Kennisbank

Kā novēršat, ka nodaļai ir savs abonements?

Mārketinga komandai ir nepieciešams rakstīšanas palīgs. Finanšu analītikam ir nepieciešams rīks, kas apkopo izklājlapas. Neviens no viņiem negaida uz iepirkuma procesu, kas ilgst mēnešiem. Ir kredītkarte, ir e-pasta adrese, un desmit minūtēs ir abonements, ko nodaļa pati apmaksā, pati pārvalda un pati lieto. IT nodaļa par to nezina. Nav pamata to paziņot, jo nekas nav izdarīts nepareizi — vienkārši ir atrisināta problēma.

Kā tas rodas

Lielākā daļa ēnu-AI nesākas ar mērķi izvairīties no noteikumiem. Tā sākas ar uzdevumu, kam jānotiek ātrāk, ar termiņu, kas negaida uz apstiprinājuma procesu, un ar rīku, kas ir pieejams bez kāda cita iesaistīšanās. Nodaļa, kas to abonē, neuzskata to par IT lēmumu. Tas šķiet kā biroja piederums, ne citādāk kā programmatūras licence, ko visi lietoja jau pirms bija centralizēta iepirkuma politika. Tas, ka valodas modelis apstrādā uzņēmuma datus, lasa klientu informāciju vai ģenerē teksta konceptu, kas nonāk publiskā telpā, lietotājam nav pārvaldības jautājums. Tas ir vienkārši darbs.

Tāda pati dinamika ir vērojama, kad piegādātājs iebūvējis AI savā produktā bez tam veltītas atsevišķas sarunas: funkcionalitāte parādās atjauninājumā, neviens par to neko neparaksta, un organizācija to lieto, pirms kāds ir noskaidrojis, kurš par to ir atbildīgs.

Kāpēc tas nepazūd pats no sevis

Paziņojums, ka neapstiprināti rīki nav atļauti, maina maz. Nodaļa, kurai ir šis abonements, to izjūt kā risinājumu, kas darbojas, ne kā risku, ko jāpaziņo. Aizliegums bez alternatīvas rada divus iespējamos rezultātus: abonements pāriet pagrīdē, vai komanda to pārtrauc lietot un darbs atkal palēninās. Neviens no šiem rezultātiem nav tas, ko organizācija vēlas.

Tam pievienojas, ka šāds abonements reti ir vienreizējs lēmums. Tas kļūst par darbplūsmas daļu, savienots ar citiem rīkiem, izmantots procesos, kas no tā jau ir kļuvuši atkarīgi. Tas, kas sākas kā izmēģinājums, kļūst par pastāvīgu daļu no tā, kā komanda strādā — tieši tas pats modelis, kas redzams arī izmēģinājuma iekārtā, kas nekad netika izslēgta: neviens nav nolēmis to padarīt pastāvīgu, taču neviens arī nav nolēmis to izbeigt.

Ko sodīšana nedod

Refleksīvā tendence meklēt ēnu-AI un vērsties pret lietotāju, dod pretēju efektu. Kas zina, ka paziņošana noved pie pārmetuma, nepaziņo. Abonements turpina eksistēt, tikai mazāk redzams. Nodaļa kļūst uzmanīgāka par to, ko tā ziņo, nevis rūpīgāka attiecībā uz to, ko tā lieto.

Tas, kas darbojas, ir jautāšana bez soda draudiem. Komandai, kas lieto rīku, lai paātrinātu uzdevumu, parasti ir tam iemesls, ko organizācija vēlas zināt: process, kas ir pārāk lēns, uzdevums, kas rada pārslodzi, nepieciešamība, ko pašreizējais piedāvājums nesedz. Skatiet, kā tas ir aprakstīts pie darbiniekiem, kuri lieto rīku, ko neviens nav apstiprinājis — pieejas punkts nav pārkāpums, bet nepieciešamība, kas ir tā pamatā.

Ko organizācija var ar to darīt

Pirmais solis nav izpilde, bet inventarizācija: kādi rīki eksistē, kas tos lieto, kuram uzdevumam, un ar kādiem datiem. Tas nenotiek, izmantojot IT sarakstu — tas reģistrē to, kas ir apstiprināts, ne to, kas tiek lietots. Tas notiek, jautājot tādā veidā, kas nesatur draudus.

Tiklīdz ir pārskats par to, kas darbojas, var sekot klasifikācija: kādu lomu rīks pilda, kāds risku līmenis tam atbilst, un kāda uzraudzības forma ir piemērota. Ne katrs abonements, ko nodaļa pati ir noslēgusi, veido problēmu. Rīks, kas pārraksta publisku tekstu, atrodas citā kategorijā nekā rīks, kas apstrādā klientu datus, nezinot, kur šie dati nonāk. Atšķirība starp šīm kategorijām ir tieši tas, par ko ir cilvēka uzraudzība praksē: ne katrs lietojums prasa vienādu kontroles pakāpi, taču katrs lietojums prasa zināt, ka tas eksistē.

Tālāk seko pārvaldības struktūra, kas saskan ar to, kas jau pastāv — nav jauns process līdzās esošajam risku ietvaram, bet tā papildinājums. Organizācija, kas AI risku pārvalda atsevišķi no pārējās riska pārvaldības, riskē, ka otrā sistēma tiek ignorēta, kā aprakstīts pie otra procesa līdzās esošajam, kas tiek ignorēts. Pieeja, kas paliek spēkā, ir tā, kas saskan ar to, ko organizācija jau dara, lai pārvaldītu risku.

Jautājums, kas paliek

Abonements, ko nodaļa pati ir noslēgusi, parasti ir signāls, ka kaut kam ir nepieciešams notikt ātrāk, nekā to pieļauj pašreizējais process. Šis jautājums — kura daļa no darba var tikt paātrināta, un kur to var izdarīt strukturēti, ne apslēpti — ir tieši tas, uz ko atbild FTE TO AI darba skenēšana. Darba skenēšana pēc uzdevuma aprēķina, kuru darba daļu AI var pārņemt, tā, lai nepieciešamība, kas noveda pie ēnu abonēšanas, iegūtu vietu procesā, ko organizācija patiešām pazīst un patiešām pārvalda.