Inventar AI ni trenutni posnetek tega, kar je oddelek IT nabavil. Gre za tekoč pregled tega, kar se v organizaciji dejansko uporablja za opravljanje dela, ne glede na to, ali je ta uporaba potrjena, nabavljena ali celo znana oddelku, ki formalno odloča o programski opremi. Kdor želi vzpostaviti inventar, ki zajema to razliko, mora iskati na več mestih, kot je večina organizacij vajena.
Seznam potrjenih aplikacij je logično izhodišče, vendar zajema le tisto, kar je vstopilo skozi formalni postopek. Funkcionalnost AI se pojavi tudi po kanalih, ki niso prepoznani kot 'nova aplikacija': posodobitev obstoječe programske opreme, brskalniška razširitev, funkcija, ki jo ponudnik vklopi brez ločenega obvestila. Zakaj seznam IT ne drži opisuje mehanizme, zaradi katerih je inventar, ki se opira le na ta seznam, po definiciji nepopoln. To ne pomeni, da je seznam odveč — pomeni, da je eden od virov ob drugih, ne edini.
Računi, naročnine in števci licenc pripovedujejo drugačno zgodbo kot seznam IT, ker nabava pogosto poteka na ravni oddelka in ne vedno prek centralnega postopka IT. Ekipa, ki sklene naročnino za orodje s funkcijo AI, to zabeleži pri nabavi ali financah, ne nujno pri IT. Kaj razkrivajo podatki o nabavi in licencah prikazuje, kateri vzorci v teh podatkih kažejo na uporabo AI, ki drugje še ni bila opažena: ponavljajoče se majhne naročnine, poimenovanje orodij, rast prometa podatkov proti določenim domenam. To ni nadomestilo za neposredno povpraševanje, temveč način, da veste, kam to povpraševanje najprej usmeriti.
Omrežni prenos podatkov, dnevniki DNS in nadzor dostopa lahko dajo namige o tem, katere storitve se dosegajo z opreme podjetja. Ne vsak signal je enako zanesljiv: prenos podatkov proti ponudniku AI lahko kaže na aktivno uporabo, lahko pa gre tudi za ozadnji proces, ki nima nič opraviti z dnevnim delom. Kateri signali IT so uporabni razčlenjuje, kateri tehnični kazalniki dajejo oprijemljivo podlago in kateri ustvarjajo preveč šuma, da bi služili kot temelj za inventar. Izid teh signalov je seznam domnev, ne potrjen pregled — potrditev pride od ljudi, ki delo opravljajo.
Noben tehnični signal in nobena nabavna postavka vam ne pove, zakaj nekdo uporablja orodje, za katero nalogo in ali je uporaba naključna ali strukturna. Ta informacija pride na dan le, če so zaposleni pripravljeni deliti jo. To se ne zgodi samo od sebe: kdor sumi, da odgovor na vprašanje 'katero AI uporabljate' vodi do prepovedi ali zaznamka, odgovori izmikajoče ali sploh ne. Kako to vprašati zaposlene brez obračunavanja opisuje, kako se to vprašanje zastavi tako, da je poštenejši odgovor bolj verjeten. Ta del inventarja pogosto prinese največji delež rešitev, ki jih noben drug vir ne razkrije.
Inventar, ki zbira le imena orodij, ni uporaben za upravljanje. Za posamezno rešitev je potrebno več: kdo orodje uporablja in za katero nalogo, katera vrsta podatkov se vnaša vanj, ali izid igra vlogo pri odločitvi o stranki, zaposlenem ali tretji osebi, in kateri ponudnik stoji za tem. Kaj morate zabeležiti za posamezno rešitev navaja polja, potrebna za poznejšo razvrstitev rešitve po vlogi in stopnji tveganja, brez da bi morali inventarizacijo ponoviti, ko je ta razvrstitev zahtevana.
Pri organizaciji z več lokacijami, poslovnimi enotami ali državami postane inventarizacija sama problem usklajevanja: kdo to vpraša, v katerem vrstnem redu, in kako se izidi združijo, ne da bi si oddelki medsebojno popravljali ali blažili odgovore. Kako vzpostaviti inventar AI pri organizaciji z več enotami obravnava to razsežnost: kje se usklajevanje zaplete in kako izidi različnih enot ostanejo primerljivi.
Inventar, ko je enkrat vzpostavljen, je posnetek trenutka. Da ostane uporaben za vodstvo, direktorje informatike in upravljavce tveganj, ga je treba ponavljati in povezati s klasifikacijo, ki se ujema z obstoječo strukturo tveganj organizacije. Na tem delu — inventarizaciji, razvrstitvi po vlogi in stopnji tveganja ter povezavi z upravljanjem — dela Responsible AI Scan. Sken je v izdelavi; kdor je zainteresiran, se lahko prijavi na seznam čakajočih.
Inventar odgovori na vprašanje, katera AI se uporablja. Drugo, dopolnilno vprašanje je, kateri del dejanskega dela — naloga za nalogo — je mogoče prevzeti z AI. Na to vprašanje odgovarja delovni sken podjetja FTE TO AI, ki za posamezno nalogo izračuna, kateri del dela je mogoče prevzeti.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.