Un inventario AI non è una fotografia istantanea di ciò che il reparto IT ha acquistato. È una panoramica continua di ciò che viene effettivamente utilizzato nell'organizzazione per svolgere il lavoro, indipendentemente dal fatto che tale uso sia stato approvato, acquistato o addirittura noto al reparto che formalmente decide sul software. Chi vuole costruire un inventario che colga questa differenza deve cercare in più punti di quanto la maggior parte delle organizzazioni sia abituata a fare.
L'elenco delle applicazioni approvate è un punto di partenza logico, ma copre solo ciò che è entrato attraverso un percorso formale. La funzionalità AI arriva anche tramite canali che non vengono riconosciuti come 'nuova applicazione': un aggiornamento di software esistente, un'estensione del browser, una funzione attivata da un fornitore senza notifica separata. Perché l'elenco IT non è corretto descrive i meccanismi per cui un inventario che si basa solo su questo elenco è per definizione incompleto. Questo non significa che l'elenco sia superfluo — significa che è una fonte tra le altre, non l'unica.
Fatture, abbonamenti e conteggi di licenze raccontano una storia diversa rispetto all'elenco IT, poiché gli acquisti spesso avvengono a livello di reparto e non sempre passano attraverso un percorso IT centrale. Un team che sottoscrive un abbonamento per uno strumento con una funzione AI lo registra presso l'ufficio acquisti o la finanza, non necessariamente presso l'IT. Cosa rivelano i dati di acquisto e delle licenze mostra quali schemi in questi dati indicano un uso dell'AI non ancora individuato altrove: piccoli abbonamenti ricorrenti, nomi degli strumenti, crescita del traffico dati verso determinati domini. Questo non sostituisce la richiesta diretta, ma è un modo per sapere dove indirizzare prima quella richiesta.
Il traffico di rete, i log DNS e la gestione degli accessi possono fornire indicazioni su quali servizi vengono raggiunti da dispositivi aziendali. Non ogni segnale è ugualmente affidabile: il traffico verso un fornitore AI può indicare un uso attivo, ma anche un processo in background che non ha nulla a che fare con le attività quotidiane. Quali segnali IT sono utilizzabili illustra quali indicatori tecnici offrono un punto d'appoggio e quali generano troppo rumore per servire da base a un inventario. Il risultato di questi segnali è un elenco di sospetti, non una panoramica confermata — la conferma arriva dalle persone che svolgono il lavoro.
Nessun segnale tecnico e nessuna voce di acquisto le dice perché qualcuno utilizza uno strumento, per quale compito, e se l'uso è occasionale o strutturale. Questa informazione emerge solo se i collaboratori sono disposti a condividerla. Ciò non avviene spontaneamente: chi sospetta che una risposta alla domanda 'quale AI utilizza' porti a un divieto o a un'annotazione, risponde in modo evasivo o non risponde affatto. Come porre la domanda ai collaboratori senza conseguenze descrive come formulare questa domanda in un modo che renda più probabile una risposta sincera. Questa parte dell'inventario spesso fornisce la maggior parte delle applicazioni che non emergono da nessun'altra fonte.
Un inventario che raccoglie solo i nomi degli strumenti non è utilizzabile per la governance. Per ogni applicazione è necessario di più: chi utilizza lo strumento e per quale compito, quale tipo di dati vi viene inserito, se il risultato gioca un ruolo in una decisione riguardante un cliente, un collaboratore o un terzo, e quale fornitore vi è dietro. Cosa registrare per ogni applicazione fornisce i campi necessari per poter classificare successivamente un'applicazione per ruolo e livello di rischio, senza dover ripetere l'inventario nel momento in cui viene richiesta tale classificazione.
In un'organizzazione con più sedi, business unit o paesi, l'inventario stesso diventa un problema di coordinamento: chi lo richiede, in quale ordine, e come vengono unite le risposte senza che i reparti finiscano per correggere o attenuare le risposte reciproche. Come costruire un inventario AI in un'organizzazione con più divisioni approfondisce questa scala: dove si blocca il coordinamento e come mantenere confrontabili i risultati delle diverse divisioni.
Un inventario, una volta costruito, è una fotografia in un determinato momento. Per mantenerlo utile a dirigenti, CIO e risk manager, deve essere ripetuto e collegato a una classificazione coerente con la struttura di rischio esistente dell'organizzazione. Questa parte — inventariare, classificare per ruolo e livello di rischio, e il collegamento alla governance — è ciò a cui lavora la Responsible AI Scan. La scan è in fase di sviluppo; chi è interessato può iscriversi alla lista d'attesa.
Un inventario risponde alla domanda su quale AI viene utilizzata. Un'altra domanda, complementare, è quale parte del lavoro effettivo — compito per compito — può essere ripresa dall'AI. A questa domanda risponde la scan del lavoro di FTE TO AI, che calcola per ogni compito quale parte del lavoro può essere ripresa.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
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