Darbuotojas nori, kad susitikimas būtų apibendrintas, laiškas parašytas arba kalendorius sutvarkytas. Yra tam plėtinys, nemokamai įdiegiamas naršyklėje, per kelis paspaudimus gaunantis prieigą prie pašto dėžutės. Plėtinys neklausia IT skyriaus, ar tai leidžiama. Jis klausia darbuotojo, ar šis nori suteikti prieigą, o dauguma žmonių paspaudžia „sutinku“ neperskaitę teisių. Tokiu būdu išorinė programinė įranga įgauna skaitymo prieigą prie susirašinėjimo, priedų ir kontaktinių duomenų, visiškai už organizacijos akių.
Tai nėra išimtis. Tai yra paprastas būdas, kuriuo AI patenka į organizaciją: ne per projektą su užsakovu ir biudžetu, o per individualų sprendimą palengvinti užduotį. Plėtinys neįtrauktas į IT sąrašą, nes IT jo neįdiegė. Jis neįtrauktas į rizikos registrą, nes niekas jo nedeklaravo. Jis veikia, ir vartotojui to pakanka, kad toliau spaustų.
Patvirtintos programinės įrangos sąrašas parodo, kas buvo užklausta ir leista. Jis nieko nepasako apie tai, kas iš tikrųjų naudojama. Tarp šių dviejų dalykų yra atotrūkis, kuris didėja, kadangi AI įrankius vis lengviau įsidiegti, o jų veikimas tampa vis mažiau pastebimas. Naršyklės plėtinys nepalieka pėdsako tinkle taip, kaip tai daro nauja programa. Jis veikia sesijoje, kuri iš pažiūros atrodo visiškai normali.
Tai sukelia ne vieną duomenų nutekėjimą, o pasklidusį modelį: čia plėtinys su prieiga prie pašto, ten nemokamas pokalbių langas, į kurį įklijuojami įmonės duomenys, kitur padalinis, savo iniciatyva užsisakęs prenumeratą. Atskiri sprendimai, priimti be blogų kėsinimų, kurie kartu sudaro AI naudojimo šešėlinį sluoksnį, kurio organizacija negali apžvelgti, nes jos apie tai nepaklausė.
Draudimas naudoti plėtinius su prieiga prie el. pašto skamba kaip sprendimas, tačiau draudimas, kurio niekas nekontroliuoja, yra tik taisyklė ant popieriaus. Darbuotojas, naudojęs plėtinį, tai darė, nes darbas ėjo greičiau. Ta problema po draudimo tebeegzistuoja. Jis galbūt pašalina plėtinį, o galbūt jį palieka ir apie tai nutyla. Abu rezultatai yra blogesni nei tai, kas buvo iki draudimo: anksčiau bent žinojote, kad plėtinys egzistuoja, dabar to nežinote, arba priežastis, dėl kurios jis atsirado, tebėra neišspręsta.
Vienintelis būdas žinoti, kas tikrai vyksta, yra paklausti. Ne kaip kontrolę, o kaip inventorizaciją. Tas, kuris bijo bausmės, nesako tiesos, arba nesako nieko. Tai reiškia, kad klausimas, kaip klausiate, yra tiek pat svarbus, kiek ir patį klausimas. Šis modelis, ir būdas, kaip organizacija galėtų su juo susidoroti be raganų medžioklės, aprašytas puslapyje apie ką darote su darbuotojais, naudojančiais įrankį, kurio niekas nepatvirtino.
Kol plėtinys su prieiga prie el. pašto lieka nepastebėtas, nėra ir priežiūros to, ką jis daro su apdorojamais duomenimis. Ne todėl, kad niekas nori to sutvarkyti, o todėl, kad priežiūra gali egzistuoti tik tam, kas yra žinoma. Įrankiams, kurie yra žinomi, jau pakankamai sunku atsakyti, ką priežiūra reiškia praktikoje: kas stebi, kaip dažnai, ir kas nutinka, kai pastebimas nukrypimas. Šis klausimas aptariamas puslapyje apie ką žmogiškoji priežiūra reiškia praktikoje. Plėtiniui, kurio niekas nedeklaravo, atsakymas į šį klausimą yra: kol kas nieko, nes pirmasis žingsnis – žinojimas, kad jis egzistuoja – dar nėra įvykęs.
Tas pats modelis, kai kažkas atsiranda šalia esamos struktūros, o ne yra į ją integruojamas, pasireiškia platesniu mastu, kai tiekėjas įtraukia AI į savo produktą, ir tai neatsispindi sutartyje ar rizikos vertinime; kaip tai atsiranda ir kodėl tai praslysta pro esamus susitarimus, aprašyta puslapyje ką darote su tiekėju, kuris į savo produktą įtraukė AI. O jei procesas šio pobūdžio naudojimui pranešti jau sukurtas, tačiau jo nesilaikoma, nes jis egzistuoja greta esamo darbo, o ne jame, tai yra atpažįstamas modelis, aprašytas puslapyje apie kodėl antrasis procesas greta esamo yra ignoruojamas.
Plėtinių, prenumeratų ir įrankių, kurių niekas nepatvirtino, inventorizacija parodo, kur AI jau dalyvauja darbe. Ši informacija natūraliai kelia kitą klausimą: jei kažkas dalį savo užduočių jau patikėjo AI, kokia tiksliai ta dalis darbo, ir kaip tai siejasi su tuo, kas galima ar pageidautina likusiai organizacijos daliai? FTE TO AI darbo skanavimas apskaičiuoja, kiek darbo, užduotimis, gali perimti AI, ir tuo pačiu suteikia skaitmeninį atskaitos tašką, papildantį valdymo vaizdą, kurį atskleidžia inventorizacija.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.