AI inventar nije trenutni snimak onoga što je IT odjel nabavio. To je tekući pregled onoga što se u organizaciji stvarno koristi za obavljanje posla, bez obzira na to je li ta upotreba odobrena, nabavljena ili čak poznata odjelu koji formalno odlučuje o softveru. Tko želi izgraditi inventar koji obuhvaća tu razliku, mora tražiti na više mjesta nego što je većina organizacija naviknuta.
Popis odobrenih aplikacija je logično polazište, ali obuhvaća samo ono što je stiglo kroz formalni put. AI funkcionalnost stiže i putem kanala koji se ne prepoznaju kao 'nova aplikacija': ažuriranje postojećeg softvera, ekstenzija preglednika, funkcija koju dobavljač aktivira bez posebne obavijesti. Zašto IT popis nije točan opisuje mehanizme zbog kojih je inventar koji se oslanja samo na ovaj popis po definiciji nepotpun. To ne znači da je popis nepotreban — znači da je on jedan izvor uz druge, a ne jedini.
Računi, pretplate i broj licenci pripovijedaju drugu priču od IT popisa, jer se nabava često odvija na razini odjela i ne ide uvijek kroz centralni IT proces. Tim koji ugovori pretplatu za alat s AI funkcijom to registrira kod nabave ili financija, ne nužno kod IT-a. Što otkrivaju podaci o nabavi i licencama pokazuje koji obrasci u tim podacima upućuju na upotrebu AI-a koja negdje drugdje još nije primijećena: povratne male pretplate, nazivi alata, rast prometa podataka prema određenim domenama. To nije zamjena za izravno raspitivanje, nego način da se sazna gdje to raspitivanje prvo usmjeriti.
Mrežni promet, DNS zapisi i upravljanje pristupom mogu dati naznake o tome kojim se uslugama pristupa s poslovne opreme. Nije svaki signal jednako pouzdan: promet prema AI dobavljaču može upućivati na aktivnu upotrebu, ali i na proces u pozadini koji nema nikakve veze sa svakodnevnim poslom. Koji su IT signali upotrebljivi razlaže koji tehnički pokazatelji daju oslonac a koji donose previše šuma da bi služili kao temelj za inventar. Ishod tih signala je popis pretpostavki, a ne potvrđeni pregled — potvrda dolazi od ljudi koji obavljaju posao.
Niti jedan tehnički signal niti stavka nabave ne govori vam zašto netko koristi alat, za koji zadatak, i je li upotreba povremena ili strukturna. Ta informacija izlazi na vidjelo samo ako su zaposlenici spremni podijeliti je. To se ne događa samo od sebe: onaj koji sumnja da odgovor na pitanje 'koji AI koristite' vodi do zabrane ili zabilješke, odgovara izbjegavajuće ili ne odgovara. Kako to pitati zaposlenike bez posljedica opisuje kako se to pitanje postavlja na način koji povećava vjerojatnost iskrenog odgovora. Ovaj dio inventara često donosi najveći dio primjena koje se ne vide preko nijednog drugog izvora.
Inventar koji prikuplja samo nazive alata nije upotrebljiv za upravljanje (governance). Po primjeni je potrebno više: tko koristi alat i za koji zadatak, koja se vrsta podataka u njega unosi, igra li ishod ulogu u odluci o klijentu, zaposleniku ili trećoj strani, i koji dobavljač stoji iza njega. Što morate zabilježiti po primjeni navodi polja potrebna da bi se primjena mogla naknadno klasificirati po ulozi i razini rizika, bez potrebe da ponavljate inventarizaciju čim se ta klasifikacija zatraži.
U organizaciji s više lokacija, poslovnih jedinica ili zemalja sama inventarizacija postaje problem koordinacije: tko pita, kojim redoslijedom, i kako se ishodi spajaju bez da odjeli počnu ispravljati ili ublažavati odgovore drugih. Kako izgraditi AI inventar u organizaciji s više dijelova ulazi u tu razmjeru: gdje koordinacija zapinje i kako ishodi različitih dijelova ostaju usporedivi.
Inventar koji je jednom izgrađen fotografija je jednog trenutka. Da bi ostao upotrebljiv za upravu, CIO-ove i risk managere, mora se ponavljati i povezati s klasifikacijom koja odgovara postojećoj strukturi rizika organizacije. Na tom dijelu — inventarizaciji, klasifikaciji po ulozi i razini rizika, i povezivanju s governanceom — radi Responsible AI Scan. Skener je u izradi; tko je zainteresiran, može se prijaviti na listu čekanja.
Inventar odgovara na pitanje koji se AI koristi. Drugo, dopunsko pitanje je koji dio stvarnog posla — zadatak po zadatak — može preuzeti AI. Na to pitanje odgovara radni skener (werkscan) tvrtke FTE TO AI, koji po zadatku izračunava koji se dio posla može preuzeti.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.