Monissa organisaatioissa on vakiintunut lista sovelluksista, joiden oletetaan jäävän "soveltamisalan ulkopuolelle". Tekstiehdotus tekstinkäsittelyohjelmassa, roskapostisuodatin, chatbot, joka vastaa vain kiinteän UKK-listan pohjalta. Oletus on, että näiden sovellusten katsotaan olevan liian pieniä, liian vanhoja tai liian vaarattomia kuuluakseen hallinnan piiriin. Se oletus pitää joskus paikkansa. Se ei pidä aina paikkaansa, ja se pitää harvoin paikkansa pysyvästi.
Se, jääkö jokin soveltamisalan ulkopuolelle, ei ole teknologian ominaisuus. Se on luokitus, joka seuraa siitä, mitä järjestelmä tekee, kenelle, ja millainen vaikutus syntyy, jos jokin menee pieleen. Sama tekstiehdotus, joka tänään jää soveltamisalan ulkopuolelle, koska se ehdottaa työntekijälle vain yhden sanan, voi huomenna kuulua soveltamisalan piiriin, kun se automaattisesti viimeistelee ja lähettää sähköposteja ilman väliintuloa.
Kolme tekijää määrittää yhdessä, kuuluuko sovellus soveltamisalan piiriin vai jääkö se sen ulkopuolelle.
Ensimmäinen on toiminto: tekeekö järjestelmä päätöksen, vai tarjoaako se ainoastaan tietoa, jonka ihminen arvioi? Työkalu, joka järjestää työnhakijat paremmuusjärjestykseen, on lähempänä soveltamisalaa kuin työkalu, joka tekee vain ansioluettelot haettaviksi. Missä kohdassa tätä kirjoa jokin sovellus tarkalleen sijaitsee ja miksi, luetaan analyysissä siitä, mitä korkea riskitaso tarkoittaa organisaatiollenne.
Toinen on organisaation oma rooli. Se, joka ostaa järjestelmän ja käyttää sitä muuttamattomana, on eri asemassa kuin se, joka rakentaa, kouluttaa tai muokkaa sitä itse. Sama sovellus voi jäädä yhdelle organisaatiolle soveltamisalan ulkopuolelle ja toiselle ei, puhtaasti sen perusteella, kuka kantaa minkä vastuun. Tämä jako käsitellään kysymyksessä siitä, olette te tarjoaja vai käyttäjä, ja se muuttuu heti, kun joku organisaatiossa muokkaa tai kouluttaa mallia uudelleen, kuten kuvataan siinä, mikä muuttuu, kun muokkaatte mallia itse.
Kolmas tekijä on aika. Järjestelmä, joka nyt jää soveltamisalan ulkopuolelle, ei välttämättä ole sitä vuoden kuluttua, ei siksi, että säännöt olisivat muuttuneet, vaan siksi, että käyttö muuttui. Chatbot, joka aloitti tietolähteenä, voi kasvaa järjestelmäksi, joka käsittelee valituksia. Tiimin tai osaston rooli suhteessa tällaiseen järjestelmään siirtyy samalla, ja milloin se tapahtuu, on kuvattu siinä, milloin roolinne muuttuu ja mistä se riippuu.
Näiden kolmen tekijän seurauksena "soveltamisalan ulkopuolella" ei ole koskaan pysyvä tila. Se on hetkellinen tilannekuva, joka on tarkasteltava uudelleen aina, kun järjestelmän toiminto muuttuu, kun organisaatiolle syntyy toinen rooli suhteessa siihen järjestelmään, tai kun käyttö laajenee johonkin, mitä hankinnan aikaan ei ennakoitu.
Juuri tässä varjo-AI häiritsee luokitusta. Sovellus, joka on IT-listalla merkitty "soveltamisalan ulkopuolelle", voidaan käytännössä käyttää tavalla, joka ei enää siihen sovi. Tiimi, joka ottaa kielimallin käyttöön asiakasviestinnän luonnosten kirjoittamiseen, saattaa käyttää sitä myös lopullisten vastausten lähettämiseen ilmoittamatta siitä. Paperilla oleva luokitus ja käytännön käyttö eroavat sitten toisistaan, ja kukaan, joka katsoo vain hankittuja lisenssejä, ei näe tätä eroa.
Ainoa tapa saada siitä käsitys on kysyä. Ei järjestelmältä, vaan ihmisiltä, jotka sitä käyttävät. Se toimii ainoastaan, kun kysymysten esittäminen ei tarkoita samaa kuin vastuuseen asettaminen: se, joka pelkää seurauksia, mukauttaa vastauksensa tai ei anna sitä lainkaan. Luokitus, joka perustuu yksinomaan hankittuihin lisensseihin, jättää siksi järjestelmällisesti huomaamatta sovellukset, jotka ovat syntyneet käytännön käytöstä, ja ne ovat usein juuri niitä sovelluksia, joista kukaan ei enää tiedä, jäävätkö ne yhä soveltamisalan ulkopuolelle vai ovatko ne nyt syvästi sen sisällä.
Kysymystä "jääkö tämä soveltamisalan ulkopuolelle" ei siis voida vastata erillään kysymyksestä, mitä tarkalleen tapahtuu, kuka siitä päättää, ja kuinka kauan tilanne on ollut tällainen. Inventaario, joka kirjaa nämä kolme tekijää sovelluskohtaisesti, tuottaa luokituksen, joka vastaa todellista tilannetta sen oletuksen sijaan, jonka pohjalta järjestelmä aikanaan hankittiin. Mikä tästä vaatii huomiota juuri nyt ja mikä voidaan suunnitella rauhassa, riippuu samoista tekijöistä ja käsitellään erossa siitä, mitä on tehtävä nyt ja mitä voidaan suunnitella.
Kun on selvää, mitkä sovellukset kuuluvat soveltamisalan piiriin ja mikä rooli organisaatiollanne on niissä, syntyy jatkokysymys, joka ei koske hallintaa vaan itse työtä: mikä osa tehtävästä oikeastaan siirtyy tällaisen sovelluksen hoidettavaksi, ja mikä osa jää ihmistyöksi? Tähän kysymykseen hallinnan skannaus ei vastaa. Sitä varten on FTE TO AI:n työskannaus, joka laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä AI:lle, ja antaa siten kuvan luokituksen takana olevasta panoksesta.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.