Daug valdymo iniciatyvų pradedamos nuo naujo proceso: formos, tvirtinimo žingsnio, komiteto, kuris turi įvertinti DI naudojimą prieš jį pradedant. Prielaida yra ta, kad darbuotojai laikysis šio proceso, nes jis egzistuoja. Praktikoje tai retai pasitvirtina. Tas, kuris užduotį gali atlikti greičiau su įrankiu, kurį pats susirado, neprašo leidimo komiteto, kurio darbotvarkės nežino ir kurio trukmės negali įvertinti. Jis naudoja įrankį ir apie tai nutyli.
Tai nėra nenoras. Tai racionali reakcija į procesą, kuris egzistuoja greta darbo, o ne jo viduje. Antras procesas reikalauja laiko, sukuria netikrumą dėl rezultato ir nesuteikia matomos naudos tam, kas jo laikysis. Tikimybė, kad jis bus ignoruojamas, tuomet yra didesnė nei tikimybė, kad juo bus vadovaujamasi.
Rezultatas nėra tas, kad DI nebenaudojama. Rezultatas yra tas, kad DI naudojama nematomai tam, kas už tai atsakingas. IT sąrašas su patvirtintais įrankiais tuomet tampa nebe tuo, kas naudojama, o tik aprašymu to, kas kadaise buvo prašyta patvirtinti. Tarp šių dviejų sąrašų gali būti nemažas skirtumas, ir niekas, kas žiūri tik į patvirtintą sąrašą, to skirtumo negali pastebėti.
Tai tiesiogiai susiję su klausimu kas yra atsakingas, kai DI taikymas padaro klaidą. Vadovas, kuris nori galėti priskirti atsakomybę, turi žinoti, kuri sistema turėjo įtakos sprendimui. Jei ta sistema niekada nebuvo registruota, nes registracijos procedūra buvo praleista, tuo momentu, kai šio pagrindo reikia, jo tiesiog nėra.
Metodas, kurį taikome, prasideda ne nuo tvirtinimo proceso, o nuo inventorizacijos, kuri klausia, o ne kontroliuoja. Skirtumas formos požiūriu nedidelis, o poveikio – didelis. Darbuotojas, kurio klausiama, ką jis naudoja ir kam, be to, kad tai jam sukeltų kokių nors pasekmių, neturi priežasties nuslėpti atsakymo. Darbuotojas, kuris žino, kad nuoširdus atsakymas gali sukelti draudimą ar pataisymą, turi visas priežastis atsakymą pakoreguoti.
Tai yra pažeidžiama metodo vieta, ir mums geriau tai įvardinti, nei nutylėti. Inventorizacija be atsiskaitymo suteikia sąžiningesnį vaizdą nei auditas su pasekmėmis, tačiau ji nesuteikia garantijos, kad kiekvienas naudojimas bus paminėtas. Tas, kuris naudoja įrankį, kurį įtaria kaip probleminį, gali toliau tylėti, net ir nesant tiesioginei grėsmei. Inventorizacija sumažina ribą pranešti; ji tos ribos visiškai nepašalina. Tačiau metodas suteikia didesnę tikimybę gauti pilną vaizdą nei procesas, kuris jau iš anksto siūlo nuobaudą.
Antras procesas ignoruojamas. Papildymas esamam procesui turi didesnę tikimybę likti gyvas. Todėl DI naudojimą klasifikuojame pagal vaidmenį ir rizikos lygį toje rizikos struktūroje, kurią organizacija jau taiko, o ne kuriame naują struktūrą greta. Tai, kas klasifikuojama kaip didelė rizika, atsiduria toje pačioje vietoje kaip ir kitos didelės rizikos esamame rizikos registre. Tai reiškia, kad klausimas kaip dažnai reikia klasifikuoti iš naujo nereikalauja naujo kalendoriaus, o dera su esamu rizikos vertinimo ciklu.
Šis suderinamumas neišsprendžia visko. DI registras, sudarytas vienu kartu, pasensta, kai kas nors pradeda naudoti naują įrankį, apie tai nepranešdamas. Todėl klausimas kaip DI registras išlaikomas aktualus yra tiek pat svarbus, kiek ir pirminė inventorizacija. Registras, kuris nėra prižiūrimas, laikui bėgant vėl tampa tik praeities aprašymu.
DI naudojimo priežiūra dažnai pateikiama kaip techninis reikalas: stebėjimo sistema, informacinis skydelis, kuris praneša. Tačiau priežiūra, kuri veikia, pradeda nuo žmonių, kurie supranta, kodėl pranešimas turi prasmę, ir kurie žino, kas nutiks su jų atsakymu. Tai yra klausimas apie elgesį, ne tik apie technologiją, ir jis susijęs su tuo, ką žmogiškoji priežiūra praktikoje reiškia darbo vietoje, ir su tuo, ką konkrečiai reiškia DI raštingumas darbuotojams. Be šio supratimo, kiekvienas procesas, kad ir kaip būtų kruopščiai sukurtas, tampa forma, kurią žmonės pildo, nes to reikia, o ne nes tai duoda kokią naudą.
Šis požiūris nesuteikia visiško tikrumo, kad bus rasti visi DI taikymai. Jis sumažina ribą pranešti ir dera su esamomis struktūromis, tačiau organizacija, kuri inventorizuoja pirmą kartą, turi atsižvelgti į tai, kad dalis naudojimo išliks nematoma, nors ta dalis po kruopščios inventorizacijos paprastai yra mažesnė nei prieš tai.
DI naudojimo inventorizacija parodo, kas veikia ir kas tai naudoja, tačiau ji vis dar nepasako, kiek iš pagrindinio darbo faktiškai galėtų perimti DI. Tas klausimas eina žingsniu toliau, ir į jį atsako FTE TO AI darbo skenavimas, kuris pagal užduotį apskaičiuoja, kokią dalį darbo galima perimti. Kai jau žinoma, kokie įrankiai naudojami organizacijoje, su tuo skenavimu galima ištirti, ką tas naudojimas reiškia paties darbo organizavimui.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.