Kennisbank

Ko jūs darāt ar uzņēmuma datiem bezmaksas tērzēšanas logā?

Kāds ielīmē teksta fragmentu tērzēšanas logā, lai ātrāk saņemtu kopsavilkumu, tulkojumu vai koncepta tekstu. Logs ir bezmaksas, konts ir personisks, un neviens nav lūdzis atļauju, jo neviens nezināja, ka atļauja ir nepieciešama. Šī ir visbiežāk sastopamā AI izmantošanas forma organizācijā, un tajā pašā laikā vismazāk pamanāmā.

Kā tas rodas

Bezmaksas tērzēšanas logs neprasa IT apstiprinājumu, nekādu budžetu, nekādu iepirkuma procesu. Tas prasa tikai pārlūkprogrammu. Kas vēlas darbu izpildīt ātrāk, atver logu, ielīmē tekstu, un saņem atbildi. Dati, kas tur tiek ievadīti, var būt jebkas: klienta lieta, koncepta teksts ar uzņēmumam sensitīviem skaitļiem, e-pasts ar personas datiem. Ko ar šiem datiem notiek pēc ielīmēšanas, lietotājs parasti nezina. Ar ko organizācija ir piekritusi, ir nekas — nav līguma, nav datu apstrādes līguma, nav vienošanās par glabāšanas termiņiem.

Tas notiek nevis nolaidības dēļ. Tas notiek, jo logs darbojas, ir ātrāks nekā oficiālā alternatīva, un neviens nekad nav paskaidrojis, kur ir robeža. Tā pati parādība ir aiz pārlūkprogrammas paplašinājuma ar piekļuvi jūsu e-pastam: rīka, kas funkcionāli ir noderīgs, tiek instalēts bez jebkādas uzraudzības un apstrādā datus, bez tam, ka to kāds ir pārbaudījis.

Kāpēc tas pats no sevis nepazūd

Tērzēšanas logs nepazūd tāpēc, ka tiek izstrādāts politikas dokuments. Tas nepazūd tāpēc, ka IT publicē apstiprināto rīku sarakstu. Kamēr bezmaksas logs darbojas ātrāk nekā alternatīva, tas tiks izmantots — tikai tad bez tā, ka kāds to piesaka. Aizliegums bez alternatīvas izmantošanu padara pazemes; darbs nepazūd, pazūd tikai redzamība.

Šis modelis atkārtojas vairākās organizācijas vietās. Komanda, kurai ir labas pieredzes, iegādājas savu abonementu, bez tam, ka kāds ārpus tās to zina. Pilotprojekts, kas sākās kā izmēģinājums, turpina darboties, jo neviens nesaņēma uzdevumu nekad neizslēgtu izmēģinājuma iekārtu atslēgt. IT saraksts ar apstiprinātu programmatūru nevienā no šiem gadījumiem nav uzticams atspoguļojums tam, kas patiesībā notiek. Kas vēlas zināt, kas notiek, tam jāvaicā — nevis kā kontrole, bet kā inventarizācija.

Ko nozīmē vaicāt, un ko tas nenozīmē

Atšķirība starp organizāciju, kas gūst ieskatu, un organizāciju, kas to nesaņem, ir vaicāšanas veidā. Kas vaicā ar sankciju draudiem fonā, atbildi nesaņem — vai saņem atbildi, kas neatbilst patiesībai. Kas vaicā bez norēķina, ar vēstījumu, ka runa ir par priekšstata veidošanu, nevis sodīšanu, saņem patiesu informāciju.

Šim priekšstatam kaut kur jānonāk. Nevis sarakstā, kas pēc mēneša ir novecojis, bet struktūrā, kas fiksē, kas darbojas, kas to izmanto, kādi dati tur tiek ievadīti un kāds risks tam atbilst. Kā izveidot AI inventāru aprakstīts, kā šī inventarizācija notiek bez raganu medībām: kā nepārtraukts process, nevis kā vienreizēja darbība, kas pēc tam tiek aizmirsta.

Katram lietojumam, kas nāk gaismā, pieder noteikts datu kopums: ko tas dara, kas to izmanto, kādi dati tur tiek ievadīti, un kādas vienošanās pamatā tas notiek. Bez šīs fiksācijas tērzēšanas logs paliek risks, nevis pārbaudīta izvēle. Kas jums jāfiksē par katru lietojumu aprakstīts šis noteiktais kopums, neatkarīgi no tā, vai lietojums ir bezmaksas logs, maksas abonements, vai rīks, kas ienācis caur piegādātāju. Turklāt arī piegādātājs pats var būt iemesls: piegādātājs, kas savā produktā iebūvēja AI maina esošā līguma raksturu, bez tam, ka tam vienmēr būtu pretī jauns līgums.

Ko organizācija ar to var izdarīt

Bezmaksas tērzēšanas logs pats par sevi nav problēma. Tas ir signāls: ir uzdevums, kuru kāds vēlējās izpildīt ātrāk, un esošais piedāvājums to nenodrošinājis. Jautājums nav tikai par to, vai lietošana apstājas, bet arī par to, vai organizācija piedāvā alternatīvu, kas atbilst vienošanām — un vai tā zina, kādi dati pa šo laiku apstrādāti caur kanālu, par kuru tai nebija kontroles.

Šie divi jautājumi kopā — kas darbojas, un ko tā vietā varētu ieviest — gandrīz automātiski ved uz trešo jautājumu: kura daļa no darba, kas tagad notiek caur atsevišķu tērzēšanas logu, patiesībā ir uzdevums, ko pārbaudītā veidā var pārņemt AI. Tieši tāpēc ir izveidots FTE TO AI darba skenējums: tas katram uzdevumam izrēķina, kuru darba daļu var pārņemt AI, lai atbilde uz bezmaksas tērzēšanas logu nebūtu tikai aizliegums, bet arī skats uz to, kas ir iespējams.