Kažkas įklijuoja tekstą į pokalbių langą, norėdamas greičiau gauti santrauką, vertimą ar teksto juodraštį. Langas yra nemokamas, paskyra yra asmeninė, ir niekas dėl to nėra paklausęs leidimo, nes niekas nežinojo, kad leidimas yra reikalingas. Tai dažniausiai pasitaikanti AI naudojimo forma organizacijoje, ir kartu mažiausiai pastebima.
Nemokamas pokalbių langas nereikalauja IT skyriaus patvirtinimo, biudžeto ar pirkimo proceso. Reikalinga tik naršyklė. Kas nori greičiau atlikti užduotį, atsidaro langą, įklijuoja tekstą ir gauna atsakymą. Duomenys, kurie tuo metu įvedami, gali būti bet kas: kliento byla, teksto juodraštis su įmonei jautriais skaičiais, elektroninis laiškas su asmens duomenimis. Ką su tais duomenimis nutinka po įklijavimo, naudotojas dažniausiai nežino. Su kuo organizacija dėl to susitarė — su niekuo: nėra sutarties, nėra duomenų tvarkymo sutarties, nėra susitarimo dėl saugojimo terminų.
Tai nevyksta iš neatsargumo. Tai vyksta, nes langas veikia, yra greitesnis nei oficiali alternatyva, ir niekas niekada nepaaiškino, kur yra riba. Ta pati tendencija slypi ir už naršyklės plėtinio su prieiga prie jūsų pašto: įrankio, kuris funkciškai naudingas, įdiegiamas be jokios stebėsenos ir tvarko duomenis, be to, kad kas nors tai patikrintų.
Pokalbių langas neišnyksta dėl to, kad parengiamas politikos dokumentas. Jis neišnyksta ir dėl to, kad IT skyrius paskelbia patvirtintų įrankių sąrašą. Kol nemokamas langas veikia greičiau nei alternatyva, jis toliau naudojamas — tik tada niekas to nepraneša. Draudimas be alternatyvos naudojimą tik nuslepia; darbas neišnyksta, išnyksta tik matomumas.
Šis modelis kartojasi keliose organizacijos vietose. Komanda, kuri turėjo geros patirties, įsigyja savo prenumeratą, apie tai nežinant nė vienam už jos ribų. Bandomasis projektas, pradėtas kaip eksperimentas, tebeveikia, nes niekam nebuvo pavesta uždaryti bandomąją sistemą, kuri niekada nebuvo išjungta. IT skyriaus patvirtintos programinės įrangos sąrašas nė vienu iš šių atvejų nėra patikimas atspindys to, kas vyksta realybėje. Kas nori žinoti, kas vyksta, turi paklausti — ne kaip kontrolę, o kaip inventorizaciją.
Skirtumas tarp organizacijos, kuri gauna aiškų vaizdą, ir organizacijos, kuri jo neturi, slypi klausimo pateikimo būdu. Kas klausia su sankcijų grėsme fone, negauna atsakymo — arba gauna atsakymą, kuris neatitinka tiesos. Kas klausia be atpildo, su žinia, kad tikslas yra susidaryti vaizdą, o ne bausti, gauna sąžiningą informaciją.
Tas vaizdas turi kur nusėsti. Ne sąraše, kuris po mėnesio yra pasenęs, o struktūroje, kuri fiksuoja, kas veikia, kas tuo naudojasi, kokie duomenys į tai patenka ir kokia rizika su tuo susijusi. Kaip sudaryti AI inventorizaciją aprašo, kaip ta inventorizacija vyksta be raganų medžioklės: kaip nuolatinis procesas, o ne kaip vienkartinis veiksmas, kuris paskui pamirštamas.
Kiekvienam iškylančiam sprendimui priklauso fiksuotas duomenų rinkinys: ką jis daro, kas juo naudojasi, kokie duomenys į jį patenka ir kokiu susitarimu tai pagrįsta. Be šios fiksacijos pokalbių langas tampa spėjimu, o ne įvertintu pasirinkimu. Ką reikia fiksuoti kiekvienam sprendimui aprašo tą fiksuotą rinkinį, nesvarbu, ar sprendimas yra nemokamas langas, mokama prenumerata, ar įrankis, atėjęs per tiekėją. Beje, ir tiekėjas gali pats tapti priežastimi: tiekėjas, kuris savo produkte įdiegė AI pakeičia esamos sutarties pobūdį, ir tam ne visada atitinka nauja sutartis.
Nemokamas pokalbių langas nėra iš esmės problema. Tai signalas: yra užduotis, kurią kažkas norėjo atlikti greičiau, o esamas pasiūlymas to nepatenkino. Klausimas ne tik ar naudojimas sustoja, bet ir ar organizacija pasiūlo alternatyvą, kuri atitinka susitarimus — ir ar ji žino, kokie duomenys tuo tarpu buvo tvarkomi per kanalą, kurio ji nekontroliavo.
Šie du klausimai kartu — kas veikia ir kas galėtų tai pakeisti — beveik savaime veda prie trečio klausimo: kokia dalis darbo, kuris dabar vyksta per pavienį pokalbių langą, iš tikrųjų yra užduotis, kurią įvertintu būdu galėtų perimti AI. Tam tiksliai ir buvo sukurta FTE TO AI darbo skenavimo priemonė (werkscan): ji apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokią darbo dalį gali perimti AI, kad atsakymas į nemokamą pokalbių langą būtų ne vien draudimas, bet ir perspektyva to, kas iš tiesų galima.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.