Iemand plakt een stuk tekst in een chatvenster om sneller een samenvatting, een vertaling of een concepttekst te krijgen. Het venster is gratis, het account is persoonlijk, en niemand heeft er toestemming voor gevraagd omdat niemand wist dat toestemming nodig was. Dit is de meest voorkomende vorm van AI-gebruik in een organisatie, en tegelijk de minst zichtbare.
Een gratis chatvenster vraagt geen goedkeuring van IT, geen budget, geen inkooptraject. Het vraagt alleen een browser. Wie een taak sneller wil doen, opent het venster, plakt de tekst erin, en krijgt een antwoord. De data die daarbij wordt ingevoerd, kan alles zijn: een klantdossier, een concepttekst met bedrijfsgevoelige cijfers, een e-mail met persoonsgegevens. Wat er met die data gebeurt na het plakken, weet de gebruiker meestal niet. Wat de organisatie ermee heeft ingestemd, is niets — er is geen contract, geen verwerkersovereenkomst, geen afspraak over bewaartermijnen.
Dit gebeurt niet uit onachtzaamheid. Het gebeurt omdat het venster werkt, sneller is dan het officiële alternatief, en niemand ooit heeft uitgelegd waar de grens ligt. Dezelfde beweging zit achter een browserextensie met toegang tot uw mail: een tool die functioneel nuttig is, buiten elk zicht wordt geïnstalleerd, en data verwerkt zonder dat iemand dat heeft getoetst.
Een chatvenster verdwijnt niet omdat er een beleidsdocument komt. Het verdwijnt niet omdat IT een lijst publiceert met goedgekeurde tools. Zolang het gratis venster sneller werkt dan het alternatief, blijft het gebruikt worden — alleen dan zonder dat iemand het meldt. Een verbod zonder alternatief drijft het gebruik ondergronds; het werk verdwijnt niet, alleen de zichtbaarheid.
Dit patroon herhaalt zich op meerdere plekken in een organisatie. Een team dat goede ervaringen heeft, schaft een eigen abonnement aan zonder dat iemand daarbuiten het weet. Een pilot die als proef begon, blijft draaien omdat niemand de opdracht kreeg om een proefopstelling die nooit is uitgezet weer af te sluiten. De IT-lijst met goedgekeurde software is in geen van deze gevallen een betrouwbare weergave van wat er werkelijk gebeurt. Wie wil weten wat er speelt, moet het vragen — niet als controle, maar als inventarisatie.
Het verschil tussen een organisatie die inzicht krijgt en een organisatie die dat niet krijgt, zit in de manier van vragen. Wie vraagt met de dreiging van sancties op de achtergrond, krijgt geen antwoord — of een antwoord dat niet klopt. Wie vraagt zonder afrekening, met de boodschap dat het gaat om beeld krijgen en niet om straffen, krijgt eerlijke informatie.
Dat beeld moet ergens landen. Niet in een lijst die na een maand verouderd is, maar in een structuur die vastlegt wat er draait, wie het gebruikt, welke data erin gaat, en welk risico daarbij past. Hoe u een AI-inventaris opbouwt beschrijft hoe die inventarisatie zonder heksenjacht verloopt: als een doorlopend proces, niet als een eenmalige actie die daarna weer vergeten wordt.
Bij elke toepassing die naar boven komt, hoort een vaste set gegevens: wat het doet, wie het gebruikt, welke data erin gaat, en op basis van welke afspraak dat gebeurt. Zonder die vastlegging blijft een chatvenster een gok in plaats van een beoordeelde keuze. Wat u per toepassing moet vastleggen beschrijft die vaste set, ongeacht of de toepassing een gratis venster is, een betaald abonnement, of een tool die via een leverancier is binnengekomen. Ook een leverancier kan overigens zelf de aanleiding zijn: een leverancier die AI in zijn product bouwde verandert de aard van een bestaand contract zonder dat daar altijd een nieuwe overeenkomst tegenover staat.
Een gratis chatvenster is niet per definitie een probleem. Het is een signaal: er is een taak die iemand sneller wilde doen, en het bestaande aanbod voorzag daar niet in. De vraag is niet alleen of het gebruik stopt, maar of de organisatie een alternatief biedt dat wel binnen de afspraken past — en of ze weet welke data inmiddels is verwerkt via een kanaal waarover ze geen zeggenschap had.
Die twee vragen samen — wat draait er, en wat zou daarvoor in de plaats kunnen komen — leiden bijna vanzelf naar een derde vraag: welk deel van het werk dat nu via een los chatvenster verloopt, is eigenlijk een taak die op een beoordeelde manier door AI is over te nemen. Dat is precies waar de werkscan van FTE TO AI voor is gebouwd: die rekent per taak uit welk deel van het werk door AI over te nemen is, zodat het antwoord op een gratis chatvenster niet alleen een verbod is, maar ook een uitzicht op wat er wel kan.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.