Organizācijai ar vairākām nodaļām reti ir viena vieta, kur pieņem lēmumus par programmatūru. Viena nodaļa noslēdz licenci, otra izmanto tā paša rīka bezmaksas versiju, un trešajai ir lokāls IT-partneris, kas kaut ko ieviesis bez apspriešanas. AI-inventāram, kas vēlas to visu aptvert, tātad nevajadzētu izrietēt no viena avota faila, bet no vairākiem avotiem, kas viens otru papildina un savstarpēji ir pretrunīgi.
Katrai nodaļai ir sava iepirkumu vēsture, savi piegādātāji un bieži sava mēra pakāpe patstāvībā IT-lēmumos. Tas, kas galvenajā birojā ir izņēmums, citā vietā var būt kļuvis par standartu, ko neviens nav dokumentējis. Centrāls inventārs, kas aptaujā vien galveno biroju, tāpēc pēc definīcijas nesniedz visu priekšstatu. Kāpēc IT-sarakstsnav pareizs izklāsta, kāpēc centrāla reģistrācija reti atbilst tam, kas faktiski tiek izmantots, un šī problēma pieaug, jo vairāk nodaļu ir.
Pamats katrai nodaļai ir vienāds: kāds rīks tiek izmantots, kas to izmanto, kādam uzdevumam un uz kādu datu pamata. Papildus ir svarīgi, vai rīks ir iepirkts lokāli vai nodrošināts centralizēti, un vai tā aizmugurē ir piegādātājs, kurš pats jau fiksē, kā sistēma darbojas, vai nodaļa sistēmu pati ir salikusi kopā vai pielāgojusi. Šī atšķirība nosaka, kurš uzņemas atbildību par to, kas tieši notiek. Kas jāfiksē par katru rīku apraksta tas detalizēti, un šī pati fiksācija ir spēkā neatkarīgi no vietas: atšķiras vien tas, kā jūs informāciju iegūstat katrā nodaļā.
Vienā nodaļā ir pārskatāmi apjautāties apkārt. Vairākās nodaļās tas vairs nav praktiski īstenojams bez struktūras. Divi avoti tad ir izmantojami vienlaicīgi. Pirmais ir tas, ko IT-vide pati jau rāda: iepirkumu ieraksti, licenču faili un tehniski signāli, kas norāda uz AI izmantošanu, arī tad, ja neviens šo izmantošanu nav skaidri ziņojis. Ko atklāj iepirkumu un licenču dati rāda, kādas norādes tur ir atrodamas, un kādi IT-signāli ir izmantojami pievēršas tā tehniskajai pusei: kāda trafika, kādi abonementi un kādas integrācijas norāda uz AI izmantošanu, kas nekur formāli nav dokumentēta.
Otrs avots ir pats darbinieks. Neviens tehniskais skenējums neaptver, kāpēc kāds izmanto rīku, precīzi kādam uzdevumam vai cik bieži. To zina vienīgi tas, kurš veic darbu. Vairākās nodaļās tas nozīmē, ka jums ir nepieciešams veids, kā šo jautājumu uzdot visur vienādā veidā, lai viena nodaļa nejustos vairāk kontrolēta nekā otra. Kā to jautāt, neradot norēķināšanās sajūtu apraksta, kāpēc šis nosacījums ir izšķirošs jūsu ievāktās informācijas ticamībai: kurš baidās no sekām, atbild nepilnīgi vai nemaz, un šis efekts nav obligāti vienādi izdalīts starp nodaļām ar atšķirīgu kultūru vai vadības stilu.
Rīks, kas iepirkts A nodaļā un neformāli pārņemts B nodaļā, paliek tas pats rīks ar to pašu lomu un to pašu riska līmeni. Inventāram tāpēc nevajadzētu klasificēt pa nodaļām atsevišķi, bet pa rīkiem, ar piezīmi, kur un kas to izmanto. Tā jūs novēršat, ka to pašu rīku divās vietās vērtē atšķirīgi un ka risks, kas viena vietā jau ir konstatēts, otrā vietā paliek nepamanīts. Svarīgi ir arī, vai nodaļa pati kaut ko ir izveidojusi vai ieviesusi, pamatojoties uz AI-modeli, vai tā vienkārši izmanto gatavu produktu. Vai jūs esat piegādātājs vai lietotājs palīdz šo atšķirību noteikt, un šī atšķirība var būt dažāda katrā nodaļā, arī izmantojot to pašu pamattehnoloģiju.
Kad dati no nodaļām ir ievākti, nākamais solis ir tos apkopot vienā sarakstā bez dublējumiem, ar skaidru lomu katram rīkam, riska novērtējumu un norādi, kur tas tiek izmantots. Šis pārskats veido pamatu, lai noteiktu, kādi pārvaldības pasākumi ir nepieciešami un kur tie vispirms pieprasa uzmanību. Kā precīzi šis pārskats tiek veidots un uzturēts, ir atkarīgs no organizācijas apjoma un struktūras; nav vienotas veidnes, kas piemērota katrai situācijai.
AI izmantošanas inventārs parāda, kas tiek darīts un ar ko. Bieži saistīts nākamais jautājums ir, kāda daļa no šī darba faktiski ir pārņemama ar AI un kāda daļa paliek cilvēka darbs. Uz šo jautājumu atbild FTE TO AI darba skenējums, kas katram uzdevumam aprēķina, kāda daļa ir piemērota pārņemšanai.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.