Yra momentas, kai darbuotojas turi problemą ir ieško sprendimo. Tekstas, kurį reikia parašyti greičiau, duomenų rinkinys, kurį reikia sutvarkyti aiškiau, klientas, kuris norės atsakymo jau šiandien. IT skyriaus procesas užtrunka per ilgai, arba jo tiesiog nėra. Todėl sukuriama paskyra, įdiegiamas plėtinys, užsakoma prenumerata su kredito kortele, kurios niekas neprižiūri. Ne iš nenoro paklusti. Iš darbo krūvio.
Taip atsiranda šešėlinis DI. Ne kaip protestas prieš politiką, o kaip praktiškas atsakas į politikos trūkumą. Ir jis savaime neišnyksta, nes priežastis, dėl kurios jis atsirado — užduotis, kurią su DI atlikti greičiau nei be jo — išlieka tol, kol politika nepasiūlo alternatyvos. Draudimas neįvykdo pačios užduoties kitaip. Jis tik pakeičia tai, ar žinote, kad įrankis yra naudojamas.
Patvirtintos programinės įrangos sąrašas parodo, kas buvo užklausta ir suteikta. Jis nieko nepasako apie tai, kas iš tikrųjų naudojama. Tarp šių dviejų sąrašų yra skirtumas, kuris didėja, kadangi DI įrankiai tampa vis lengviau prieinami: nereikia diegimo, nereikia pirkimo proceso, tereikia naršyklės ir paskyros. Naršyklės plėtinys su prieiga prie jūsų el. pašto nepatenka į jokį pirkimo procesą ir į jokį sąrašą, nors jo prieiga yra tokia pati jautri kaip patvirtintos sistemos. Kas žiūri vien į IT sąrašą, žiūri tik į dalį tikrovės ir vadina tai visuma.
Vienintelis būdas sužinoti, kas iš tikrųjų naudojama, yra paklausti. Ne kaip kontrolinį klausimą, kurio pabaigoje seka sankcija, o kaip inventorizaciją, kuri neturi pasekmių tiems, kurie bendradarbiauja. Kai tik darbuotojai pajunta, kad sąžiningas atsakymas gali baigtis pokalbiu su vadovu, informacija neišnyksta — ji tiesiog nueina į pogrindį. Tas pats įrankis toliau veikia, tik mažiau pastebimai. Todėl organizacija, kuri norėtų žinoti šešėlinio DI apimtį, pirmiausia turi susitarti dėl sąlygos, kuria ta informacija bus suteikta. Tai nėra pasitikėjimo praradimo klausimas, tai yra eiliškumo klausimas: pirmiausia matomumas, tik tada politika.
Kai inventorizacija atlikta, atsiranda kažkas naudingo: įrankių sąrašas, suskirstytas pagal vaidmenį ir rizikos lygį, ne pagal „gerai“ ar „blogai“. Įrankis, kuris pertvarko tekstą vidiniam naudojimui, kelia kitokią riziką nei įrankis, kuris apdoroja kliento duomenis ar rengia sprendimus. Kai kurie iš tų įrankių išsivystė iš individualaus naudojimo, kuris išaugo į skyriaus standartą — žr. skyrius su savo atskira prenumerata — ir jiems reikalingas veikiau formalizavimas nei draudimas. Kiti buvo sukurti vienkartiniam projektui, kuris jau baigtas, tačiau prieiga vis dar atvira; tai modelis, aprašytas skyriuje bandomasis sprendimas, kuris niekada nebuvo išjungtas. Klasifikacija nusako, ko reikia: kartais nieko, kartais pritaikymo, kartais integravimo į esamą valdymo struktūrą.
Šio metodo tikslas nėra nurodyti visus, kurie be leidimo paleido kokį įrankį. Tikslas yra žinoti, kas veikia, kas tai naudoja ir kokia rizika su tuo susijusi — kad valdybos narys, CIO ar teisės departamento vadovas galėtų atsakyti į šį klausimą, kai jis bus užduotas, viduje ar iš išorės. Tam reikia nuolatinio inventorizavimo būdo, kuris nesustoja po vieno raundo, nes vis atsiranda naujų įrankių. Kaip ši inventorizacija praktiškai kuriama, įskaitant klausimą, kas ją atlieka ir kaip dažnai, aprašyta kaip sukurti DI inventorizaciją.
Pati valdymo struktūra — kokios taisyklės taikomos kuriam rizikos lygiui, kokie terminai ir pareigos su tuo susiję — yra atskira tema su savo aktualiu turiniu, kuris čia nekartojamas. Kas šiame puslapyje svarbu, yra mechanizmas: gauti matomumą neuždarant informacijos srauto, ir tą matomumą paversti klasifikacija, kuri dera su tuo, kas organizacijoje jau įdiegta rizikos valdymo srityje.
Inventorizacija, kuri atskleidžia šešėlinį DI, dažnai atskleidžia ne tik pavienius įrankius. Ji taip pat atskleidžia, kad tiekėjas įtraukė DI į sistemą, kuri jau buvo naudojama, be atskiro pokalbio apie tai — modelis, aprašytas skyriuje tiekėjas, kuris integravo DI į savo produktą — ir kad jautri įmonės informacija kartais tiesiog įklijuojama į viešą pokalbio langą, kaip aprašyta skyriuje įmonės duomenys nemokamame pokalbio lange. Visos šios formos turi tą pačią kilmę: užduotį, kurią su DI atlikti greičiau nei esamu procesu.
Ši išvada logiškai veda į kitą klausimą, nesusijusį su patvirtinimu ar rizika: kokia dalis paties darbo yra tinkama perduoti DI. FTE TO AI darbo skanas apskaičiuoja tai pagal kiekvieną užduotį, remdamasis tuo, kas darbą iš tikrųjų sudaro, ir parodo, kur automatizavimas galėtų perimti realią laiko dalį — kaip atspirties tašką pokalbiui apie tai, ką su tuo galima planuoti, ne kaip pakaitalą valdymo klausimui, kuris yra šio puslapio centrinė tema.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.