Ένας εργαζόμενος εγκαθιστά μια επέκταση προγράμματος περιήγησης που συνοψίζει e-mails, προτείνει ραντεβού στο ημερολόγιο ή γράφει προσχέδιο κειμένου στο Gmail ή στο Outlook Web. Η εγκατάσταση διαρκεί ένα λεπτό και ζητά άδεια για πρόσβαση στο περιεχόμενο της σελίδας. Αυτή η άδεια δίνεται χωρίς να διαβάσει κανείς τι ακριβώς κοινοποιείται, πόσο καιρό διατηρείται, εάν το μοντέλο εκπαιδεύεται πάνω σε αυτό, ή αν ο προμηθευτής το μεταπωλεί. Η επέκταση λειτουργεί, εξοικονομεί χρόνο, και στη συνέχεια διαδίδεται άτυπα: ένας συνάδελφος τη βλέπει, ζητά τον σύνδεσμο, την εγκαθιστά και αυτός.
Οι επεκτάσεις προγράμματος περιήγησης δεν εμπίπτουν στις περισσότερες διαδικασίες προμηθειών. Δεν αγοράζεται τίποτα, δεν υπάρχει σύμβαση, δεν υπάρχει τιμολόγιο που να ξεχωρίζει στα οικονομικά. Η εγκατάσταση γίνεται μέσω του ίδιου του προγράμματος περιήγησης, συχνά με προσωπικό ή εργασιακό λογαριασμό που δεν περνά μέσα από την IT. Για τον εργαζόμενο δεν πρόκειται για ένα «νέο εργαλείο» με την έννοια που απαιτεί έγκριση — είναι ένα μικρό βοηθητικό εργαλείο, ανάλογο με έναν ορθογραφικό έλεγχο. Το γεγονός ότι η επέκταση έχει πρόσβαση ανάγνωσης σε όλη την αλληλογραφία, συμπεριλαμβανομένων συνημμένων, συμβάσεων και δεδομένων πελατών, είναι μια τεχνική λεπτομέρεια που παραβλέφθηκε κατά την εγκατάσταση.
Αυτό το μοτίβο δεν είναι μοναδικό για την αλληλογραφία. Η ίδια διαδρομή περνά μέσα από ένα εργαλείο που κανείς δεν έχει εγκρίνει με ευρύτερη έννοια, μέσα από εταιρικά δεδομένα που επικολλώνται σε ένα δωρεάν παράθυρο συνομιλίας, και μέσα από ένα τμήμα που έχει συνάψει με δική του πρωτοβουλία μια συνδρομή. Η επέκταση προγράμματος περιήγησης είναι απλώς η παραλλαγή με την πιο άμεση πρόσβαση: όχι σε ένα μόνο έγγραφο, αλλά σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο.
Ένας κατάλογος IT με εγκεκριμένο λογισμικό δεν το εντοπίζει αυτό. Η επέκταση δεν βρίσκεται στην επισκόπηση συμβάσεων, ούτε στη ροή τιμολογίων, ούτε σε ένα αρχείο καταγραφής SSO αν αυτό δεν χρησιμοποιείται. Ο μόνος τρόπος για να γνωρίζετε αν υπάρχει, είναι να ρωτήσετε — τους ανθρώπους που τη χρησιμοποιούν. Και αυτό λειτουργεί μόνο εάν η ερώτηση δεν έχει συνέπειες. Τη στιγμή που μια αναφορά οδηγεί σε μομφή, η πληροφορία σταματά. Η επόμενη επέκταση τότε δεν αναφέρεται, αλλά χρησιμοποιείται πιο διακριτικά.
Η επέκταση δεν εξαφανίζεται επίσης επειδή είναι χρήσιμη. Όποιος μπορεί να διαχειρίζεται την αλληλογραφία ταχύτερα, δεν το εγκαταλείπει επειδή κάπου υπάρχει ένα έγγραφο πολιτικής που το αποθαρρύνει. Μια απαγόρευση χωρίς εναλλακτική λύση μεταφέρει τη συμπεριφορά σε άλλο λογαριασμό, άλλο πρόγραμμα περιήγησης, ένα προσωπικό τηλέφωνο. Το πρόβλημα γίνεται τότε πιο αόρατο, όχι μικρότερο.
Η αφετηρία δεν είναι ο εντοπισμός και η τιμωρία, αλλά η χαρτογράφηση αυτού που υπάρχει και η λήψη απόφασης με βάση αυτό. Αυτό ξεκινά με μια απογραφή που δεν κοιτάζει μόνο τι έχει αγοραστεί, αλλά τι χρησιμοποιείται: πώς δημιουργείτε μια απογραφή AI περιγράφει αυτή την προσέγγιση, συμπεριλαμβανομένου του πώς κάνετε τους ανθρώπους να αναφέρουν οι ίδιοι τι χρησιμοποιούν.
Για κάθε επέκταση που έρχεται στο φως, μερικές ερωτήσεις είναι σχετικές. Ποια δεδομένα αγγίζει — μόνο αυτά που εμφανίζονται στην οθόνη, ή ολόκληρο το γραμματοκιβώτιο μέσω σύνδεσης API; Επεξεργάζεται το περιεχόμενο ένα εξωτερικό μοντέλο, και αν ναι, υπό ποιους όρους; Υπάρχει επιχειρηματικός λόγος για τη χρήση, ή αντικαθιστά κάτι που ο οργανισμός είχε ήδη; Τι πρέπει να καταγράφεται ανά εφαρμογή — ποιος είναι ο ιδιοκτήτης, ποια δεδομένα εισέρχονται, ποιο επίπεδο κινδύνου ισχύει — περιγράφεται στο τι πρέπει να καταγράφετε ανά εφαρμογή. Αυτό δεν είναι μια νομική άσκηση αφ' εαυτής· είναι η βάση για να αποφασίζεται κατά περίπτωση: επιτρέπεται, αντικαθίσταται από μια διαχειριζόμενη παραλλαγή, ή αποσύρεται σταδιακά.
Σε αυτό ανήκει επίσης η ματιά προς τα έξω. Δεν προέρχεται κάθε λειτουργία AI στο περιβάλλον αλληλογραφίας από μια επέκταση που εγκατέστησε ένας εργαζόμενος ο ίδιος. Ένας προμηθευτής ενός υπάρχοντος εργαλείου μπορεί να έχει προσθέσει μια λειτουργία AI σε μια ενημέρωση, χωρίς αυτό να έχει θεωρηθεί νέα αξιολόγηση. Τι σημαίνει αυτό για υφιστάμενες συμβάσεις και συμφωνίες επεξεργαστή δεδομένων περιγράφεται στο έναν προμηθευτή που έχει ενσωματώσει AI στο προϊόν του.
Ο σκοπός αυτής της απογραφής δεν είναι ο εντοπισμός του εργαζομένου που εγκατέστησε την επέκταση. Όποιος καταλήγει σε αυτό, δεν βλέπει πλέον την επόμενη επέκταση, επειδή κανείς δεν αναφέρει τίποτα πια. Ο σκοπός είναι μια εικόνα του τι συμβαίνει στην πραγματικότητα με δεδομένα αλληλογραφίας, έγγραφα συμβάσεων και επικοινωνία με πελάτες, ώστε ένα διοικητικό στέλεχος ή ένας General Counsel να μπορεί να λάβει μια τεκμηριωμένη απόφαση για τι παραμένει, τι αντικαθίσταται, και τι αποσύρεται σταδιακά — με έναν λόγο που μπορεί να παρουσιαστεί σε μια εποπτική αρχή ή ελεγκτή.
Η ίδια ερώτηση που φέρνει στο φως ότι μια επέκταση διαβάζει μαζί με την αλληλογραφία, φέρνει επίσης στο φως πόσο χρόνο αναλαμβάνει στην πραγματικότητα αυτή η επέκταση από την εργασία που γινόταν πρώτα με το χέρι. Αυτές οι δύο ερωτήσεις βρίσκονται κοντά μεταξύ τους: η μία αφορά τον κίνδυνο και την εποπτεία, η άλλη αφορά το πού αλλάζει η κατανομή του χρόνου μέσα στην ίδια την εργασία. Για το τελευταίο, η σάρωση εργασίας (werkscan) του FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να αναληφθεί από AI, ανεξάρτητα από ποιο εργαλείο το κάνει — ένα επόμενο βήμα για όποιον, μετά την απογραφή, θέλει να γνωρίζει τι σημαίνει η AI που υπάρχει ήδη για την οργάνωση της εργασίας.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.