Rinkodaros komandai reikia teksto rašymo asistento. Finansų analitikas nori įrankio, kuris apibendrina skaičiuokles. Nė vienas iš jų nelaukia pirkimo proceso, kuris trunka mėnesius. Yra kreditinė kortelė, el. pašto adresas, ir per dešimt minučių atsiranda abonementas, už kurį padalinys pats moka, pats jį valdo ir pats naudoja. IT skyrius apie tai nieko nežino. Nėra priežasties tai pranešti, nes niekas nepadarė nieko blogo — tiesiog problema buvo išspręsta.
Dauguma šešėlinio AI atvejų prasideda ne nuo bandymo apeiti taisykles. Tai prasideda nuo užduoties, kurią reikia atlikti greičiau, termino, kuris nelaukia patvirtinimo proceso, ir įrankio, kuris prieinamas be kieno nors kito įsikišimo. Padalinys, kuris jį užsisako, to nelaiko IT sprendimu. Tai jaučiasi kaip biuro reikmuo, niekuo nesiskiriantis nuo programinės įrangos licencijos, kurią visi jau naudojo prieš atsirandant centralizuotai pirkimo politikai. Kad kalbos modelis apdoroja įmonės duomenis, skaito klientų informaciją ar generuoja juodraštinį tekstą, kuris eina į išorę, naudotojui nėra valdymo klausimas. Tai tiesiog darbas.
Ta pati dinamika pasireiškia ir su tiekėju, kuris savo produkte sukūrė AI, kai apie tai nebuvo atskiro pokalbio: funkcionalumas atsiranda su atnaujinimu, niekas dėl to nieko nepasirašo, ir organizacija tai naudoja anksčiau, nei kas nors nustato, kas už tai atsakingas.
Pranešimas, kad neautorizuoti įrankiai neleidžiami, mažai ką pakeičia. Padalinys, turintis abonementą, tai suvokia kaip veikiantį sprendimą, o ne kaip riziką, apie kurią reikia pranešti. Draudimas be alternatyvos duoda du rezultatus: abonementas nueina į pogrindį, arba komanda jo atsisako ir darbas vėl sulėtėja. Nė vienas iš šių variantų nėra tai, ko organizacija nori.
Be to, toks abonementas retai būna vienkartinis sprendimas. Jis tampa darbo eigos dalimi, susiejamas su kitais įrankiais, naudojamas procesuose, kurie nuo jo jau priklauso. Kas prasideda kaip bandymas, tampa nuolatine komandos darbo dalimi — lygiai tas pats modelis matomas ir su bandomąja sąranka, kuri niekada nebuvo išjungta: niekas nenusprendė padaryti to nuolatinio, bet niekas taip pat nenusprendė to sustabdyti.
Refleksas ieškoti šešėlinio AI ir dėl to kaltinti naudotoją veikia priešingai. Tas, kas žino, kad pranešimas sukels papeikimą, nepraneš. Abonementas išlieka, tik mažiau matomas. Padalinys tampa atsargesnis dėl to, ką praneša, bet ne atsargesnis dėl to, ką naudoja.
Kas veikia — tai klausimai be sankcijų. Komanda, naudojanti įrankį užduočiai paspartinti, dažniausiai turi tam priežastį, kurią organizacija norėtų žinoti: per lėtas procesas, per didelė apkrova užduočiai, poreikis, kurio esamas pasiūlymas nepadengia. Žr., kaip tai aprašoma pas darbuotojus, naudojančius įrankį, kurio niekas nepatvirtino — atspirties taškas yra ne pažeidimas, o poreikis, kuris slypi už jo.
Pirmas žingsnis — ne vykdymo užtikrinimas, o inventorizacija: kokie įrankiai egzistuoja, kas juos naudoja, kokiai užduočiai ir su kokiais duomenimis. Tai vyksta ne per IT sąrašą — jis registruoja tai, kas patvirtinta, o ne tai, kas naudojama. Tai vyksta klausiant, tokiu būdu, kuris nekelia grėsmės.
Kai tik atsiranda aiškumas, kas veikia, gali sekti klasifikavimas: kokį vaidmenį atlieka įrankis, koks rizikos lygis jam tinka, ir kokia priežiūros forma yra tinkama. Ne kiekvienas abonementas, kurį padalinys pats sudarė, kelia problemą. Įrankis, perrašantis viešą tekstą, priklauso kitai kategorijai nei įrankis, apdorojantis klientų duomenis, kai niekas nežino, kur tie duomenys keliauja. Skirtumas tarp šių kategorijų yra būtent tai, apie ką kalba žmogaus vykdoma priežiūra praktikoje: ne kiekvienas naudojimas reikalauja tokio paties kontrolės lygio, bet kiekvienas naudojimas reikalauja, kad būtų žinoma, jog jis egzistuoja.
Toliau seka valdymo struktūra, kuri dera su tuo, kas jau yra — ne naujas procesas šalia esamos rizikos sistemos, o jos plėtinys. Organizacija, kuri AI riziką traiktuoja atskirai nuo likusio rizikos valdymo, rizikuoja, kad antroji sistema bus ignoruojama, kaip aprašyta pas antrą procesą šalia esamo, kuris yra ignoruojamas. Metodas, kuris išlieka, yra tas, kuris dera su tuo, ką organizacija jau daro rizikai valdyti.
Abonementas, kurį padalinys pats sudarė, dažniausiai yra signalas, kad kažkas turi vykti greičiau, nei leidžia dabartinis procesas. Būtent į šį klausimą — kurią darbo dalį galima paspartinti, ir kur tai gali vykti struktūruotai, o ne nematomai — atsako FTE TO AI darbo skenavimas (werkscan). Darbo skenavimas kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kurią darbo dalį gali perimti AI, kad poreikis, dėl kurio atsirado šešėlinis abonementas, gautų vietą procese, kurį organizacija tikrai pažįsta ir tikrai valdo.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.