Un inventar AI nu este o fotografie a ceea ce a achiziționat departamentul IT. Este o imagine de ansamblu continuă a ceea ce se folosește efectiv în organizație pentru a desfășura activitatea, indiferent dacă acea utilizare este aprobată, achiziționată sau chiar cunoscută de departamentul care decide formal asupra software-ului. Cine dorește să construiască un inventar care să acopere această diferență trebuie să caute în mai multe locuri decât sunt obișnuite majoritatea organizațiilor.
Lista aplicațiilor aprobate este un punct de pornire logic, dar acoperă doar ceea ce a intrat pe o cale formală. Funcționalitatea AI ajunge și pe canale care nu sunt recunoscute ca 'aplicație nouă': o actualizare a unui software existent, o extensie de browser, o funcție activată de un furnizor fără o notificare separată. De ce lista IT nu este corectă descrie mecanismele prin care un inventar care se bazează doar pe această listă este, prin definiție, incomplet. Asta nu înseamnă că lista este de prisos — înseamnă că este o sursă alături de altele, nu singura.
Facturile, abonamentele și numărul de licențe spun o poveste diferită față de lista IT, pentru că achiziția se face adesea la nivel de departament și nu trece întotdeauna printr-un traseu IT centralizat. O echipă care încheie un abonament pentru un instrument cu o funcție AI înregistrează acest lucru la achiziții sau financiar, nu neapărat la IT. Ce dezvăluie datele de achiziție și licențiere arată ce modele din aceste date indică o utilizare AI care nu a fost încă observată în altă parte: abonamente mici recurente, denumirea instrumentelor, creșterea traficului de date către anumite domenii. Aceasta nu înlocuiește întrebarea directă, dar este o modalitate de a ști unde să direcționați mai întâi acea întrebare.
Traficul de rețea, jurnalele DNS și gestionarea accesului pot oferi indicii despre ce servicii sunt accesate de pe echipamentele companiei. Nu orice semnal este la fel de fiabil: traficul către un furnizor AI poate indica utilizare activă, dar și un proces de fundal care nu are nicio legătură cu activitatea zilnică. Ce semnale IT sunt utilizabile explică ce indicatori tehnici oferă un punct de sprijin și care generează prea mult zgomot pentru a servi drept bază pentru un inventar. Rezultatul acestor semnale este o listă de suspiciuni, nu o imagine confirmată — confirmarea vine de la persoanele care desfășoară activitatea.
Niciun semnal tehnic și niciun post de achiziție nu vă spune de ce cineva folosește un instrument, pentru ce sarcină, și dacă utilizarea este ocazională sau structurală. Această informație apare la suprafață doar dacă angajații sunt dispuși să o partajeze. Acest lucru nu se întâmplă de la sine: cine suspectează că un răspuns la întrebarea 'ce AI folosiți' va duce la o interdicție sau la o notă, va răspunde evazivă sau deloc. Cum să întrebați angajații fără să fie sancționați descrie cum se pune această întrebare astfel încât un răspuns sincer devine mai probabil. Această componentă a inventarului furnizează adesea cea mai mare parte a aplicațiilor care nu devin vizibile prin nicio altă sursă.
Un inventar care colectează doar numele instrumentelor nu este util pentru guvernanță. Pentru fiecare aplicație este necesar mai mult: cine folosește instrumentul și pentru ce sarcină, ce tip de date sunt introduse în el, dacă rezultatul joacă un rol într-o decizie referitoare la un client, angajat sau terț, și care furnizor se află în spatele lui. Ce trebuie să înregistrați pentru fiecare aplicație prezintă câmpurile necesare pentru a putea clasifica ulterior o aplicație în funcție de rol și nivel de risc, fără să fie nevoie să repetați inventarierea de fiecare dată când se cere acea clasificare.
Într-o organizație cu mai multe sedii, unități de afaceri sau țări, inventarierea în sine devine o problemă de coordonare: cine întreabă, în ce ordine, și cum sunt combinate rezultatele fără ca departamentele să corecteze sau să atenueze răspunsurile celorlalte. Cum construiți un inventar AI într-o organizație cu mai multe componente abordează această scală: unde se blochează coordonarea și cum rămân comparabile rezultatele diferitelor componente.
Un inventar odată construit este o fotografie la un moment dat. Pentru a rămâne util pentru conducere, CIO și managerii de risc, trebuie repetat și legat de o clasificare care se aliniază cu structura de risc existentă a organizației. Această componentă — inventariere, clasificare după rol și nivel de risc, și legătura cu guvernanța — este ceea ce dezvoltă Responsible AI Scan. Scanarea este în construcție; cei interesați se pot înscrie pe lista de așteptare.
Un inventar răspunde la întrebarea ce AI se folosește. O altă întrebare, complementară, este ce parte din activitatea efectivă — sarcină cu sarcină — poate fi preluată de AI. La această întrebare răspunde scanul de lucru al FTE TO AI, care calculează pentru fiecare sarcină ce parte din activitate poate fi preluată.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.