O organizație cu mai multe sedii are rareori un singur loc unde se iau decizii despre software. Un sediu încheie o licență, altul folosește o versiune gratuită a aceluiași instrument, iar un al treilea are un partener IT local care a configurat ceva fără consultare. Un inventar AI care vrea să cuprindă acest lucru nu trebuie deci să se bazeze pe un singur fișier-sursă, ci pe mai multe surse care se completează și se contrazic reciproc.
Fiecare sediu are propria istorie de achiziții, proprii furnizori și, deseori, un grad propriu de autonomie în alegerile IT. Ceea ce la sediul central este o excepție poate deveni standardul la o altă locație, fără ca cineva să fi consemnat acest lucru. Un inventar central care întreabă doar sediul central ratează, prin definiție, o parte din imagine. De ce lista IT nu corespunde realității explică de ce o înregistrare centrală rareori corespunde cu ceea ce se folosește efectiv, iar această problemă devine mai mare pe măsură ce numărul de sedii crește.
Baza este aceeași pentru fiecare sediu: ce aplicație este folosită, de către cine, pentru ce sarcină și pe baza căror date. În plus, este relevant dacă aplicația a fost achiziționată local sau a fost pusă la dispoziție centralizat, și dacă în spate se află un furnizor care documentează deja funcționarea sistemului sau dacă sediul a compilat sau adaptat sistemul singur. Această distincție determină, de fapt, cine poartă responsabilitatea pentru ceea ce se întâmplă exact. Ce consemnați pentru fiecare aplicație descrie acest lucru în detaliu, și aceeași consemnare se aplică indiferent de locație: doar modul în care obțineți informația diferă de la un sediu la altul.
La un singur sediu, este simplu să întrebați în jur. La mai multe sedii, acest lucru nu mai este fezabil fără structură. Două surse sunt utilizabile în paralel. Prima este ceea ce mediul IT arată deja de la sine: înregistrări de achiziție, fișiere de licențiere și semnale tehnice care indică utilizarea AI, chiar dacă nimeni nu a raportat explicit acea utilizare. Ce dezvăluie datele de achiziție și de licențiere arată ce indicii se pot găsi acolo, iar ce semnale IT sunt utilizabile tratează latura tehnică a acestui aspect: ce trafic, ce abonamente și ce integrări indică o utilizare AI care nu este consemnată formal nicăieri.
A doua sursă este angajatul însuși. Niciun scanare tehnică nu captează de ce cineva folosește un instrument, pentru ce sarcină exact sau cât de des. Numai persoana care face munca respectivă știe acest lucru. La mai multe sedii, aceasta înseamnă că aveți nevoie de o modalitate de a pune această întrebare pretutindeni în același mod, fără ca un sediu să se simtă mai controlat decât altul. Cum întrebați fără a trage la răspundere descrie de ce această condiție este determinantă pentru fiabilitatea a ceea ce obțineți: cine se teme de o consecință răspunde incomplet sau deloc, și acest efect nu este neapărat distribuit egal între sedii cu culturi sau stiluri de management diferite.
O aplicație care a fost achiziționată la sediul A și a fost adoptată informal la sediul B rămâne aceeași aplicație, cu același rol și același nivel de risc. Inventarul nu trebuie deci clasificat separat pe sediu, ci pe aplicație, cu o notă privind unde și de către cine este folosită. Astfel evitați ca același instrument să fie evaluat diferit în două locuri, și ca un risc deja semnalat la o locație să rămână neobservat la alta. De asemenea, este relevant dacă sediul însuși a construit sau configurat ceva pe baza unui model AI, sau dacă achiziționează doar un produs gata pregătit. Sunteți furnizor sau utilizator ajută la a face această distincție, iar aceasta poate diferi de la un sediu la altul, chiar și în cazul utilizării aceleiași tehnologii de bază.
Odată ce datele de la sedii sunt disponibile, următorul pas este consolidarea lor într-o singură listă, fără duplicate, cu un rol clar pentru fiecare aplicație, o evaluare a riscului și o indicație a locului unde este folosită. Această imagine de ansamblu constituie baza pentru a determina ce măsuri de guvernanță sunt necesare și unde acestea necesită atenție în primul rând. Modul exact în care se construiește și se întreține această imagine de ansamblu depinde de dimensiunea și structura organizației; nu există un plan fix pentru orice situație.
Un inventar al utilizării AI arată ce se face și cu ce anume. O întrebare de urmărire care se leagă frecvent de acesta este ce parte din acea muncă poate fi efectiv preluată de AI, și ce parte rămâne muncă umană. Această întrebare este răspunsă de scanul de lucru al FTE TO AI, care calculează pentru fiecare sarcină ce parte se califică pentru preluare.
Vraag maar. Governance begint bij weten wat er draait — ook wat niemand heeft goedgekeurd.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.