός αυτής. Ένα πιλοτικό πρόγραμμα που ξεκίνησε ως δοκιμή, συνεχίζει να λειτουργεί επειδή κανείς δεν ανέλαβε την εντολή να μια δοκιμαστική εγκατάσταση που ποτέ δεν απενεργοποιήθηκε κλείσει ξανά. Η λίστα της IT με εγκεκριμένο λογισμικό σε καμία από αυτές τις περιπτώσεις δεν είναι μια αξιόπιστη αναπαράσταση του τι πραγματικά συμβαίνει. Όποιος θέλει να ξέρει τι συμβαίνει, πρέπει να ρωτήσει — όχι ως έλεγχο, αλλά ως καταγραφή.
Η διαφορά ανάμεσα σε έναν οργανισμό που αποκτά εικόνα και έναν οργανισμό που δεν την αποκτά, βρίσκεται στον τρόπο που ρωτά. Όποιος ρωτά με την απειλή κυρώσεων στο βάθος, δεν παίρνει απάντηση — ή παίρνει μια απάντηση που δεν είναι σωστή. Όποιος ρωτά χωρίς λογοδοσία, με το μήνυμα ότι πρόκειται για απόκτηση εικόνας και όχι για τιμωρία, παίρνει ειδικές πληροφορίες.
Αυτή η εικόνα πρέπει να καταλήξει κάπου. Όχι σε μια λίστα που έχει ξεπεραστεί μετά από έναν μήνα, αλλά σε μια δομή που καταγράφει τι λειτουργεί, ποιος το χρησιμοποιεί, ποια δεδομένα εισάγονται, και ποιο ρίσκο αντιστοιχεί σε αυτό. Πώς να δημιουργήσετε μια απογραφή AI περιγράφει πώς γίνεται αυτή η καταγραφή χωρίς κυνήγι μαγισσών: ως συνεχής διαδικασία, όχι ως εφάπαξ ενέργεια που στη συνέχεια ξεχνιέται ξανά.
Σε κάθε εφαρμογή που έρχεται στην επιφάνεια, αντιστοιχεί ένα σταθερό σύνολο δεδομένων: τι κάνει, ποιος το χρησιμοποιεί, ποια δεδομένα εισάγονται, και βάσει ποιας συμφωνίας γίνεται αυτό. Χωρίς αυτή την καταγραφή, ένα παράθυρο συνομιλίας παραμένει ένα τυχαίο στοίχημα αντί για μια αξιολογημένη επιλογή. Τι πρέπει να καταγράφετε ανά εφαρμογή περιγράφει αυτό το σταθερό σύνολο, ανεξάρτητα από το αν η εφαρμογή είναι ένα δωρεάν παράθυρο, μια επί πληρωμή συνδρομή, ή ένα εργαλείο που εισήλθε μέσω ενός προμηθευτή. Επίσης ένας προμηθευτής μπορεί ο ίδιος να αποτελέσει την αφορμή: ένας προμηθευτής που ενσωμάτωσε AI στο προϊόν του μεταβάλλει τη φύση μιας υπάρχουσας σύμβασης χωρίς πάντα να υπάρχει απέναντι μια νέα συμφωνία.
Ένα δωρεάν παράθυρο συνομιλίας δεν είναι εξ ορισμού πρόβλημα. Είναι ένα σήμα: υπάρχει μια εργασία που κάποιος ήθελε να κάνει πιο γρήγορα, και η υπάρχουσα προσφορά δεν το κάλυπτε. Το ερώτημα δεν είναι μόνο αν η χρήση σταματά, αλλά αν ο οργανισμός προσφέρει μια εναλλακτική που να ταιριάζει στις συμφωνίες — και αν γνωρίζει ποια δεδομένα έχουν στο μεταξύ υποστεί επεξεργασία μέσω ενός καναλιού επί του οποίου δεν είχε έλεγχο.
Αυτά τα δύο ερωτήματα μαζί — τι λειτουργεί, και τι θα μπορούσε να το αντικαταστήσει — οδηγούν σχεδόν αυτόματα σε ένα τρίτο ερώτημα: ποιο μέρος της εργασίας που τώρα διεξάγεται μέσω ενός ξεχωριστού παραθύρου συνομιλίας, είναι στην πραγματικότητα μια εργασία που μπορεί να αναλάβει η AI με αξιολογημένο τρόπο. Ακριβώς για αυτό έχει σχεδιαστεί η werkscan της FTE TO AI: υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να αναλάβει η AI, ώστε η απάντηση σε ένα δωρεάν παράθυρο συνομιλίας να μην είναι μόνο μια απαγόρευση, αλλά και μια προοπτική για το τι μπορεί να γίνει.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.